OPUBLIKOWANO: 5 STYCZNIA 2018

Przeprowadzanie kontroli finansowej przez organ prowadzący

Opracowała: Wioletta Kędziora, inspektor ds. ekonomiczno-finansowych Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu w Urzędzie Miasta Kołobrzeg; zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 59 ze zm.),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077).

Organ prowadzący szkołę posiada uprawnienia do przeprowadzenia kontroli finansowej w placówce, zgodnie z brzmieniem art. 57 Ustawy Prawo oświatowe. Z treści tego przepisu wynika, że organ prowadzący szkołę lub placówkę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych, z jednoczesnym uwzględnieniem odrębnych przepisów. W szczególności nadzorowi podlega:

• prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi,
• prawidłowość dysponowania pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł,
• prawidłowość gospodarowania mieniem,
• przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów,
• przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły i placówki.

Zanim kontroler zapuka do drzwi szkoły, można się do tego spotkania przygotować. Organ prowadzący najczęściej przeprowadza kontrole na podstawie planów pracy (kwartalnych, półrocznych, rocznych). Roczny plan pracy zawiera zestawienie tematów kontroli planowych wraz ze wskazaniem kwartału ich realizacji. Plan taki tworzony jest z reguły pod koniec roku na rok przyszły. Dobrą praktyką ze strony organu prowadzącego jest wydanie zarządzenia w celu zatwierdzenia tego planu oraz podanie go w sposób zwyczajowo przyjęty do ogólnej wiadomości.

W razie potrzeby organ prowadzący podejmuje także kontrole doraźne, zwłaszcza w przypadku konieczności niezwłocznego zbadania aktualnych zagadnień o szczególnym znaczeniu dla funkcjonowania placówki (tzw. kontrola specjalna), wstępnego badania określonych zagadnień przed kontrolą planową (jest to tzw. kontrola rozpoznawcza) lub badania sposobu wykorzystania uwag i wniosków przez adresatów wystąpień pokontrolnych (tzw. kontrola sprawdzająca). Kontrole sprawdzające również są włączane do rocznych planów pracy. Kontrole doraźne niekiedy są też wynikiem rozpatrywanych skarg i wniosków wpływających do organu prowadzącego (tzw. kontrole poskargowe). Kontrola doraźna jest typem kontroli, do której najtrudniej jest się przygotować, ponieważ kontroler do czynności kontrolnych przystępuje natychmiast.

Upoważnienie do kontroli

Legitymacja służbowa (dowód osobisty) oraz imienne upoważnienie zawierające m.in. nazwę jednostki kontrolowanej oraz podstawę prawną kontroli to dokumenty, które upoważniają kontrolera organu prowadzącego do przeprowadzenia kontroli. W przypadku dostępu do dokumentów, które zawierają informacje niejawne oznaczone jako „ściśle tajne”, kontroler z reguły posiada dodatkowe upoważnienie wydane przez wójta (burmistrza, prezydenta, starostę). Uprawnienie do wydania upoważnienia wynika m.in. z Ustawy Prawo oświatowe (art. 57) oraz z wewnętrznych przepisów regulujących tryb i zasady przeprowadzania kontroli. Skoro organ prowadzący ma prawo prowadzić nadzór w zakresie wymienionym w art. 57 Ustawy, to przepis ten stanowi podstawę do wydania takiego upoważnienia.

Gdzie i kiedy odbywa się kontrola