STAN PRAWNY NA 29 MARCA 2019 Urlop na żądanie Opracował: Marcin Wika, prawnik; zaktualizował: Dariusz Dwojewski, prawnik, wykładowca, specjalista z zakresu prawa pracy i prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.). Zasady udzielania urlopu na żądanie regulują art. 1672 oraz 1673 Kodeksu pracy. Jak wynika z treści art. 1672, pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zgodnie z art. 1673 k.p. łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika na zasadach i w trybie określonych w art. 1672 k.p. nie może przekroczyć w roku kalendarzowym czterech dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabywa prawo po miesiącu pracy u danego pracodawcy (pierwszy urlop) lub 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku rozpoczęcia pracy (kolejny urlop). Urlop ten podlega takim samym regułom jak pozostała część urlopu wypoczynkowego, którego jest częścią. W związku z tym ma do niego zastosowanie przepis art. 1542 § 2 k.p., który stanowi, że jeden dzień urlopu wypoczynkowego odpowiada ośmiu godzinom pracy. Komentowany przepis gwarantuje więc pracownikowi 32 godziny (cztery dni razy osiem godzin) urlopu wypoczynkowego na żądanie w roku na poczet nabytego uprawnienia urlopowego. W przypadku zatrudnienia w systemie czasu pracy, w którym dzień pracy wynosi 16 godzin na dobę, pracownik ma prawo zażądać udzielenia urlopu na żądanie w wymiarze części dnia pracy. Jeżeli zamierza skorzystać z dnia wolnego, w przykładzie wyżej podanym, zobowiązany jest wykorzystać w tym celu równoważność dwu spośród czterech dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Konieczność uzgodnienia terminu urlopu z pracodawcą Jak zauważył Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 7 listopada 2013 r. (SNO 29/13), żądanie pracownika powinno być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go czasu pracy w danym zakładzie. Regulamin pracy lub przyjęta praktyka pracodawcy mogą przewidywać także późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie „urlopu na żądanie”. W tym samym orzeczeniu zauważono również, że pracodawcę wiąże wskazanie we wniosku terminu (okres udzielenia urlopu), jeżeli pracownik nabył już prawo do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Dla pracownika nie są zatem wiążące sugestie pracodawcy o możliwości udzielenia „urlopu na żądanie” w innym okresie niż wskazany we wniosku pracownika. Pracodawca może jednak odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p. ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu. Natomiast w Wyroku z dnia 11 września 2012 r. (III PK 17/12) Sąd Najwyższy wskazał, że zawarte w art. 1672 k.p. sformułowanie o obowiązku udzielenia urlopu przez pracodawcę ma takie samo znaczenie normatywne, jakie przypisuje się takiemu pojęciu w innych przepisach dotyczących reguł wykorzystywania przez pracownika urlopu wypoczynkowego, którego część stanowi urlop „na żądanie”. Racjonalny ustawodawca nie odwołałby się w omawianym przepisie do mającego określone znaczenie prawne pojęcia „udzielania urlopu przez pracodawcę”, gdyby miałoby to być bezcelowe. Nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 1672 k.p. pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 1672 k.p. Ważne! Pracownik nie może rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Udzielenie urlopu jest zatem jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. Przepisy nie przewidują natomiast możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika. Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy. W ocenie Sądu Najwyższego nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 1672 pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 1672 k.p. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Wyraźne sprecyzowanie takich reguł korzystania z urlopu na żądanie uprawnia do stwierdzenia, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika. Termin zgłoszenia wniosku Wątpliwości budzi kwestia terminu zgłoszenia wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Prezentowano kilka sposobów rozumienia użytego w przepisie zwrotu „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”. W szczególności mógł on być interpretowany jako oznaczający konieczność zgłoszenia żądania najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop się rozpocznie, ale przed godziną rozpoczęcia pracy przez pracownika bądź też do końca dniówki roboczej, rozumianej jako normalne godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek. W praktyce początkowo dość dużą popularnością cieszył się ten drugi sposób interpretacji. Nie podzielił go jednak Sąd Najwyższy, który w Wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) przyjął, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Jednocześnie, w tezie drugiej, Sąd Najwyższy uznał, że regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Uzasadniając swoje stanowisko, Sąd Najwyższy wskazał m.in., że z literalnej wykładni art. 1672 zdanie pierwsze k.p. wynika, że aby można było udzielić urlopu, żądanie pracownika musi być zgłoszone przed planowanym rozpoczęciem pracy. Dodatkowo wskazał, że rozpoczęcie urlopu na żądanie bez zgody pracodawcy mogłoby prowadzić do dezorganizacji pracy, ponieważ pracodawca nie mógłby odpowiednio wcześniej zareagować na nieobecność pracownika, choćby przez zapewnienie jego zastępstwa. Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 7 lutego 2008 r. (II PK 162/07), przyjmując, że wniosek o urlop na żądanie powinien zostać zgłoszony najpóźniej do momentu przewidzianego rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Określony przez art. 1672 k.p. termin jest terminem końcowym, w którym pracownik może skutecznie zgłosić swe żądanie. Przyjąć więc należy, że pracownik nie tylko może, ale wręcz powinien, ze względu na obowiązek dbałości o dobro pracodawcy, zgłosić swe żądanie możliwie jak najwcześniej. Cel urlopu na żądanie Przyjęło się, że celem urlopu na żądanie jest zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w czasie dogodnym dla pracownika z powodów, których pracownik nie mógł wcześniej przewidzieć – i w związku z tym – nie był w stanie zaplanować dnia wolnego lub dni wolnych od pracy. Urlop na żądanie służy więc zapewnieniu zwolnienia od pracy w nagłych sytuacjach osobistych pracownika, nie jest natomiast narzędziem przeciwstawienia się pracodawcy. Cel czy przeznaczenie urlopu na żądanie nie wywołuje i nie może wywoływać skutków prawnych, ponieważ podanie jego celu (przeznaczenia) nie jest warunkiem uzyskania takiego urlopu, gdyż pracownik zgodnie z art. 1672 k.p. nie ma obowiązku wyjaśniania przyczyn żądania urlopu. Przesunięcie urlopu na żądanie Niemożność wykorzystania urlopu wypoczynkowego z powodu czasowej niezdolności do pracy wywołanej chorobą pracownika sprawia, że pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w terminie późniejszym, wybranym przez pracownika (zgodnie z art. 166 k.p.). Wyrażona w judykaturze zasada o niemożliwości korzystania z urlopu wypoczynkowego w okresie niezdolności do pracy wskutek choroby ma pełne zastosowanie do urlopu na żądanie (wynika to z Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 1999 r., I PKN 350/99). Wymiar urlopu na żądanie wynosi maksymalnie cztery dni. Wymiar ten nie został uzależniony od wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu. Zatem zarówno pracownik, który ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni, jak i pracownik, który ma prawo do 26 dni urlopu, mają takie samo prawo do urlopu na żądanie. Prawo takie mają też pracownicy, którzy nabyli prawo do urlopu w wymiarze ułamkowym lub proporcjonalnie ograniczonym (im również przysługuje do czterech dni urlopu na żądanie). Ani art. 1672 k.p., ani inne postanowienia Kodeksu pracy nie wskazują, w jakich częściach ma być wykorzystywany urlop na żądanie pracownika. W związku z tym pracownik może żądać udzielenia go w pojedynczych dniach, jak i w dłuższym, nawet czterodniowym wymiarze. Urlop na żądanie a naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych Jak już była o tym mowa, pracownik nie może rozpocząć korzystania z urlopu na żądanie bez decyzji pracodawcy o udzieleniu mu urlopu. Rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze wykorzystania urlopu nie jest podstawą do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, a zatem rozpoczęcie korzystania z urlopu bez czekania na decyzję pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności w pracy, wobec czego jest naruszeniem obowiązków pracowniczych, w szczególności ujętego w art. 100 § 2 pkt 1 k.p. obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Nawet czasowa nieobecność osób uprawnionych do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia jego rozpoczęcia bez zgody pracodawcy (wynika to z treści Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08). Nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 1672 k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (stanowi tak Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04). W jakich sytuacja pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie? Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy (wynika to z treści Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 2 października 2009 r., II PK 123/09). Odmowę udzielenia urlopu na żądanie pracownika mogą uzasadniać szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w miejscu pracy; za takie okoliczności można uznać te, które uzasadniają w myśl art. 167 § 1 k.p. odwołanie pracownika z urlopu. Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie Przepisy k.p. nie wymagają szczególnej formy dla złożenia „żądania” udzielenia urlopu na żądanie. Może więc być ono złożone: • pisemnie (z wykorzystaniem wzoru przygotowanego przez pracodawcę lub sformułowane samodzielnie przez pracownika), • ustnie, • faksem, • telefonicznie, • pocztą internetową, • listem poleconym, • kurierem. Udzielenie urlopu na żądanie może nastąpić wyłącznie na podstawie wniosku pracownika o taki urlop. Jako wniosek o urlop na żądanie nie może być potraktowany wniosek o zaległy urlop wypoczynkowy (stanowi tak Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08) albo wniosek o urlop „zwykły” przekazany pracodawcy z naruszeniem ustalonego w przepisach zakładowych minimalnego czasu na złożenie wniosku przed rozpoczęciem urlopu. W takich przypadkach pracodawca powinien odmówić udzielenia urlopu i poinformować pracownika o możliwości złożenia wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Pracodawca w regulaminie pracy może natomiast dookreślić sposób informowania o korzystaniu z urlopu na żądanie, wskazując na przykład osoby, które są uprawnione do przyjmowania wniosków urlopowych, godziny ich pracy, numery kontaktowe itp. Pracodawca może również przewidzieć, w przypadku informowania o żądaniu udzielenia urlopu w formie telefonicznej, obowiązek złożenia przez pracownika oświadczenia potwierdzającego, że w określonym dniu wykorzystywał urlop wypoczynkowy na podstawie art. 1672 k.p. Zapamiętaj! Niezależnie od formy, w jakiej składany jest wniosek o urlop na żądanie, istotne jest, aby wynikało z niego wyraźnie, że pracownik występuje o udzielenie urlopu, o którym mowa w art. 1672 k.p. Nierzadko zdarza się, że pracownicy występują o udzielenie jednego lub kilku dni „typowego” urlopu wypoczynkowego, jaki pozostał im jeszcze do wykorzystania w danym roku kalendarzowym. Jeśli więc z wniosku pracownika nie będzie wynikać, że żąda on udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p., wówczas pracodawca nie jest nim związany i może nie wyrazić zgody na korzystanie z urlopu we wskazanym przez pracownika terminie.