STAN PRAWNY NA 28 STYCZNIA 2025
Do sprawnego i prawidłowego funkcjonowania systemu obiegu dokumentacji w poradni psychologiczno-pedagogicznej oraz prawidłowego działania składnicy akt niezbędna jest m.in. instrukcja kancelaryjna. Co powinna zawierać i jak ją przygotować?
Do prawidłowego funkcjonowania systemu obiegu dokumentacji w poradni psychologiczno-pedagogicznej oraz prawidłowego działania składnicy akt niezbędne są trzy przepisy kancelaryjno-archiwalne:
- instrukcja kancelaryjna,
- jednolity rzeczowy wykaz akt (tzw. JRWA)
- oraz instrukcja w sprawie organizacji i działania składnicy akt.
Wynika to z regulacji Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 6 ust. 1 tego aktu państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
- powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
- nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.
Obowiązek dyrektora
Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również samorządowa poradnia psychologiczno-pedagogiczna, co oznacza, że do jej dyrektora należy zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji powstającej w placówce. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem również dyrektorzy placówek, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
- instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
- sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Ważne!
Instrukcja kancelaryjna jest dokumentem określającym szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w poradni, a także regulującym postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej). W instrukcji kancelaryjnej należy opisać zasady i tryb postępowania od momentu wpływu lub powstania dokumentacji w poradni do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Na podstawie art. 6 ust. 2b Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wydano Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przepis ten, stanowiący delegację do wydania rozporządzenia, wskazuje jego zakres podmiotowy i przedmiotowy. Zgodnie z nim Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określa w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:
- instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki,
- sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.
Aby więc ustalić zakres podmiotowy Rozporządzenia, czyli krąg odbiorców jego regulacji, należy odnieść się do treści art. 6 ust. 2a Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. W efekcie przepisy przywołanego na wstępie Rozporządzenia mają zastosowanie do:
