Załącznik nr ..... do Regulaminu kontroli zarządczej Ankieta samooceny kontroli zarządczej – dla dyrektora przedszkola Lp. Pytanie Tak Nie Trudno ocenić Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź „Tak” / Uzasadnienie odpowiedzi „Nie” / Inne uwagi ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Przestrzeganie wartości etycznych 1. Czy w Pani/Pana przedszkolu wdrożony został dokument Kodeks etyki pracowników przedszkola i czy pracownicy zapoznali się z zasadami etycznego postępowania? 2 Czy określono w przedszkolu zasady wyłączenia pracownika w przypadku wystąpienia okoliczności mogących wpłynąć na obiektywizm w razie poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w placówce? 3. Czy pracownicy przedszkola przy wykonywaniu powierzonych im zadań prezentują wartości etyczne? 4. Czy w ubiegłym roku wystąpiły w przedszkolu przypadki nieetycznego postępowania? Kompetencje zawodowe 5. Czy posiadana przez Panią/Pana wiedza, umiejętności i doświadczenie pozwalają skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania? 6. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w stopniu, który zapewnia skuteczne realizowanie powierzonych zadań? 7. Czy w Pani/Pana przedszkolu zostały pisemnie ustalone wymagania kwalifikacyjne na wszystkie stanowiska pracy, w których zawarto informacje o niezbędnym wykształceniu, stażu pracy oraz innych pożądanych kwalifikacjach? 8. Czy w Pani/Pana przedszkolu ustalone zostały zasady naboru na wolne stanowiska? 9. Czy w Pani/Pana przedszkolu wprowadzony został system okresowej oceny pracy pracowników i czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dyrektor dokonuje tej oceny? Struktura organizacyjna 10. Czy zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników w Pani/Pana przedszkolu są określane w formie pisemnej? 11. Czy zakresy zadań i obowiązków pracowników są na bieżąco aktualizowane? 12. Czy pracownicy w Pani/Pana przedszkolu posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 13. Czy struktura organizacyjna w Pani/Pana przedszkolu jest dostosowana do jego aktualnych celów i zadań? 14. Czy struktura organizacyjna w Pani/Pana przedszkolu jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? Delegowanie uprawnień 15. Czy w Pani/Pana przedszkolu zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań przedszkola? 16. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana przedszkolu następuje w drodze pisemnej? 17. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana przedszkola w formie pisemnej? 18. Czy istnieje obowiązek wygaszania indywidualnych upoważnień w przypadku zmiany organ upoważniającego? CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Misja 19. Czy został określony ogólny cel funkcjonowania przedszkola, np. w postaci misji? 20. Czy misja przedszkola jest ogólnie dostępna i znana pracownikom? Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 21. Czy w przedszkolu zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w formie innej niż regulamin organizacyjny czy statut przedszkola (np. jako plan pracy, plan działalności)? 22. Czy ustalono priorytetowe cele i zadania przedszkola na bieżący rok? 23. Czy ustalone priorytetowe cele i zadania przedszkola na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić, czy zostały zrealizowane przez pracowników? 24. Czy ustalono terminy realizacji zaplanowanych zadań? 25. Czy zapewniono środki finansowe na pełną i terminową realizację zadań? 26. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 27. Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje na temat stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? Identyfikacja ryzyka 28. Czy w Pani/Pana przedszkolu w udokumentowany sposób identyfikuje się, co najmniej raz w roku, zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań, np. poprzez sporządzenie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka? 29. Czy ustalono zadania wrażliwe i przyjęto sposób ich monitorowania? Analiza ryzyka 30. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 31. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań w Pani/Pana przedszkolu? 32. Czy analiza ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku? Reakcja na ryzyko 33. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka zostały zaplanowane i wdrożone odpowiednie działania / określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? 