OPUBLIKOWANO: 9 MARCA 2018
Zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357),
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.),Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2018 poz. 108 ze zm.).
13 lutego 2018 r. została ogłoszona Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 września 2019 r.
Główne zmiany wynikające z wejścia w życie Ustawy dotyczą:
- skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników z 50 do 10 lat,
- umożliwienia pracodawcom prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w postaci elektronicznej.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Obecnie przepisy przewidują 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 2019 r. okres ten będzie skrócony do 10 lat. Pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Ważne!
Przepisy nowej Ustawy zobowiązują pracodawcę do przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych potrzebnych do ustalania prawa do świadczeń w taki sposób, aby skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie wpłynęło negatywnie na uprawnienia pracowników do świadczeń z ZUS-u.
