OPUBLIKOWANO: 18 KWIETNIA 2016

Podróż służbowa i oddelegowanie

Opracowała: Aleksandra Trocińska, konsultant podatkowy

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),
• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236),
• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego z dnia 29 kwietnia 2004 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 166).

Podróż służbowa a oddelegowanie – aspekt podatkowy

Podróże służbowe oraz oddelegowanie osób zatrudnionych w jednostkach budżetowych (szkołach, przedszkolach publicznych czy też w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych), jak również osób zatrudnionych w oświatowych jednostkach niepublicznych, nie są uregulowane odrębnymi przepisami Ustawy o systemie oświaty czy też  Karty nauczyciela. Oznacza to, że podróże służbowe oraz oddelegowania nauczycieli, a także pracowników niepedagogicznych są rozliczane na zasadach analogicznych – tj. tak jak w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w każdej innej jednostce.

Pracownicy wysyłani przez pracodawcę do pracy poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, będą odbywali podróże służbowe lub ich podróże będą stanowiły oddelegowanie. Rozróżnienie podróży służbowych od oddelegowania jest bardzo istotne – inne skutki podatkowe mają bowiem podróże służbowe, a inne oddelegowanie. W praktyce rozgraniczenie pomiędzy podróżą służbową i oddelegowaniem powoduje trudności i wątpliwości interpretacyjne. Wynika to z faktu, że przepisy prawa i orzecznictwo sądowe nie rozstrzygają wprost, co należy rozumieć pod tymi dwoma pojęciami.

Podróż służbowa

Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają definicji podróży służbowej – ograniczają się jedynie do stwierdzenia, że „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową” (art. 77⁵ § 1 k.p.). Na podstawie niniejszego przepisu można wskazać cechy podróży służbowej:

• w ramach podróży służbowej pracownik wykonuje zadanie pracownicze związane z zakresem obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku,
• podróż służbowa ma miejsce wyłącznie na polecenie pracodawcy (polecenie o charakterze pracowniczym, którego niewykonanie stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych),
• podróż służbowa odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Oddelegowanie

Kodeks pracy w ogóle nie odnosi się do pojęcia oddelegowania. Jednakże w doktrynie prawa pracy oraz w praktyce gospodarczej przyjęło się, że:

• oddelegowanie trwa od trzech do sześciu miesięcy,
• wyjazd dokonywany jest do miejsca innego niż wskazane w umowie o pracę,
• w przypadku oddelegowania wymagane jest podpisanie aneksu do umowy lub wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 4 k.p.).

Kryteria odróżniające

Można więc wywnioskować, że kryteria odróżniające podróż służbową od oddelegowania to głównie rodzaj, czas trwania i charakter wykonywanych czynności. W konsekwencji dyrektor placówki oświatowej, wysyłając pracownika w podróż, powinien każdorazowo rozpoznać, czy podróż taka stanowi podróż służbową czy też oddelegowanie (co ma swoje konsekwencje podatkowe). Dyrektor może przy tym kierować się poniższymi kryteriami, tj. podróż służbowa ma miejsce, gdy:

• w ramach zwykłych obowiązków pracownika występuje zjawisko niecodzienne, okazjonalne – pracownik w ramach oddelegowania wykonuje inne prace czy zadania niż te, które stanowią jego podstawowy zakres obowiązków pracowniczych wynikających z umowy o pracę,

• jest sporadyczna i ma krótki czas trwania,
• obejmuje wykonanie konkretnie określonego zadania,
• za podstawę ma polecenie służbowe – obowiązek jego wykonania.

Natomiast oddelegowanie:

• wiąże się z wykonywaniem przez pracownika pracy obejmującej zakres jego zwykłych czynności pracowniczych (wynikających z umowy o pracę),
• dotyczy stałej pracy (zazwyczaj za granicą) – co ważne – wykonywanej na rzecz swojego pracodawcy,
• trwa wiele miesięcy (dłużej niż w przypadku podróży służbowej),
• polega na zmianie miejsca wykonywania pracy na określony czas (ale nie stałego miejsca wykonywania pracy),
• zmiana ta dokonywana jest za porozumieniem stron (brak czynnika narzucenia miejsca pracy przez pracodawcę).

Zagraniczna podróż służbowa/oddelegowanie – miejsce opodatkowania dochodów pracownika