STAN PRAWNY NA 6 GRUDNIA 2024

Poradnia psychologiczno-pedagogiczna prowadzi dokumentację, która z biegiem czasu podlega archiwizacji. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania i zarządzania poradnią i jest związana przede wszystkim z zatrudnieniem oraz opiniowaniem psychologiczno-pedagogicznym.

Część wytworzonej dokumentacji o trwałej wartości historycznej (tzw. kategoria archiwalna A) stanowi tzw. narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania instytucja, w której zostały wytworzone te materiały, przekazuje je do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe dokumenty stanowią dokumentację niearchiwalną (tzw. kategoria archiwalna B). Mają one znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę. Postępowanie z dokumentacją nie jest dowolne i określa je szereg przepisów. Najważniejszym aktem prawnym w tym zakresie jest Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Kategoria A to m.in. akta stanu cywilnego, rejestry sądowe, akta sądowe, oryginały map i planów, dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu. Kategoria B to m.in. dokumentacja pracownicza, listy wypłat wynagrodzeń, świadectwa szkolne, protokoły egzaminacyjne, indywidualna dokumentacja medyczna, dokumentacja powstała po badaniach wykonanych w poradni psychologiczno-pedagogicznej.

W poradniach psychologiczno-pedagogicznych nie powstaje dokumentacja archiwalna kategorii A. Wytworzona dokumentacja zaliczana jest do kategorii B. Przepisy szczególne określają czas, przez jaki poradnia ma obowiązek przechowywać konkretny rodzaj dokumentacji. 

Za właściwe prowadzenie dokumentacji odpowiada dyrektor poradni. Rozstrzygnięcia w zakresie sposobu prowadzenia dokumentacji powinny wynikać z ustalonej w danej poradni instrukcji kancelaryjnej, określającej m.in. wzory stosowanych dokumentów z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.

Ważne!
Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja archiwalna to podstawowe dokumenty opisujące zasady postępowania i archiwizacji dokumentów w poradni.

Dokumentacja związana z zatrudnieniem

Poradnia psychologiczno-pedagogiczna jako pracodawca jest zobowiązana do przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem i ustaniem zatrudnienia. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika z Kodeksu pracy, natomiast obowiązek przechowywania innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy wynika z przepisów szczególnych. Na dokumentację związaną z zatrudnieniem składają się następujące grupy dokumentów:

• dokumentacja pracownicza, która obejmuje: dokumentację osobową i dokumentację płacową – dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia,
• dokumentacja do ZUS-u,
• dokumentacja związana z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (ZFŚS),
• dokumentacja BHP i związana z wypadkami,
• dokumentacja podatkowa.

Dokumentacja osobowa obejmuje akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak: kartoteki, ewidencje oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 

Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy