STAN PRAWNY NA 8 LISTOPADA 2019 Plan finansowy w żłobku niepublicznym Opracowali: Agnieszka Sakowicz, dyrektor przedszkola niepublicznego; Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Istnieje powszechne przekonanie, że żłobek niepubliczny przynosi właścicielowi bardzo duże zyski w bardzo krótkim czasie. Argument? „Przecież jest tyle dzieci!”. Rzeczywiście, choć potencjalnych klientów nie brakuje, należy jednak wziąć pod uwagę, że żłobek niepubliczny ma do czynienia z niezwykle wymagającym klientem (musi zaspokoić potrzeby malucha oraz oczekiwania rodziców), a także zmaga się z ogromną liczbą przepisów, których przestrzeganie nierzadko wiąże się z wysokimi kosztami. Zanim właściciel żłobka zacznie czerpać ze swojej placówki korzyści finansowe, musi cierpliwie poczekać, zainwestować i dobrze pilnować płynności finansowej. Powstają więc pytania: czy i komu w żłobku niepublicznym potrzebny jest plan finansowy? Kto powinien go przygotować? Podział kompetencji Kluczowym elementem w przypadku placówki niepublicznej jest statut, który reguluje większość spraw związanych z jej funkcjonowaniem. Nadaje go organ prowadzący (właściciel placówki) i ściśle określa w nim kompetencje dyrektora (jeżeli sam nie pełni tej funkcji). To, czy plan finansowy powstaje w żłobku i kto go przygotowuje, zależy od decyzji organu prowadzącego. Możliwe są następujące rozwiązania: 1. Organ prowadzący jest jednocześnie dyrektorem i sam decyduje, czy i w jakiej formie przygotowuje plan finansowy. 2. Organ prowadzący nie pełni funkcji dyrektora, ale pozostawia sobie przywilej decydowania o finansach żłobka. Dyrektor nie dysponuje w pełni informacjami o sposobie gospodarowania środkami finansowymi ani też nie może w tej kwestii podjąć żadnych decyzji (lub podejmuje je tylko w określonych przez organ prowadzący granicach) – w związku z tym nie planuje wydatków ani przychodów. 3. Organ prowadzący nie pełni funkcji dyrektora, ale powierza mu pieczę nad finansami żłobka (i tym samym odpowiedzialność za nie). Zleca (lub nie) przygotowanie planu finansowego. Jak tworzyć plan finansowy? Jeżeli w żłobku niepublicznym zapada decyzja o tworzeniu planu finansowego (w publicznym to obowiązek), wówczas warto wykonać to zadanie rzetelnie, by przygotowany dokument rzeczywiście stanowił wsparcie w zarządzaniu – bez względu na to, czy przygotuje go właściciel placówki, czy dyrektor. Poniżej przedstawiamy propozycję bardzo prostego schematu – nie chodzi bowiem o wielostronicowy dokument i żmudne analizy, lecz o treściwe i praktyczne narzędzie do dalszej pracy. Krok pierwszy: ocena sytuacji bieżącej i wyznaczenie celów finansowych Ważne jest, by wiedzieć, na czym się stoi. Należy realnie ocenić kondycję finansową żłobka. Kilka najważniejszych pytań, jakie warto sobie zadać, rozpoczynając planowanie: • Jak kształtują się przychody placówki? • Czy oprócz dotacji i czesnego jest szansa na dodatkowe środki (np. od sponsora)? • Czy czesne wpływa terminowo i nie zaburza płynności finansowej placówki? • Ile wynoszą najważniejsze koszty utrzymania żłobka? Realna ocena sytuacji bieżącej pozwoli na wytyczenie sensownych celów finansowych. Jeżeli okaże się, iż ponosimy straty, pierwszym celem stanie się wyrównanie kosztów i przychodów, a dopiero w następnej kolejności można podjąć działania ukierunkowane na zysk. Natomiast w sytuacji, gdy placówka przynosi zyski, warto się zastanowić, o ile i w jakim tempie chcemy je zwiększać. Krok drugi: określenie spodziewanych przychodów i wydatków To pozornie prosta czynność, jednak wymaga od przygotowującego plan finansowy dużej wiedzy oraz umiejętności ustalania priorytetów. Przychody wydają się łatwiejsze do przewidzenia: dotacja celowa zagwarantowana w uchwale danej gminy (można założyć zbliżoną wysokość), czesne (uwaga na terminowość wpłat!), ewentualne dodatkowe środki (np. pozyskane od sponsora). A wydatki? Warto zacząć od tych, których nie można uniknąć – kosztów osobowych, opłat za wodę, energię