OPUBLIKOWANO: 12 WRZEŚNIA 2016
ZAKTUALIZOWANO: 26 PAŹDZIERNIKA 2018
Prawidłowy sposób fakturowania – problemy praktyczne
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.).
Faktura to podstawowy dokument ewidencyjny, który dokumentuje transakcje kupna lub sprzedaży. Zgodnie z definicją ustawową przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane Ustawą o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT) i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31). Faktura jest najważniejszym i zasadniczo jedynym dokumentem przewidzianym przez Ustawę – na podstawie tej regulacji żaden inny dokument nie może być dowodem dla transakcji kupna lub sprzedaży. Inaczej jest np. w Ustawie o podatkach dochodowych czy Ustawie o rachunkowości, które przewidują, że wprawdzie faktura jest głównym dokumentem ewidencyjnym i dającym prawo do uznania wydatku za koszt podatkowy lub rachunkowy, jednak w przypadku jej braku dopuszcza się także inne dowody – rachunki, oświadczenie pracownika o poniesionym wydatku w trakcie podróży służbowej i inne.
Konsekwencje nieprawidłowego wystawiania faktur
Jednostki oświatowe (szkoły oraz przedszkola publiczne i niepubliczne), a także publiczne i niepubliczne poradnie psychologiczno-pedagogiczne – jako podmioty posługujące się fakturą – powinny dbać o prawidłowy sposób ich wystawiania, tj. aby faktury zawierały wszystkie elementy przewidziane przez Ustawę o VAT oraz były zgodne z rzeczywistością. W przeciwnym wypadku nieprawidłowo wystawiona lub nieprawidłowa otrzymana faktura nie będzie powodowała skutków prawnych lub będzie wywoływała inne skutki prawne, niezgodnie z zaistniałym stanem faktycznym. Wówczas niezbędne będzie jej skorygowanie. Korekta faktury niesie za sobą poważniejsze konsekwencje: korektę rozliczeń podatkowych, a co za tym idzie – deklaracji podatkowych. Jeżeli korekta dotyczy lat poprzednich, trzeba będzie cofać się do zamkniętych już ksiąg rachunkowych i podatkowych. Ale najdotkliwsza będzie sankcja – zapłata odsetek za zwłokę w uiszczeniu kwoty podatku.
Podstawa prawna regulująca wystawianie faktur
Dział XI, rozdział 1 Ustawy o VAT, zatytułowany Faktury, został w całości poświęcony fakturowaniu. Opisuje szczegółowo jego sposób, rodzaje faktur oraz metodę korygowania nieprawidłowo wystawionych faktur.
Artykuł 106b Ustawy o VAT wskazuje katalog czynności, które powodują, że należy wystawić fakturę, m.in. są to:
- dokonanie dostawy towarów na rzecz podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,
- świadczenie usług na rzecz podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,
- sprzedaż z tzw. odwrotnym obciążeniem, kiedy do rozliczenia podatku VAT zobowiązany jest nabywca,
- sprzedaż dokonywana na rzecz osoby prawnej, która nie jest podatnikiem VAT,
- dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- otrzymanie części zapłaty za towar/usługę (zaliczka, przedpłata),
- na żądanie nabywcy fakturę wystawia się również w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie jest podatnikiem, i w przypadku dokonania sprzedaży zwolnionej z opodatkowania VAT.
Warunek powstania obowiązku wystawienia faktury
W przypadku jednostek oświatowych oraz poradni psychologiczno-pedagogicznych rzadko dochodzi do dostawy towarów. W zakresie ich działalności leży świadczenie usług edukacyjnych i wychowawczych oraz udzielanie porad psychologiczno-pedagogicznych. Zakres ten może być oczywiście większy i wiązać się z rozszerzeniem działalności o dodatkowe czynności, np. wynajem sali/pomieszczeń, sprzedaż posiłków, organizację wycieczek, obozów, kolonii. Warunkiem powstania obowiązku wystawienia faktury jest odpłatne świadczenie usług, tzn. pobór opłaty za świadczoną usługę. Jeżeli czynność ma charakter nieodpłatny, jak np. nieodpłatne świadczenie usług edukacyjnych przez szkołę publiczną, wówczas szkoła nie musi wystawiać faktury. Jeżeli jednak ta sama szkoła wynajmie odpłatnie salę, będzie musiała wystawić fakturę.
Obligatoryjne a fakultatywne wystawianie faktur
Należy wyróżnić sytuacje, w których fakturę wystawia się obligatoryjnie, oraz takie, gdzie ma to charakter fakultatywny. Obligatoryjnie wystawić fakturę należy wówczas, gdy szkoła, przedszkole lub poradnia świadczą odpłatną usługę (wynajmują pomieszczenie), która nie jest zwolniona z podatku VAT i jest świadczona na rzecz innego podatnika podatku VAT (art. 106b pkt 1 i art. 106b ust. 2 Ustawy o VAT). Jeżeli natomiast ta sama usługa będzie świadczona na rzecz prywatnej osoby fizycznej – niepodatnika – to fakturę można wystawić, ale nie trzeba. Fakultatywnie można to także zrobić w sytuacji, gdy dana usługa odpłatna będzie zwolniona z podatku VAT – dotyczy to zwłaszcza szkół, przedszkoli i poradni niepublicznych świadczących usługi wchodzące w podstawowy zakres ich działalności gospodarczej – odpłatne świadczenie usług edukacyjnych oraz odpłatne udzielanie porad psychologiczno-pedagogicznych.
