STAN PRAWNY NA 22 STYCZNIA 2021 Delegowanie zadań pracownikom przedszkola przez dyrektora Opracował i zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r.. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych oso-bowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.). Delegowanie uprawnień oznacza przekazanie pracownikowi określonych praw i odpowie-dzialności za wykonanie powierzonych zadań. Dyrektor przedszkola, delegując uprawnienia, przede wszystkim ocenia, czy pracownik posiada odpowiednie kompetencje zawodowe oraz czy przekazywane zadania z zakresu danej dziedziny jest w stanie realizować. Dyrektor jest odpowiedzialny za całokształt działań przedszkola, również za sprawy przekazane pracowni-kowi, dlatego ważne jest, aby był to pracownik kompetentny, obowiązkowy i godny zaufania. Forma delegowania uprawnień W celu zapewnienia efektywności realizacji zadań należy powierzyć je osobom, które są zdolne im sprostać. Dotyczy to zwłaszcza uprawnień decyzyjnych. Liczą się umiejętności w podejmowaniu decyzji oraz kierowaniu zespołem. Jednak w przedszkolu, gdzie dyrektor odpowiada za wszystko jednoosobowo, uprawnienia mogą być przekazane tylko w ograni-czonym zakresie. Należy pamiętać, że zgodnie z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych delegowanie uprawnień w przedszkolu powinno mieć formę pisemną. Zgodnie z zaleceniami tego Komunikatu należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i/lub pracownikom. Zakres ten powinien być adekwatny do wagi po-dejmowanych decyzji, stopnia ich złożoności i związanego z nimi ryzyka. Delegowanie uprawnień, zwłaszcza dotyczące decyzji bieżących, jest praktyką skuteczną i zalecaną. Przy-jęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. Uprawnienia można również delegować w zakresie czynności, odpowiedzialności i uprawnień pracownika. Dokument ten znajduje się w teczce osobowej pracownika od momentu zawarcia z nim umowy o pracę. W razie delegowania innych uprawnień wystarczy zaktualizować dokument. Delegowanie uprawnień może mieć charakter jednorazowy, krótkotrwały lub na czas nieokreślony czy na okres kadencji dyrektora. Delegowanie uprawnień na czas kadencji dyrektora Delegowanie uprawnień na okres kadencji dyrektora może być zastosowane np. w przypadku wicedyrektora przedszkola. Uprawnienia mogą być zawarte w zakresie czynności, w którym określa się obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia nauczyciela – wicedyrektora przed-szkola. Warto nadmienić, że delegowanie uprawnień nie ma miejsca w przypadku nieobecności dy-rektora przedszkola, gdy zastępuje go wicedyrektor, a w przedszkolach, w których nie utwo-rzono stanowiska wicedyrektora – inny nauczyciel tego przedszkola, wyznaczony przez organ prowadzący zgodnie z art. 68 ust. 9 Ustawy Prawo oświatowe. Delegowanie uprawnień w celu wykonania określonego zadania Jednym z przykładów takiej formy może być delegowanie uprawnień oraz odpowiedzialności w zakresie przygotowania, organizowania, dokumentowania oraz prezentacji wyników z ewa-luacji wewnętrznej zgodnie z planem nadzoru pedagogicznego dyrektora (zob. załącznik: De-legowanie uprawnień i odpowiedzialności – wzór). Delegowanie uprawnień na czas nieokreślony Pracodawca może udzielić pełnomocnictwa pracownikowi kadr i płac do wykonywania czyn-ności prawnych w relacjach z ZUS-em. Pełnomocnictwo jest tożsame z delegowaniem uprawnień na pracownika. Upoważnienie sporządza się na druku ZUS PEL i przekazuje do właściwego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Z racji pełnienia obowiązków pracownik kadr i płac musi wykonywać określone zadania, m.in. przesyłanie deklaracji miesięcznych czy zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków ich rodzin. W zależności od zakresu udzielonego pełnomocnictwa dyrektor może nadać uprawnienia do wykonywania wszystkich pozostałych czynności związanych z realizacją obowiązków wobec ZUS-u. Dyrektor przedszkola może również powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być po-twierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym przedszkola. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponoszą pracownicy, którym powierzono określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej lub czynności przewidziane w przepisach o zamówieniach publicznych. Zapamiętaj! Powierzenie przez dyrektora przedszkola obowiązków z zakresu kontroli finansowej nie zwalnia go z odpowiedzialności za brak nadzoru nad jej wykonywaniem. Upoważnienia w określonej sprawie Nie wszystkie uprawnienia delegowane są na cały rok. Zdarzają się bowiem sytuacje, w któ-rych pracownicy są do czegoś uprawnieni krótkotrwale lub w pojedynczej, bardzo konkretnej sprawie. Dyrektor przedszkola wydaje wówczas jednostkowe pisemne upoważnienia dotyczą-ce ściśle określonej kwestii. Nie ma jednego wzoru druku upoważnienia, ale powinien to być pisemny dokument zawierający (zob. załącznik: Upoważnienie w określonej sprawie – wzór): • dane osobowe identyfikujące upoważnianego (dla pewności z danymi dokumentu toż-samości), • zakres upoważnienia, • okres jego obowiązywania. Pełnomocnictwa i upoważnienia jako szczególna forma delegowania uprawnień Rozróżnienie na upoważnienie oraz pełnomocnictwo nie ma znaczenia praktycznego. Istota pełnomocnictwa polega bowiem na upoważnieniu określonej osoby do dokonywania czynno-ści na rzecz i w imieniu osoby, która go udzieliła. Osoba ta zwana jest mocodawcą. Pełno-mocnik składa własne oświadczenie woli, lecz dokonuje tego w imieniu reprezentowanego przez siebie podmiotu. Czynność prawna dokonana przez pełnomocnika w granicach umoco-wania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego podmiotu. Pełnomocnictwo ogólne na piśmie Można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela (art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego). Należy jednak podkreślić, że czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo) – art. 96 Kodeksu cywilnego. