Ochrona danych osobowych pracowników

Opracował: Łukasz Zegarek, prawnik, ekspert kancelarii prawnej Lex Artist, specjalizujący się w dziedzinie ochrony danych osobowych. Zaktualizował: Wojciech Wasielewski, pracownik kuratorium oświaty

 
Podstawa prawna:
 

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922),
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1189),
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666),
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 poz. 1257),
• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 880),
• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1943 ze zm.),
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 59 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 164).

 
Nieostrożne obchodzenie się z danymi osobowymi pracownika może być przyczyną wielu konfliktów. Okazuje się, że nowe środki służące do komunikacji mogą budzić poważne zastrzeżenia naszych pracowników czy nawet Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zdarza się, że pracodawcy, chcąc zdobyć jak najwięcej informacji o swoich podwładnych, naruszają ich prawo do prywatności. Czasem pracownicy odmawiają też podania swoich podstawowych danych osobowych, niezbędnych pracodawcy np. do dokonania różnego rodzaju rozliczeń podatkowych. Z pomocą w takich przypadkach przychodzi Ustawa o ochronie danych osobowych oraz dość bogate już orzecznictwo i wytyczne Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
 
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych pracownika
 
Na początku trzeba zastanowić się nad tym, czy i dlaczego możemy przetwarzać dane osobowe naszych pracowników oraz osób współpracujących z nami na podstawie umów cywilnoprawnych. Warto od razu zaznaczyć, że poza niewielkimi różnicami dane osobowe pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę będą chronione dokładnie w ten sam sposób jak dane osobowe personelu współpracującego z nami na podstawie cywilnoprawnej umowy o dzieło bądź umowy-zlecenia.
 
Pewne dane osobowe są absolutnie niezbędne do zatrudnienia pracownika i nie może on mieć żadnych zastrzeżeń wobec pracodawcy w związku z ich przetwarzaniem. Chodzi tu o podstawowe dane identyfikacyjne pracownika, np. te, o których mowa w art. 22¹ § 1 oraz § 2 Kodeksu pracy, tj.:
 

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
• numer PESEL,
• inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

 
Do przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych nie jest potrzebna zgoda pracownika. Jeśli Kodeks pracy wprost zezwala pracodawcy na przetwarzanie takich personaliów, to absurdem byłoby dodatkowo prosić o zgodę pracownika.
 
Jednak owe dane osobowe nie wystarczą, aby prowadzić skuteczną politykę kadrową. Niezbędne są także takie informacje jak numer telefonu komórkowego, konta bankowego, a także adres e-mail czy wizerunek pracownika, przetwarzany przez system kamer CCTV zainstalowany w placówce oświatowej. Na szczęście wszystkie wymienione dane osobowe pracownika można przetwarzać bez potrzeby uzyskania odrębnej zgody, o ile oczywiście jest to związane z realizacją jego zatrudnienia.
 
Obowiązek informacyjny
 
Dlaczego nie ma potrzeby zbierania dodatkowych zgód pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych, takich jak adresy e-mail czy numery kont bankowych? Powodów jest kilka. Przede wszystkim art. 23 Ustawy o ochronie danych osobowych daje aż pięć różnych przesłanek legalności ich przetwarzania. Zgoda jest tylko jedną z nich. Umowa o pracę bądź umowa cywilnoprawna zawarta z pracownikiem wystarczy, aby przetwarzać dane osobowe tego pracownika w celu świadczenia przez niego pracy na rzecz placówki oświatowej. Fakt, że pracodawca nie musi pytać pracownika o zgodę, stanowi dla niego ułatwienie, dodatkowo pozwoli uniknąć kłopotliwej sytuacji, kiedy mamy zamiar kogoś zatrudnić, a wybrana osoba nie chce wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych. Co jednak najważniejsze, taka praktyka będzie gwarantować prawidłowe stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych.
 
Należy jednak pamiętać o dwóch bardzo istotnych sprawach: o obowiązku informacyjnym oraz o tym, że w niektórych, wyjątkowych sytuacjach, zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych może być jednak konieczna.
 
W momencie uchwalenia Ustawy o ochronie danych osobowych