34. Czy są podejmowane działania w celu zmniejszenia skutków oddziaływania zdefiniowanych ryzyk? MECHANIZMY KONTROLI Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 35. Czy pracownicy w Pani/Pana przedszkolu mają bieżący dostęp do sporządzonych w formie pisemnej procedur/instrukcji wewnętrznych, dokumentów określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników stanowiących dokumentację kontroli zarządczej? 36. Czy dokumentacja systemu kontroli zarządczej w przedszkolu (wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty), regulująca jego działalność, jest kompletna i aktualna? Ciągłość działalności 37. Czy w przedszkolu zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi)? 38. Czy pracownicy w Pani/Pana przedszkolu zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 39. Czy w Pani/Pana przedszkolu ustalone są zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? Ochrona zasobów 40. Czy w Pani/Pana przedszkolu istnieje system ochrony fizycznej obiektu i mienia? 41. Czy dostęp pracowników do siedziby, obiektu i pomieszczeń przedszkola poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany? Nadzór 42. Czy w przedszkolu zapewniona jest rejestracja wszystkich spraw wpływających? 43. Czy ustalono nadzór nad terminowością załatwiania spraw? 44. Czy w przedszkolu istnieje system weryfikacji zgodności z prawem rozstrzygania spraw? Szczególne mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 45. Czy dokumenty/programy kadrowe, finansowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem? 46. Czy w przedszkolu operacje finansowe i gospodarcze są zatwierdzane i rejestrowane zgodnie z obowiązującymi procedurami? 47. Czy wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia, są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest dostępna dla upoważnionych osób? 48. Czy obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różne osoby? Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 49. Czy w przedszkolu funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych (RODO – polityka bezpieczeństwa)? 50. Czy w ubiegłym roku doszło do utraty danych lub naruszenia ich bezpieczeństwa? INFORMACJA I KOMUNIKACJA Komunikacja wewnętrzna 51. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana przedszkola? 52. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w przedszkolu? Komunikacja zewnętrzna 53. Czy w przedszkolu funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana przedszkola? 54. Czy Pani/Pana przedszkole utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jego zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, rodzicami)? 55. Czy w przedszkolu opracowano procedurę udostępniania informacji publicznej? 56. Czy pracownicy w Pani/Pana przedszkolu zostali poinformowani o zasadach udostępniania informacji publicznej podmiotom zewnętrznym? 57. Czy zapewniona jest rejestracja wszystkich wpływających i wychodzących pism (spraw i informacji)? 58. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy przedszkolem, organem prowadzącym i organem nadzoru pedagogicznego? Bieżąca informacja 59. Czy w Biuletynie Informacji Publicznej przedszkola zamieszczono wszystkie informacje wymagane przepisami prawa? 60. Czy pracownicy przedszkola ponoszą odpowiedzialność za poufność informacji pozyskiwanych w ramach wykonywanych obowiązków służbowych? MONITOROWANIE I OCENA Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 61. Czy systematycznie sprawdza Pani/Pan kompletność procedur systemu kontroli zarządczej? 62. Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania przedszkola? 63. Czy wdrożono zalecenia pokontrolne i audytowe, uzyskane w wyniku przeprowadzonych kontroli oraz audytów zewnętrznych i wewnętrznych w roku .....................? Samoocena 64. Czy w przedszkolu prowadzona jest dodatkowa wewnętrzna samoocena (poza powyższym arkuszem)? 65. Czy wyniki samooceny są poddawane dalszej analizie na rzecz poprawy stanu kontroli zarządczej w przedszkolu? Audyt wewnętrzny 66. Czy proces samooceny był przeprowadzony w formie pisemnej? 67. Czy pracownicy uczestniczą w samoocenie systemu kontroli zarządczej? 68. Czy w przedszkolu przyjęto system działań na rzecz wykorzystania wyników samooceny? 69. Czy wyniki monitorowania realizacji celów i zadań, wyniki stanu kontroli zarządczej uzyskane na podstawie samooceny/kontroli/audytu są wykorzystywane w procesie podnoszenia poziomu kontroli zarządczej w przedszkolu? 70. Czy funkcjonujący w przedszkolu system kontroli zarządczej ogranicza wpływ ryzyka na realizację przez nie celów i zadań?