OPUBLIKOWANO: 22 KWIETNIA 2016
ZAKTUALIZOWANO: 7 STYCZNIA 2018

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1506 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r. Nr 206 poz. 1518),
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743).

Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca w samorządowych jednostkach organizacyjnych, czyli również w gminnych przedszkolach, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te jednostki, a następnie:

1. dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile jednostka organizacyjna nie przekazała wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
2. dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Zgodnie z ust. 1a tej regulacji w przypadku, gdy samorządowa jednostka organizacyjna, a więc również przedszkole, trwale zaprzestaje działalności, wówczas przekazuje:

• niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego,
• dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania, brakowania i przekazywania do archiwum państwowego stosuje się przepisy, jakim podlegały organ lub jednostka organizacyjna przekazujące dokumentację.

Obowiązek przyjęcia wykazu akt wynika z kolei z art. 6 ust. 2 pkt 2 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Na jego mocy kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych, a zatem również dyrektorzy przedszkoli, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Określa on klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji.

Jak zbudować jednolity rzeczowy wykaz akt?

Wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz jego elementy określone zostały Rozporządzeniem w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.