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełno-mocnictwo do wykonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie (art. 99 § 1 Kodeksu). Odwołanie lub wygaśnięcie Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się od-wołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego. Po wygaśnię-ciu umocowania pełnomocnik zobowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnic-twa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu, wygaśnięcie umocowania powin-no być na odpisie zaznaczone. Ważne Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jej zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Elementy pełnomocnictwa Przepisy Kodeksu cywilnego określają podstawowe zasady związane z pełnomocnictwem, jednak nie wskazują, jakie elementy określające pełnomocnika muszą się w nim znajdować. Zgodnie z linią orzecznictwa „dla oceny poprawności pełnomocnictwa fundamentalne zna-czenie należy przyznać okoliczności, czy należycie identyfikowało ono osobę pełnomocnika” (zob. Wyrok Sądu Okręgowego w Koszalinie VI Wydział Gospodarczy z dnia 16 lipca 2013 r., VI Ga 71/13). Upoważnienie musi zatem zawierać: • podstawę prawną, • imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej. Może być wydane na czas nieokreślony lub obowiązywać do wskazanej daty końcowej. W przypadku upoważnień udzielonych na czas nieokreślony należy je odwoływać, gdy straci-ły rację bytu, np. pracownik został zwolniony lub zmieniono mu zakres zadań. Zakresy spraw, w których dyrektor przedszkola może udzielać upoważnień Dyrektor przedszkola może udzielić upoważnienia np. w zakresie spraw: • finansowych – głównemu księgowemu i innym pracownikom, zgodnie z przydzielo-nymi obowiązkami w zakresie gospodarki finansowej (zob. załącznik: Upoważnienie dla głównego księgowego – wzór), • związanych z wydawaniem decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń – pracownikom sekretariatu (zob. załącznik: Upoważnienie do wydawania decyzji ad-ministracyjnych, postanowień i zaświadczeń – wzór), • związanych z ochroną danych osobowych – pracownikom przetwarzającym dane oso-bowe, (zob. załączniki: Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych – wzór, Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych – wzór), • związanych z dokonywaniem sprostowań błędów i oczywistych omyłek w dokumen-tacji przebiegu nauczania – pracownikom sekretariatu i nauczycielom (zob. załącznik: Upoważnienie do dokonania sprostowania błędu i oczywistej omyłki – wzór). Zapamiętaj! Sprostowania błędu i oczywistej omyłki dokonuje się przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych wyrazów i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyra-zami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę doko-nującą sprostowania. Rejestr upoważnień Poza obowiązkowym rejestrem upoważnień do przetwarzania danych osobowych przedszkole nie ma obowiązku prowadzenia rejestru wydanych upoważnień, choć może to przewidywać instrukcja kancelaryjna. Prowadzenie takiego wykazu spełnia standardy kontroli zarządczej, gdyż m.in. pozwala szybko ustalić, kto, do czego i w jakim momencie został upoważniony. Może być też ułatwieniem dla działań kontrolnych – pozwala sprawnie wskazać zakres umo-cowania pracowników (zob. załącznik: Rejestr upoważnień i pełnomocnictw – wzór). Zapamiętaj! 1. Powierzenie uprawnień lub obowiązków dokonywane jest w drodze pisemnej, np. w formie upoważnienia, pełnomocnictwa, odpowiednich zapisów w regulaminie organizacyjnym. 2. W przedszkolu prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw. 3. W upoważnieniu precyzyjnie i jednoznacznie określa się zakres przekazywanych upraw-nień, np. rodzaj decyzji, do podejmowania których upoważnia się pracownika, kwotę, do wysokości której pracownik może podejmować decyzje, termin obowiązywania upoważ-nienia, możliwość przekazania uprawnienia w części lub całości innemu pracownikowi. 4. Zakres delegowanych uprawnień lub obowiązków, a także poziom, do którego zostały przekazane, jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji oraz poziomu ryzyka z nimi związanego. 5. Przyjęcie uprawnień lub obowiązków przez pracownika jest potwierdzone jego podpisem. 6. Pracownicy, którym powierza się uprawnienia lub obowiązki, zostali wybrani rozważnie i dają rękojmię odpowiedzialnego i rzetelnego wykonywania powierzonych zadań, przed podjęciem decyzji kierownik jednostki wziął pod uwagę np. ich wykształcenie, umiejęt-ności, doświadczenie, jak wywiązywali się wcześniej z podobnych obowiązków, czy byli karani za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 7. Uprawnienia lub obowiązki są przekazywane na najniższy akceptowalny poziom, stosow-nie do szacowanego ryzyka, aby odciążyć wyższe kierownictwo od bieżących decyzji i dać możliwość skupienia się na decyzjach o charakterze strategicznym. 8. O przekazaniu kluczowych uprawnień lub obowiązków zostali poinformowani wszyscy pracownicy.