Instrukcja kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania w Przedszkolu ..................................... w ..................................... § 1 Definicja 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w stosunku do których zastosowanie ma specjalna ewidencja, mająca na celu uniknięcie ewentualnych nadużyć w związku z ich stosowaniem. 2. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 1) dyplomy, 2) zaświadczenia, 3) legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych, 4) czeki gotówkowe, 5) legitymacje pracownicze, 6) arkusze spisu z natury, 7) dowody wpłaty do kasy – KW. 3. Druki ścisłego zarachowania podlegają numeracji, ewidencji, kontroli oraz zabezpieczeniu. § 2 Ewidencja 1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie założonej w tym celu księdze. 2. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków. 3. Zapisów w księdze dokonuje się czytelnie, literami drukowanymi, niebieskim atramentem lub długopisem. 4. W księdze zamieszcza się datę, liczbę, numer przyjętych i wydanych formularzy, informację, komu druk został wydany, bieżące wpisanie przychodu i rozchodu oraz zapas druków. 5. Imienna ewidencja legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych obejmuje: 1) imię (imiona) i nazwisko dziecka, 2) numer wydanej legitymacji, 3) datę wydania i odbioru legitymacji, 4) podpis rodzica odbierającego legitymację. 6. Drukom nieposiadającym fabrycznie nadanych numerów i serii nadaje się taki numer bezpośrednio przed ich wydaniem. 7. Dyplomy wydawane na zakończenie przedszkola numerowane są po wypełnieniu, zgodnie z numerem, pod którym dziecko jest wpisane do księgi ewidencyjnej wychowanków przedszkola. 8. Na ostatniej stronie księgi umieszcza się zapis o treści „Księga posiada ........... stron, data ........................., podpis i pieczątka dyrektora przedszkola i głównego księgowego”. Księga powinna być zszyta i zalakowana. Powinna zawierać podpis i pieczątkę dyrektora przedszkola i głównej księgowej oraz pieczęć przedszkola. 9. Poprawek w księdze dokonuje się poprzez poziome przekreślenie zapisu i wpisanie nad nim prawidłowej treści czerwonym atramentem, a następnie parafowanie zapisu. 10. Druki błędnie wypełnione są anulowane poprzez zamieszczenie na nich zapisu „Anulowano” wraz z podpisem osoby dokonującej tej czynności. Druki anulowane przechowywane są w przeznaczonym do tego segregatorze, a druki broszurowane pozostawiane są w bloku. 11. W księdze ewidencyjnej druki ścisłego zarachowania przechowywane są pięć lat, a po upływie tego okresu podlegają komisyjnemu zniszczeniu. § 3 Pracownik 1. Dyrektor przedszkola wyznacza pracownika odpowiedzialnego za prawidłową gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania. 2. Dyrektor przedszkola jest zobowiązany do umożliwienia wyznaczonemu pracownikowi wykonywania swoich zadań, a w szczególności wyznaczenia miejsca na przechowywanie druków w celu ich zabezpieczenia przed kradzieżą lub zniszczeniem. 3. W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za druki ścisłego zarachowania druki podlegają przekazaniu nowemu pracownikowi. Przekazanie następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. § 4 Inwentaryzacja 1. Druki ścisłego zarachowania podlegają inwentaryzacji raz w roku. 2. Inwentaryzacja przeprowadzana jest na zarządzenie dyrektora przedszkola przez wyznaczoną do tego w zarządzeniu komisję inwentaryzacyjną. 3. Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest porównanie stanu faktycznego druków z zapisami w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Z inwentaryzacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się: liczbę i rodzaj druków, ich serię i numer. Protokół jest podpisywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej. § 5 Kontrola 1. Kontrolę prawidłowego gospodarowania i ewidencjonowania drukami ścisłego zarachowania przeprowadza komisja wyznaczona przez dyrektora przedszkola na zakończenie danego roku szkolnego. 2. W uzasadnionych przypadkach kontrolę można przeprowadzić w każdym czasie na podstawie zarządzenia dyrektora przedszkola. 3. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który powinien zawierać ewentualne zastrzeżenia w przedmiocie gospodarowania drukami oraz wyznaczony termin usunięcia uchybień. Protokół jest podpisywany przez komisję kontrolującą i przechowywany przez dyrektora przedszkola. § 6 Zaginięcie, zniszczenie, kradzież 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje) zaginionych druków. 2. W przypadku zaginięcia druku należy sporządzić protokół. 3. W przypadku zaginięcia czeków należy powiadomić bank, który czeki wydał. 4. W uzasadnionych przypadkach o zaginięciu druków należy zawiadomić najbliższy komisariat policji. 5. W przypadku zniszczenia (np. zalania wodą) druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół. 6. Protokoły, o których mowa w pkt 2 i 5, przechowuje się w segregatorze prowadzonym przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami. § 7 Postanowienia końcowe 1. Instrukcja kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania może być w każdym czasie modyfikowana w związku z ewentualnymi zmianami w obowiązujących przepisach. 2. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem ...................................