OPUBLIKOWANO: 16 MARCA 2018
Delegowanie zadań i zarządzanie czasem — porady i metody usprawniające pracę dyrektora
Z delegowaniem zadań i zarządzaniem czasem spotykamy się przez całe swoje życie. Już w dzieciństwie rodzice powierzają nam różne obowiązki – ich podział jest w rodzinie czymś naturalnym. Z wiekiem przyzwyczajamy się do wykonywania wielu zadań, stopniowo poszerza się też zakres naszej odpowiedzialności. Jednak w życiu dorosłym pojawia się na tym polu szereg problemów, z którymi nie zawsze potrafimy sobie radzić. Inaczej jest w sferze prywatnej, inaczej w zawodowej. Szczególnie wymagające jest sprawowanie funkcji dyrektora, gdzie liczą się kompetencje menedżerskie. Trudności mogą występować zarówno na etapie samego wyznaczania celów i zlecania ich realizacji, jak i w późniejszej fazie, kiedy trzeba kontrolować pracowników i sprawdzać efekty ich działań.
Jak skutecznie delegować zadania?
Na szczęście delegowania zadań można się nauczyć i przywyknąć do tej początkowo niekomfortowej czynności. Każdy zwierzchnik, w tym również dyrektor przedszkola, na starcie swojej zawodowej ścieżki stoi przed dylematem, czy stać się życzliwym kolegą swoich pracowników, czy też wymagającym szefem. Sprawne delegowanie zadań i zarządzanie projektami w czasie sprawiają, że oba te podejścia da się w praktyce pogodzić. Jak jednak tego dokonać? Przedstawiamy kilka rad i wskazówek:
- Wybierz odpowiedniego pracownika
Pierwszym krokiem dyrektora powinien być wybór odpowiedniego pracownika. Jeżeli wiemy, jakie zadanie chcemy zlecić, musimy przemyśleć, kto z naszych podwładnych ma odpowiednie kompetencje, żeby mu sprostać. Zastanówmy się jednak, czy nie obarczamy pracownika nadmiarem obowiązków. Być może wraca on do pracy po dłuższej przerwie lub jest już zaangażowany w inny wymagający projekt.
- Dostosuj poziom trudności
Nie warto wybierać zbyt prostych zadań dla pracowników z długoletnim doświadczeniem i odwrotnie: nie powinno się rzucać na głęboką wodę stażystów i praktykantów. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku zniechęcimy i zdemotywujemy podwładnych. Dostosujmy poziom trudności do możliwości konkretnego pracownika. Jeśli zadanie okaże się dla niego za trudne, możemy podzielić je na dwie osoby.
- Deleguj z dużym wyprzedzeniem
Mało kto lubi być zaskakiwany, zwłaszcza nowymi obowiązkami. Każdy z pracowników ma swoje życie prywatne, a może także dodatkowy etat. Dlatego planując zorganizowanie w przedszkolu dni otwartych, przedstawienia czy spotkania integracyjnego z rodzicami, pomyślmy o wyznaczeniu zadań odpowiednio wcześnie. W większości przypadków nauczyciel będzie musiał poświęcić swój prywatny czas na ich wykonanie, a często zaangażować do pracy także inne osoby.
- Przekaż konkretne wskazówki
Nawet wzorowy pracownik nie będzie w stanie wykonać polecenia, jeśli nie wyjaśnimy mu, jaki efekt chcemy osiągnąć. Dlatego najpierw samodzielnie ustalmy cel zadania oraz przygotujmy wskazówki ułatwiające jego osiągnięcie. Warto to wszystko szczegółowo rozpisać. Ustne delegowanie sprawdza się tylko wtedy, gdy zadanie jest mało skomplikowane. W pozostałych przypadkach – zalecane jest sformułowanie i przekazanie go w formie pisemnej (drogą e-mailową, na kartce papieru).
- Wyznacz
