Umowy między przedszkolem a rodzicami Opracowała: Paulina Domańska, dyrektor przedszkola, nauczycielka wychowania przedszkolnego. Zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą. Ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych W prawie oświatowym nie znajdziemy przepisów nakazujących dyrektorom podpisywanie z rodzicami umów na świadczenie usług przedszkolnych. W związku z tym nie ma jednego wzoru czy ustalonych odgórnie terminów zawierania takich kontraktów. Czy umowa jest rzeczywiście potrzebna? Ponieważ przepisy nie regulują kwestii ww. umów, nie przewidziano też dla nich jednej na-zwy. W praktyce funkcjonują one jako umowy na świadczenie usług przedszkolnych, poro-zumienia albo kontrakty. Umowy, choć nieobligatoryjne, wydają się jednak potrzebne. Zawsze gdy zachodzi relacja usługodawca–usługobiorca i w grę wchodzą świadczenia pieniężne – warto to udokumento-wać na piśmie. Obie strony – dyrektor oraz rodzice – mają dzięki temu możliwość precyzyj-nego określenia wzajemnych zobowiązań i uregulowania najważniejszych spraw organizacyj-nych. Niejednokrotnie pojawia się konieczność wprowadzenia poprawek do zawartej umowy (jak np. zmiana godzin przebywania w przedszkolu czy zmiana nazwiska matki dziecka). W takiej sytuacji można przygotować odpowiedni aneks, co nie byłoby możliwe w przypadku ustnego porozumienia. Czas podpisania umowy Moment podpisania umowy jest uzależniony od terminów rekrutacji ustalonych przez organ prowadzący. Zwykle organ określa, oprócz terminów rekrutacji właściwej i uzupełniającej, również termin zawarcia porozumienia między przedszkolem a rodzicami. W większości miast odbywa się to na wiosnę – w okolicy maja lub czerwca. Zdarza się jednak, że umowy podpisywane są w innym okresie, np. pod koniec sierpnia lub na początku września. Nie warto jednak z tą czynnością zwlekać do chwili rozpoczęcia roku szkolnego. Dlaczego warto zawrzeć umowę jeszcze przed wakacjami? Po to, by zostawić rodzicom wy-starczająco dużo czasu na przygotowanie się do nowego roku szkolnego, szczegółowe zapo-znanie się z warunkami organizacji i opieki w przedszkolu. Chodzi tu nie tylko o warunki finansowe. Ważne są wszystkie aspekty pobytu dziecka w placówce. W okresie poprzedzają-cym wakacje rodzic często wie już dużo o przedszkolu, m.in. dzięki „drzwiom otwartym”, wymianie doświadczeń z innymi rodzicami, opinii w internecie. W momencie podpisania umowy uściśla i wstępnie weryfikuje te informacje. Wczesny termin zawarcia kontraktu po-trzebny jest również przedszkolu. Dyrektor i nauczyciele mogą odpowiednio wcześnie poznać nowego podopiecznego, dowiedzieć się o jego potrzebach, preferencjach, problemach (choro-bach, alergiach). Treść umowy W umowie muszą być jasno wskazane jej strony. Podpisywana jest między rodzicem (lub opiekunem prawnym) a przedszkolem – które reprezentuje wymieniony z nazwiska dyrektor. Rodzic podaje swoje dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, numer i seria dowodu osobistego. W umowie ważne jest ustalenie kwestii organizacyjnych: na jaki okres jest ona zawierana (zatem od kiedy dziecko zacznie uczęszczać do przedszkola), w jakich godzinach dziecko pozostanie pod opieką placówki, a co za tym idzie – ile posiłków i za jaką kwotę należy dla niego przygotować. W dalszej części umowy trzeba ustalić, co przedszkole oferuje i zapewnia w trakcie opieki nad maluchem. Te regulacje mogą mieć charakter ogólny, gdyż oferta pla-cówki jest zazwyczaj szczegółowo opisana w jej statucie. Umowa powinna zawierać także informacje o obowiązkach rodziców. I w tym przypadku szczegóły reguluje statut. Umowa zazwyczaj określa sposób naliczania opłat za przedszkole oraz sposób ich regulowania (termin płatności, nr konta itp.). Konieczne jest też wskazanie konsekwencji wynikających z niedopełnienia obowiązku uiszczania opłat. Bardzo istotne jest przewidzenie i jasne określenie skutków sytuacji mogących zagrażać bezpieczeństwu spo-łeczności przedszkolnej (jak np. przyprowadzenie chorego dziecka do przedszkola). W każdej umowie należy uwzględnić sposób jej ewentualnego rozwiązania przez każdą ze stron oraz konieczność zachowania okresu wypowiedzenia. Sposób zawierania umów Dobrym wstępem do zawarcia umowy może być wysłanie do rodziców wiadomości e-mail ze szczegółową informacją o terminach podpisania dokumentu, a także z instrukcją dotyczącą związanych z tą czynnością formalności (jakie dane i dokumenty należy przygotować). W celu podpisania umowy warto osobiście spotkać się z rodzicem. Podczas gdy większe przedszkola preferują drogę korespondencyjną (umowy są przekazywane do wypełnienia w domu), mniejsze (do pięciu oddziałów) wybierają kontakt bezpośredni, zapraszając rodzi-ców do sekretariatu (często z dużym, nawet