STAN PRAWNY NA 12 MARCA 2021 Procedury w przedszkolu publicznym – część 1 Opracował: Marcin Majchrzak, radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1604), • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. 2020 r. poz. 2176), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282), • Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.), • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781). Funkcjonująca w przedszkolu dokumentacja obejmuje różnego rodzaju procedury. Chociaż nie są to dokumenty obowiązkowe, ich wprowadzenie pozwala na unormowanie sposobu postępowania w rozmaitych, także kryzysowych sytuacjach. Przydaje się zwłaszcza wówczas, gdy trzeba działać zarazem szybko i sprawnie. Z drugiej strony nadmiar procedur może prowadzić do niepotrzebnego sformalizowania organizacji pracy przedszkola, dlatego należy z nich korzystać w sposób rozsądny i umiarkowany, decydując się na wdrażanie rozwiązań, które realnie (a nie tylko formalnie) zwiększają poziom funkcjonowania placówki. Przykłady takich procedur przedstawiamy w tabelarycznym zestawieniu. Zapraszamy do zapoznania się z jego pierwszą częścią. Nazwa procedury Rodzaj procedury Opis procedury Podstawa prawna przygotowania dokumentu Procedura postępowania w sytuacji zaistnienia wypadku z udziałem dziecka Nieobowiązkowa Sposób postępowania personelu przedszkolnego w sytuacji wypadku z udziałem dziecka warto określić w procedurze. Nieraz zdarza się, że błahy z pozoru wypadek okazuje się groźny w konsekwencjach, a nieodpowiednie zachowanie pracowników przedszkola może dziecku bardzo zaszkodzić. Konieczne jest zatem minimalizowanie ryzyka zachowań wynikających z braku znajomości przepisów regulujących tak istotne kwestie. Zmniejszaniu zagrożenia w tym zakresie może służyć odpowiednia procedura. Punktem wyjścia do jej opracowania powinny być przepisy rozdziału 4 Rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach. Procedura może regulować takie kwestie jak: 1) zasady sprowadzania wykwalifikowanej pomocy medycznej, 2) sposób powiadamiania przełożonych oraz opiekunów dziecka, 3) zasady pracy zespołu powypadkowego, 4) wprowadzanie działań profilaktycznych, mających na celu zapobieżenie niebezpiecznym zdarzeniom w przyszłości • art. 68 ust. 1 pkt 6 Ustawy Prawo oświatowe Procedura organizowania imprez przedszkolnych Nieobowiązkowa Przedszkola często decydują się na organizowanie różnego rodzaju imprez okolicznościowych z udziałem dzieci oraz ich rodziców. Organizacja tego typu imprez powinna odbywać się z uwzględnieniem reguł gwarantujących bezpieczeństwo uczestnikom. Przygotowanie odpowiedniej procedury powinno odbyć się w oparciu o przepisy Rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach. Procedura mogłaby odnosić się do takich kwestii jak: 1) dopuszczalne formy imprez, 2) miejsca, gdzie imprezy mogą być organizowane, 3) sposób kontrolowania osób trzecich, zamierzających dostać się na teren imprezy, 4) sposób sprawowania opieki nad dziećmi w trakcie imprezy, 5) zabezpieczenie terenu imprezy, 6) możliwość i sposób przerwania imprezy w sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia uczestników • art. 68 ust. 1 pkt 6 Ustawy Prawo oświatowe Procedura udostępniania informacji publicznej Nieobowiązkowa Korzystanie przez rodziców z możliwości dostępu do informacji publicznej staje się coraz powszechniejsze. Chociaż zasady udostępniania takiej wiedzy uregulowane są w Ustawie o dostępie do informacji publicznej, to wciąż zdarza się, że dyrektorzy, mimo prawnie nałożonego na nich obowiązku jawności w tym zakresie, odmawiają jego przestrzegania. Trzeba być świadomym, że na