elektryczną, ogrzewanie, użytkowanie lokalu czy wywóz śmieci, kosztów materiałów niezbędnych do codziennej pracy z dziećmi, środków higienicznych oraz chemii gospodarczej. Następnie należy się zastanowić nad koniecznymi inwestycjami w żłobku – remontami, doposażeniem, inwestycją w zasoby ludzkie (np. dokształcaniem). Od kosztów stałych nie uciekniemy, ale możemy próbować je obniżyć, np. szukając tańszego dostawcy prądu bądź analizując, czy pracownicy efektywnie wykorzystują dostępną już bazę środków dydaktycznych. W ten sposób widzimy, że próba zaplanowania budżetu na rok kalendarzowy sprzyja również dokładnemu przyjrzeniu się, jak placówka funkcjonuje na co dzień. Krok trzeci: analiza i określenie sposobu realizacji wytyczonych celów Najprostsze, tabelaryczne zestawienie przychodów i kosztów (a w niewielkim żłobku to w zupełności wystarczy) pokaże nam, czy nasze zamierzenia finansowe są możliwe do osiągnięcia, a także pozwoli na zaplanowanie działań oszczędnościowych (czy może raczej: racjonalizujących wydatki), koniecznych działań marketingowych (np. by zwiększyć nabór, jeśli warunki lokalowe na to pozwalają). Będziemy też mogli z góry założyć, ile możemy/chcemy wydać na określone cele, jak np. szkolenia dla pracowników, doposażenie sal, dodatkowe wycieczki czy inne atrakcje dla dzieci. Krok czwarty: zysk Bardzo ważne jest to, aby planowanie nie ograniczało się do planowania zysku. To jest ostatni element układanki, który powinien pojawić się jako logiczna konsekwencja rozsądnie ułożonych wydatków i roztropnie założonych przychodów. Zawsze warto przewidzieć rezerwę finansową na niespodziewane koszty czy zmiany cen. Krok piąty: realizacja! Na nic dobrze przygotowany plan, jeśli nie zostanie on poparty konsekwentnym działaniem. Co ważne, plan z założenia może ulegać modyfikacjom w kontekście okoliczności, których nie sposób było przewidzieć podczas planowania pod koniec poprzedniego roku. Nie należy bać się wprowadzania korekt, poprawek. Cel musi być zawsze jeden: utrzymanie żłobka w dobrej kondycji finansowej, by należycie wywiązywać się ze statutowej działalności. Plan finansowy a dyscyplina gospodarowania środkami publicznymi Dotację bardzo łatwo się pobiera – wymaga złożenia stosunkowo niewielu dokumentów i regularnie wpływa na rachunek bankowy żłobka. Należy jednak pamiętać, że nie są to pieniądze, które wędrują do kieszeni właściciela. Muszą zostać w całości wydane na tzw. wydatki bieżące. Mądre ułożenie planu finansowego pozwoli nam na samokontrolę, czy prawidłowo korzystamy z pieniędzy publicznych oraz czy wykorzystujemy je w całości. Plan finansowy a ustalenie odpowiedzialności za jego realizację Plan finansowy w żłobku niepublicznym pozwala także na czytelne ułożenie decyzyjności poszczególnych organów żłobka w kwestii wydawania pieniędzy. Jaką pulą dysponuje i o jakich wydatkach zadecyduje dyrektor, a kiedy organ prowadzący pozostawi sobie wyłączne prawo podejmowania decyzji (pomijając sytuację, podczas której właściciel jest jednocześnie dyrektorem)? Dodatkowa praca czy dodatkowe narzędzie? Jak widać, rzetelnie przygotowany plan finansowym już na etapie jego tworzenia daje mnóstwo korzyści, gdyż planowanie przyszłych wydatków: • zmusza do analizy sytuacji teraźniejszej, co daje możliwość zaobserwowania nieprawidłowości i podjęcia działań naprawczych, • zachęca do racjonalizacji – wydatki czynione „z biegu”, małymi kwotami, nie dają wyobrażenia o całości kosztów; dopiero ich zestawienie uświadamia, na jak dużą kwotę się składają. Nie ma więc obowiązku tworzenia planu finansowego w żłobku niepublicznym. Organ przyznający nam dotację poprzestanie na kontroli wydatków do kwoty przyznanej dotacji. Reszta go nie interesuje. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli żłobek ma na dłużej zagościć na rynku, musi w końcu na siebie zarobić i pozwolić czerpać zyski właścicielowi. Plan finansowy może być jednym z elementów, dzięki któremu łatwiej będzie ten cel osiągnąć.