STAN PRAWNY NA 28 LIPCA 2025
W trakcie zatrudnienia niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik – z różnych przyczyn, zależnych bądź niezależnych od niego – jest lub będzie nieobecny w pracy. Niniejsze opracowanie ma na celu wyjaśnienie, w jakich przypadkach nieobecność pracownika będzie miała charakter usprawiedliwiony, a tym samym nie będzie mogła stanowić dla pracodawcy podstawy do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej albo wyciągnięcia wobec niego innych konsekwencji w ramach wiążącego strony stosunku pracy.
Regulacje prawne
Rozważania w powyższym zakresie należy rozpocząć od generalnej uwagi, że – zgodnie z art. 100 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy – każdy pracownik zobowiązany jest do przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, co obejmuje m.in. obowiązek punktualnego przychodzenia do pracy oraz nieopuszczania miejsca pracy i unikania nieprzybywania do pracy bez usprawiedliwienia. Wskazany obowiązek obejmuje również nauczycieli, jakkolwiek ich stosunek pracy (nawiązany zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i mianowania) co do zasady regulowany jest przepisami Karty nauczyciela, to jednak na podstawie odesłania zawartego w art. 91c ust. 1 KN, w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nieuregulowanych przepisami KN, mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy.
W świetle tych uregulowań niepojawienie się pracownika w pracy bądź jej opuszczenie bez usprawiedliwienia stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, za które pracodawca może szczególności pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej na zasadach określonych w art. 108 i następnych k.p. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest obowiązek pisemnego poinformowania pracownika o przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 k.p.).
U pracodawców zobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy, tj. zatrudniających powyżej 50 pracowników (por. art. 104 § 2 k.p.), kwestie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinny zostać uregulowane właśnie w tym dokumencie (art. 1041 § 1 pkt 9 k.p.). Pracodawcy niezobowiązani do wydania tego regulaminu powinni poinformować pracowników obowiązujących w zasadach usprawiedliwiania nieobecności w pracy w inny, przyjęty przez siebie sposób.
Równocześnie jednak przepisy Kodeksu pracy nie zawierają samodzielnych regulacji określających katalog usprawiedliwionych nieobecności pracownika w pracy oraz zasad ich usprawiedliwiania. W tym celu konieczne jest odwołanie się do przepisów Rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz sposobu udzielania pracownikom zwolnień od pracy, wydanego na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 2982 k.p.
Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika
Zgodnie z § 1 Rozporządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Na tle powołanego przepisu należy więc stwierdzić, że definicja przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy wprowadza dwie grupy przyczyn.