osobę, która bezpodstawnie nie udostępnia informacji publicznej, może zostać nałożona grzywna bądź nawet kara ograniczenia lub pozbawienia wolności. Z drugiej strony rodzice często żądają wiedzy, której dyrektor nie jest zobligowany ujawniać. Ponadto ww. Ustawa przewiduje, że jedną z form udostępniania informacji publicznej jest zamieszczanie odpowiednich informacji oraz dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej. Z powyższych względów warto opracować procedurę, która stanowiłaby wskazówkę zarówno dla pracowników przedszkola, jak i dla osób wnioskujących o udostępnienie informacji, w jaki sposób i w jakim zakresie może to nastąpić. Procedura może określać: 1) sposób udostępniania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej przedszkola, 2) przypadki ograniczenia prawa do informacji publicznej, 3) zakres informacji udzielanej w trybie dostępu do informacji publicznej, 4) sposób udostępniania informacji, 5) przypadki, kiedy od wnioskodawcy może zostać pobrana opłata za udostępnienie informacji • art. 68 ust. 5 pkt 7 Ustawy Prawo oświatowe Procedura publikowania informacji w internecie Nieobowiązkowa Oprócz Biuletynu Informacji Publicznej przedszkola coraz częściej prowadzą własne strony internetowe bądź fanpage’e na portalach społecznościowych. Również w tym przypadku informacje nie powinny być publikowane przypadkowo. Należy pamiętać choćby o takich sprawach jak ochrona wizerunku i danych osobowych dzieci, ich rodziców czy pracowników przedszkoli, a także problematyka ochrony praw autorskich. Często bowiem się zdarza, że przedszkola, publikując na swojej stronie internetowej np. zdjęcia bądź utwory literackie, naruszają czyjeś prawa autorskie. Dlatego sposób publikowania wszelkich informacji mógłby zostać określony w procedurze umieszczania i przekazywania informacji w internecie. Podstawowe akty prawne, które posłużyłyby do stworzenia takiej procedury, to Ustawa o prawie autorskim oraz Ustawa o ochronie danych osobowych. Procedura mogłaby określać takie kwestie jak: 1) zakres danych publikowanych w internecie, 2) sposób publikowania takich danych, w tym badanie poprawności danych pod kątem praw autorskich oraz ochrony dóbr osobistych, 3) osoby odpowiedzialne za publikowanie danych, 4) sposób wyrażania zgody na przetwarzanie danych osobowych dzieci i ich rodziców, 5) sposób zabezpieczania prowadzonego przez przedszkole serwisu internetowego • art. 68 ust. 5 pkt 7 Ustawy Prawo oświatowe Procedura zwalniania pracowników przedszkola Nieobowiązkowa Rozwiązywanie z personelem przedszkola stosunku pracy jest czynnością, która powinna być podejmowana przy uwzględnieniu wszystkich istniejących w tym zakresie przepisów prawa. Błędy popełnione podczas zwalniania pracowników doprowadzą do sporu sądowego, który często będzie kończył się przegraną przedszkola – a w konsekwencji koniecznością przywrócenia pracownika do pracy lub wypłacenia mu odszkodowania. Dobrze przeprowadzona redukcja personelu będzie miała z pewnością mniej negatywny wpływ na organizację pracy przedszkola. Z drugiej strony wprowadzenie w przedszkolu procedury zwalniania pracowników stanowić będzie informację dla tych nauczycieli i pracowników niepedagogicznych, którzy chcą rozwiązać stosunek pracy z przedszkolem i chcą to zrobić zgodnie z przepisami. Podstawę do opracowania odpowiedniej procedury powinny oczywiście stanowić istniejące w tym zakresie przepisy prawa, w tym zwłaszcza Kodeks pracy, Karta nauczyciela i Ustawa o pracownikach samorządowych. Procedura zwalniania pracowników mogłaby dotyczyć m.in.: 1) wręczania wypowiedzenia warunków pracy i płacy, 2) wypowiadania stosunku pracy, 3) dokonywania rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia, 4) przeprowadzania konsultacji ze związkami zawodowymi • art. 68 ust. 5 Ustawy Prawo oświatowe Procedura zatrudniania pracowników przedszkola Nieobowiązkowa Podczas zatrudniania pracowników dyrektor oraz personel pomocniczy placówki muszą dopilnować szeregu obowiązków. