STAN PRAWNY NA 30 STYCZNIA 2024

Mechanizmy kontroli to trzecia grupa standardów kontroli zarządczej, określona w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Co warto wiedzieć o tym zagadnieniu?

Podobnie jak w przypadku pozostałych grup kontroli zarządczej, standardy formułują jedynie podstawowe wymagania w zakresie tej grupy kontroli, nie przywołując jednocześnie żadnych przykładów gotowych procedur, jakie się na nią składają. Dlatego też zasadne jest odwołanie się do wytycznych samooceny kontroli finansowej z 2007 r., zawierających wymagania odnoszące się właśnie do mechanizmów kontroli. Co prawda, dotyczą one kontroli finansowej, lecz bez przeszkód mogą zostać zaadaptowane na potrzeby kontroli zarządczej. 

Należy przy tym zauważyć, że standardy kontroli zarządczej w zakresie mechanizmów kontroli stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, nietworzących jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki, w której jest wprowadzany. Z kolei zgodnie z wytycznymi do samooceny na mechanizmy kontroli finansowej składają się regulaminy, procedury, instrukcje, czynności czy zasady, za pomocą których zarządzający chcą zapewnić, że funkcjonowanie jednostki, a w szczególności gromadzenie i rozdysponowanie środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem, będzie przebiegać zgodnie z ich wytycznymi. Mechanizmy kontroli powinny występować w jednostce w zasadzie na wszystkich szczeblach zarządzania i odnosić się do wyników procesu analizy ryzyka – ich celem powinno być ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może zaakceptować.

Z tego punktu widzenia ryzykiem dla jednostki są wszelkie zagrożenia wynikające z przeprowadzanych operacji finansowych – mechanizmy kontroli w tym zakresie powinny więc odpowiadać na tak zidentyfikowane ryzyko, ograniczając je przy pomocy choćby procedury wstępnej kontroli zaciągania zobowiązań. Standardy kontroli zarządczej wskazują również, że mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko, a koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Z kolei zgodnie z wytycznymi do samooceny mechanizmy kontroli powinny być efektywne, czyli skutecznie ograniczać dane ryzyko przy najmniejszych możliwych kosztach. Mechanizmy kontroli w szczególności powinny być:

• adekwatne, tj. skonstruowane w taki sposób, że ich prawidłowe stosowanie zabezpiecza jednostkę (działalność, operację) przed danym ryzykiem,
• skuteczne, tj. powinny działać w zamierzony sposób, czyli faktycznie zabezpieczać jednostkę przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka,
• efektywne, tj. powinny ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów,
• wdrażane w możliwie najprostszy i zrozumiały sposób dla osób, które mają je stosować,
• stosowane konsekwentnie przez wszystkich pracowników, pomijane podczas nieobecności kluczowych pracowników lub w okresie spiętrzenia zadań,
• usuwane, jeśli nie zabezpieczają jednostki przed żadnym ryzykiem.

Rodzaje mechanizmów kontroli

Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej na mechanizmy kontroli składa się:

• dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
• nadzór,
• ciągłość działalności,
• ochrona zasobów,
• szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
• mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej