OPUBLIKOWANO: GRUDZIEŃ 2012

ZAKTUALIZOWANO: 7 LIPCA 2017

Kontrolowanie wykonania planów finansowych – kontrola budżetu

Opracowały: Teresa Trypuć, główna księgowa w przedszkolu w Szczecinie; Małgorzata Celuch, nauczycielka, wicedyrektor szkoły; Aleksandra Trocińska, konsultant podatkowy

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1311),
• Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1943 ze zm.),
• Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. z 2006 r. Nr 7 poz. 58).

Finansowa strona funkcjonowania szkół jest tematem trudnym dla wszystkich dyrektorów, a zwłaszcza dla dyrektorów szkół publicznych. Każda szkoła do prawidłowego funkcjonowania wymaga nakładów finansowych, których sama jako placówka kształcąca, a nie produkująca, nie jest w stanie wytworzyć, opiera więc swą działalność na funduszach zewnętrznych. Z tego względu bardzo ważne jest ich jak najlepsze wykorzystanie. Tymczasem nawet przy najekonomiczniejszym planowaniu i wydawaniu potrzeby mogą przewyższać możliwości. Tym ważniejsze jest więc przestrzeganie ustaleń, planów wydatkowania, a także kontrolowanie wydatków.

Każda czynność związana z planowaniem budżetu szkoły czy placówki oświatowej wiąże się z konieczną refleksją ich dyrektorów, że niezbędne będzie ustalenie właściwego poziomu realizacji tego planu. Instrumentem temu służącym jest kontrola budżetu. Na poziomie szkoły czy placówki będzie ona dokonywana w ramach tzw. kontroli wewnętrznej (niemającej w tym rozumieniu niczego wspólnego z realizacją zadań nadzoru pedagogicznego). W tym miejscu konieczne jest uporządkowanie zasadniczych dla problemu zagadnień.

Budżet jest planem finansowym na dany okres, np. miesiąc, kwartał, rok, przedstawiającym dochody i wydatki oraz przychody i rozchody jednostki gospodarującej.

Stanowi podstawę finansowego planowania przedsięwzięć, dostarcza również informacji niezbędnych do kontroli prowadzonej działalności. W praktyce dochód jest równy sumie wpływów (przychodów) z różnych tytułów, np. dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych, wpływy z różnych opłat (w praktyce szkolnej np. za świadectwa, legitymacje), odsetki za nieterminowe regulowanie należności, dotacje podmiotowe.

Wydatek w ujęciu ekonomicznym jest to każdy rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego jednostki jako zapłata za określone dobra lub usługi w związku z regulowaniem różnych zobowiązań jednostki. Celem sporządzenia budżetu jest racjonalizacja wydatków.

Racjonalizacja wydatków publicznych jest dla każdej jednostki bardzo ważnym zagadnieniem. Osiągnięcie tego celu jest możliwe za pomocą wielu różnorodnych metod, m.in. zamówień publicznych. Niemniej istota samej racjonalizacji wydatków publicznych nie jest uzależniona od konkretnej metody ułatwiającej osiągnięcie tego celu. Ostatecznym skutkiem jest wydatkowanie zgromadzonych środków pieniężnych, co jest związane z realizacją funkcji, celów i zadań.

Kontrola budżetowa (finansowa) to szczególny rodzaj kontroli, której przedmiotem są zjawiska i procesy finansowe, dotyczące głównie finansów publicznych. Jest elementem procesu zarządzania publiczną gospodarką finansową i zmierza do osiągnięcia zgodności między stanem rzeczywistym, czyli wykonaniem, a stanem obowiązującym, tzn. wyznaczeniem.

Kontrola jest ściśle powiązana z planowaniem i służy do badania i oceny stanu faktycznego oraz porównania go ze stanem prawidłowym, w tym przede wszystkim:

• zmiany działań w taki sposób, aby ich wyniki zbliżyły się do danych zaplanowanych,
• analizy i ewentualnej modyfikacji planu,
• ponownej oceny sposobu, trybu i narzędzi kontrolnych, by upewnić się o ich skuteczności w ocenie planu i jego celów.

Wspólną częścią kontroli i planowania są:

• preliminarze,
• budżety,
• funkcjonalne programy działania.

Celem kontroli jest zapewnienie zgodności między przebiegiem a wynikiem określonego działania.

Jest ona procesem, w którym dokonujemy porównań stanu faktycznego z obowiązującymi normami. Będą to uregulowania prawne, a także przepisy wewnętrzne, odnoszące się do szeroko rozumianej działalności jednostki, w tym: planowania budżetowego i realizacji budżetu, finansowania, zatrudniania, wynagradzania, zaopatrzenia i gospodarowania materiałami, ewidencji zdarzeń gospodarczych, gospodarowania aktywami trwałymi oraz działalności inwestycyjnej.

W kontroli winny być ujęte obowiązujące w danej jednostce unormowania wewnętrzne, m.in.:

• zakładowy plan kont,
• instrukcja obiegu dokumentów,
• instrukcja inwentaryzacyjna,
• polityka rachunkowości,

pod względem zgodności z przepisami ustawowymi i obowiązującą praktyką dla ewentualnego zgłoszenia uwag dotyczących ich wadliwości lub dezaktualizacji.

Do czynności kontroli finansowej należą następujące zasadnicze rodzaje czynności:

• ustalenie stanu faktycznego, tj. poszczególnych faz działania oraz jego wyników,
• porównanie stanu rzeczywistego z obowiązującymi w danym działaniu wzorcami, w celu wyjaśnienia mogących pojawić się niezgodności,