dwutygodniowym wyprzedzeniem). Można też połączyć obie opcje – zaprosić na spotkanie tylko rodziców dzieci nowo przyję-tych, a pozostałym (których dzieci już uczęszczają do danego przedszkola) wysłać umowę do domu. Umowa zawarta stacjonarnie ma tę zaletę, że można ją wspólnie przedyskutować i uzupełnić. Wysłanie dokumentów często kończy się ich zgubieniem albo niewłaściwym uzupełnieniem, powodującym konieczność późniejszych poprawek czy skreśleń. Rodzice doświadczeni we współpracy z przedszkolem raczej nie wnikają w treść umowy. Opierają się na zaufaniu do dyrekcji placówki. Uczciwie jest poinformować tych rodziców o ewentualnych zmianach, jakie wprowadzono do umowy. Umożliwia to opiekunom świa-dome podjęcie decyzji o dalszym korzystaniu z usług przedszkola, pozwala im także zaosz-czędzić czas. Dyrektor powinien przygotować się do podpisywania umów również od strony logistycznej. Aby uniknąć kolejek przed sekretariatem, warto rozpisać dyżur na dwa lub trzy dni dla po-szczególnych grup rodziców. W samym spotkaniu dyrektor nie musi uczestniczyć (umowy może przedstawić rodzicom do podpisania pracownik sekretariatu). Indywidualny kontakt może być też okazją do podkreślenia tych zapisów w umowie, z któ-rych przestrzeganiem niektórzy rodzice mają problem. Istnieje szansa, że poskutkuje to ich respektowaniem w przyszłości. Dodatkowe dokumenty Moment zawarcia umowy można wykorzystać do zebrania dodatkowych informacji o przy-szłym (lub obecnym) podopiecznym. W tym celu dyrektor może np.: • poprosić o zgodę na przetwarzanie wizerunku dziecka na potrzeby placówki, • poprosić o podanie nazwisk osób upoważnionych do odbioru dzieci z przedszkola (dobrze mieć przygotowany formularz upoważnienia), • zapytać rodziców o zgodę na sprawdzanie czystości głowy dziecka przez pracowni-ków przedszkola w przypadku wystąpienia wszawicy (jedna zgoda na cały rok), • zapytać rodziców, czy wnioskują o realizację zajęć katechetycznych (ewentualna zgo-da na uczestnictwo w takich zajęciach wymaga formy pisemnej), • uzyskać pisemne odpowiedzi na różne pytania organizacyjne dotyczące codziennego funkcjonowania placówki. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Edukacji Narodowej z 1 marca 2018 r. , ustalenie wysokości opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego w przedszkolach prowadzo-nych przez gminę następuje w drodze uchwały rady gminy. Nie ma podstaw do zawierania przez dyrektorów przedszkoli publicznych umów cywilnoprawnych z rodzicami, określających wysokość i zasady wnoszenia opłat. Natomiast wysokość opłat za korzystanie z wyżywienia w publicznych placówkach wychowania przedszkolnego ustala dyrektor przedszkola w porozumieniu z organem prowadzącym przedszkole. Karta dziecka Częstą praktyką jest również prośba o wypełnienie dodatkowego dokumentu, jakim jest Karta dziecka. Zawiera ona dane osobowe przedszkolaka: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres, imiona i nazwiska rodziców, numery telefonów do rodziców lub bliskich. Dokument ten nauczyciel ma w ciągu dnia ma pod ręką. Dzięki niemu może w każdej chwili skontakto-wać się z opiekunami, także poza godzinami pracy sekretariatu. Trzeba przy tym pamiętać o przestrzeganiu wszystkich przepisów związanych z ochroną danych osobowych. W Karcie dziecka może się znaleźć pytanie, czy dziecko posiada opinię lub orzeczenie poradni psychologiczno-pedagogicznej bądź orzeczenie o niepełnosprawności wydane przez zespoły ds. orzekania o niepełnosprawności. Dobrze, by dokument zawierał adresy lub przynajmniej nazwy szkół podstawowych z obwodu miejsca zamieszkania czy zameldowania dziecka. Oczywiście informacja ta dotyczy tylko tych dzieci, które realizują obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego. Jest ona przydatna w celu wystawienia (w okolicach września i października) zaświadczenia o spełnianiu przez dziecko tegoż obowiązku, co umożliwia rozpoczęcie edukacji szkolnej. W Karcie powinny być też zapisane informacje dotyczące spe-cjalnych potrzeb związanych ze stanem zdrowia dziecka oraz jego potrzebami żywieniowymi. Warto w dokumencie zostawić wolne miejsce na uzupełnienie dodatkowych informacji (jeśli taka będzie wola rodziców) – np. opis cech osobowości dziecka, jego reakcji na rozstanie z rodzicami, ulubionych aktywności, uzdolnień itp. Zakończenie Umowa między przedszkolem a rodzicami, choć pozornie powiela zapisy zawarte w innych dokumentach, okazuje się bardzo potrzebna. Stanowi narzędzie do regulowania najważniej-szych spraw organizacyjnych i umożliwia lepsze poznanie przedszkolaka. Choć podpisywanie umów zajmuje trochę czasu i zwykle na kilka dni paraliżuje pracę przedszkolnego sekretariatu, warto dopełnić tej formalności. Przynosi ona korzyści wszystkim stronom.