STAN PRAWNY NA 16 GRUDNIA 2022 Jednolity rzeczowy wykaz akt w poradni Opracował: Grzegorz Madej, prawnik, specjalista z zakresu ochrony danych osobowych w administracji i biznesie, inspektor ochrony danych; zaktualizowała: Elżbieta Rzepecka-Roszak, dyrektor zespołu szkół, nauczycielka języka polskiego w gimnazjum, ekspert ds. awansu zawodowego oraz edukator ośrodka doskonalenia nauczycieli, laureatka Ogólnopolskiego Programu „Twórczy nauczyciel – Twórcza Edukacja” Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246). Jednolity rzeczowy wykaz akt (dalej JRWA) jest drugim z trzech przepisów kancelaryjno- -archiwalnych niezbędnych do sprawnego i prawidłowego funkcjonowania systemu obiegu dokumentacji w poradni psychologiczno-pedagogicznej oraz prawidłowego działania składnicy akt. Jest to rzeczowa, jednolita dla wszystkich komórek organizacyjnych poradni klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku działalności, zawiera również kwalifikację archiwalną dokumentów. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności placówki i stanowi podstawę rejestracji, znakowania oraz przechowywania dokumentacji. Odzwierciedla podział całości klasyfikowanej dokumentacji na grupy rzeczowe, nazywane klasami (określane czasem jako poziomy lub podgrupy). JRWA dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na maksymalnie 10 zasadniczych grup rzeczowych oznaczonych symbolami od 0 do 9. Pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu wykazu akt obejmują zawsze tylko tzw. akta typowe, czyli występujące we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Klasy te obejmują następujące grupy rzeczowe akt: • 0 – zarządzanie, • 1 – kadry, • 2 – środki rzeczowe, • 3 – ekonomika/finanse. Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od 0 do 3 wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do Rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji została utworzona poradnia psychologiczno-pedagogiczna. Klasy pierwszego rzędu dzielą się na klasy drugiego rzędu, które obejmują bardziej szczegółowe hasła. Klasy drugiego rzędu tworzone są poprzez dodanie do symbolu klasyfikacyjnego pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, tj. 00–99. Tytuły klas pierwszego i drugiego rzędu nie stanowią jeszcze oznaczenia tytułów teczek, byłyby one zbyt ogólne i nieadekwatne do ich treści. Należało dokonać dalszego podziału, zatem klasy drugiego rzędu ulegają dalszemu podziałowi, dzięki czemu powstają klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000–999. Natomiast w ramach klas trzeciego rzędu można tworzyć klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000–9999, i w miarę potrzeb danej jednostki klasy dalszych rzędów. JRWA zbudowany jest w formie tabeli Symbole klasyfikacyjne akt Hasła klasyfikacyjne akt Kategoria archiwalna akt Objaśnienia i uwagi Klasy w komórce macierzystej w innych komórkach I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 8 0 Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Przepisy prawne dotyczące organów kolegialnych B10 Przepisy zewnętrzne 001 Senat 0010 Posiedzenia Senatu A Bc Komórka macierzysta – komórka organizacyjna, której zadaniem jest ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwienie danej sprawy i gromadzenie w tym zakresie całości podstawowych akt. Inna komórka – komórka organizacyjna, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień, co w komórce macierzystej, ale stanowią jedynie dokumentację pomocniczą, cząstkową lub powtarzalną. W danej jednostce może występować sytuacja, kiedy sprawa zostanie załatwiana merytorycznie tylko w komórce merytorycznej i nie trafi do innych komórek organizacyjnych. JWRA zawiera klasyfikację archiwalną wytworzonej dokumentacji. Powołane wyżej Rozporządzenie wprowadza następujące kategorie archiwalne: A – materiały archiwalne. Są to materiały, które po okresie wykorzystania podlegają wieczystemu przechowywaniu. B – materiały niearchiwalne mające czasowe znaczenie dla funkcjonowania poradni. Po okresie wykorzystania podlegają tylko czasowemu przechowywaniu. Okres przechowywania w latach oznacza się cyfrą arabską: 5, 10, 25, 50, np. B5, B50. Po tym okresie dokumentacja może zostać poddana brakowaniu. Okres przechowywania danych dokumentów wynika najczęściej z przepisów szczególnych regulujących określone zagadnienia, np. Kodeks pracy w odniesieniu do spraw pracowniczych, Ordynacja podatkowa w odniesieniu do dokumentacji związanej z podatkami, Ustawa o rachunkowości w odniesieniu do dokumentacji finansowej itd. Aby ustalić okres przechowywania konkretnego dokumentu, należy zidentyfikować akt prawny regulujący dane zagadnienie i sprawdzić, jaki jest przewidziany okres przechowywania tego dokumentu. BE – materiały niearchiwalne, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają ekspertyzie archiwalnej (przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione) co do dalszego postępowania z dokumentacją – czy dokumentacja może być brakowana czy też należy ją nadal przechowywać. Okres przechowywania do momentu dokonania ekspertyzy archiwalnej oznacza się cyfrą arabską, np. BE50. Bc – materiały mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Okres przechowywania jest krótszy niż jeden rok. Są to np. zaproszenia, zawiadomienia, foldery reklamowe itp. Podsumowanie Wprowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt porządkuje zasady prowadzenia dokumentacji oraz usprawnia obieg dokumentacji w poradni. Podczas jego opracowywania trudność może sprawiać prawidłowe określenie okresu przechowywania konkretnej dokumentacji. Wynika to z rozproszenia przepisów określających okresy przechowywania po wielu aktach prawnych.