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem procedury zatrudniania nowych nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. Procedura ta mogłaby służyć również osobom zatrudnianym, ponieważ jej częścią składową mogłyby być obowiązujące w danym przedszkolu zasady przeprowadzania naboru na wolne stanowisko. Dzięki temu przyjmowanie nowych pracowników przebiegałoby sprawniej, a przedszkole miałoby większą gwarancję zatrudnienia najlepszego kandydata. Również w przypadku instrukcji przeprowadzania rekrutacji nowych pracowników podstawę stanowiłyby przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy, Karty nauczyciela oraz Ustawy o pracownikach samorządowych. Procedura mogłaby wskazywać poszczególne kroki podejmowane w celu zatrudnienia nowego pracownika: 1) ogłoszenie naboru (w tym np. skład komisji rekrutacyjnej, przyjmowanie dokumentów, ocenę złożonych aplikacji, zasady przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych, sposób ogłoszenia wyników naboru), 2) kierowanie na badania lekarskie, 3) podpisanie umowy o pracę (aktu mianowania), 4) sposób informowania o warunkach zatrudnienia, 5) zasady wydawania legitymacji służbowych, 6) procedurę szkolenia z zakresu BHP oraz dokonywanie oceny ryzyka zawodowego, 7) sposób zapewniania środków ochrony indywidualnej, a także odzieży i obuwia roboczego • art. 68 ust. 5 Ustawy Prawo oświatowe Procedura postępowania w przypadku wyrządzenia szkody w mieniu przedszkolnym przez pracowników Nieobowiązkowa Zdarza się, że w trakcie wykonywania obowiązków dochodzi do uszkodzenia mienia przedszkolnego przez pracowników. W celu skutecznego określenia odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną w mieniu przedszkolnym możliwe jest przygotowanie odpowiedniej procedury. Jej podstawę prawną stanowić będą art. 114–122 Kodeksu pracy. Procedura może regulować takie kwestie jak: 1) obowiązki pracownicze w zakresie sprawowania ochrony nad mieniem przedszkola, 2) zakres odpowiedzialności za uszkodzenie mienia, 3) wyłączenie odpowiedzialności pracowniczej, 4) sposób wykazywania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika, 5) odpowiedzialność w przypadku uszkodzenia mienia przez kilku pracowników jednocześnie, 6) zasady wypłacania odszkodowania przez pracownika, który uszkodził mienie przedszkola • art. 68 ust. 5 Ustawy Prawo oświatowe Procedura zawierania umów ubezpieczenia dzieci Nieobowiązkowa Przedszkola często decydują się na organizację polis ubezpieczeniowych dla znajdujących się pod ich opieką dzieci. Towarzystwa ubezpieczeniowe mają w swojej ofercie polisy przygotowane specjalnie z myślą o jednostkach oświaty, przy czym ich faktyczna wartość powinna zostać uprzednio oceniona zarówno przez przedszkole, jak i rodziców dzieci. Ocena oraz sposób wyboru odpowiedniej polisy również mogą być przedmiotem odpowiedniej procedury. Dzięki niej łatwiej będzie dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, a następnie zawrzeć odpowiednią umowę. Procedura mogłaby dotyczyć m.in.: 1) sposobu dokonywania oferty ubezpieczeniowej, 2) informowania rodziców o wybranej ofercie, 3) zasad zbierania składek na ubezpieczenie, 4) postępowania w przypadku zajścia zdarzenia objętego ochroną ubezpieczeniową • art. 68 ust. 5 pkt 7 Ustawy Prawo oświatowe