STAN PRAWNY NA 9 GRUDNIA 2025

Jednostki oświaty, tak jak inne podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne, podlegają kontroli ZUS-u. Zasady inspekcji ZUS-u określa Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. W jaki sposób przygotować się do takiej kontroli?

Zgodnie z przywołaną Ustawą kontrolą może zostać objęty każdy, na kim spoczywa obowiązek zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych, obliczania i opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i inne fundusze, potrącania składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Obowiązek ten dotyczy zarówno publicznych, jak i niepublicznych placówek oświatowych, w zakresie zatrudniania nauczycieli i pracowników niepedagogicznych.

Podstawa prawna i tryb przeprowadzania kontroli

Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli zostały zawarte w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Według § 3 ww. Rozporządzenia „kontrolę płatnika składek zarządza się w drodze wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli”. Wspomniane upoważnienie wydają główny inspektor kontroli ZUS-u lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli. Przed rozpoczęciem kontroli inspektor kontroli ZUS-u powinien zawiadomić placówkę o wszczęciu postępowania kontrolnego. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku jednostek oświaty zastosowania nie mają przepisy Ustawy Prawo przedsiębiorców, które regulują zasadne kwestie związane ze sposobem przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorców. Regulacje prawne ww. Ustawy ustalają m.in. termin, który musi upłynąć od momentu doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz maksymalny czas trwania wszystkich kontroli w danym podmiocie. Prowadzenie przedszkola lub szkoły nie jest, zgodnie z art. 170 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, działalnością gospodarczą, co przesądza o wyłączeniu placówek oświatowych spod zapisów Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Tym samym, w przypadku kontroli ZUS-u w szkole zastosowanie będą miały wspomniane Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ogólne przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. W praktyce do zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego może dojść telefonicznie na kilka dni przed rozpoczęciem inspekcji, a pismo zawiadamiające zostanie doręczone osobiście przez inspektora ZUS-u. Możliwe jest również wcześniejsze doręczenie drogą pocztową zawiadomienia za pokwitowaniem odbioru.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera, zgodnie z § 5 ust. 1 omawianego Rozporządzenia:

• określenie inspektora lub inspektorów kontroli ZUS-u,
• przewidywany czas trwania kontroli,
• zakres kontroli,
• prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek.

Po doręczeniu zawiadomienia faktyczna kontrola u płatnika składek może rozpocząć się dopiero po okazaniu przez inspektora legitymacji służbowej oraz po dostarczeniu upoważnienia do jej przeprowadzenia. Stosownie do § 3 ust. 3 Rozporządzenia upoważnienie takie powinno zawierać:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS-u,
• podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,
• imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej inspektora kontroli ZUS-u,
• nazwę lub imię i nazwisko oraz adres płatnika składek,
• termin ważności upoważnienia.

Dzień doręczenia płatnikowi składek zgodnego z przepisami upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi jednocześnie datę wszczęcia kontroli (art. 89 ust. 2 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Częstotliwość kontroli ZUS-u

Według § 1 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek kontrolę płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Od 1 stycznia 2012 r. termin przedawnienia należności składkowych wynosi pięć lat, co do zasady właśnie z tego typu częstotliwością kontroli należy się liczyć. Warto jednak zwrócić uwagę na brzmienie § 1 ust. 2 ww. Rozporządzenia, zgodnie z którym „(…) w uzasadnionych przypadkach kontrole płatników składek mogą być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu”. Przy czym przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez „uzasadniony przypadek”. W efekcie kontrole ZUS-u mogą być nawet częstsze, a ich rozpoczęcie może być spowodowane sygnałami pracowników o nieprawidłowościach w odprowadzaniu składek w danej placówce.

Zakres i przedmiot kontroli

Kontrola ZUS-u może obejmować w szczególności:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• sprawdzenie prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,