OPUBLIKOWANO: 12 KWIETNIA 2016

Podróż służbowa a oddelegowanie – aspekt podatkowy

Opracowała: Aleksandra Trocińska, konsultant podatkowy

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),
• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236),
• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego z dnia 29 kwietnia 2004 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 166),
• Decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej do Spraw Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z 12.06.2009 r. (Dz.U.UE.C.2010.106.5.).

Podróże służbowe oraz oddelegowanie osób zatrudnionych w jednostkach budżetowych (szkołach, przedszkolach publicznych czy też w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych), jak również osób zatrudnionych w oświatowych jednostkach niepublicznych, nie są uregulowane odrębnymi przepisami Ustawy o systemie oświaty czy też w Karcie nauczyciela. Oznacza to, że podróże służbowe oraz oddelegowania nauczycieli, a także pracowników niepedagogicznych są rozliczane na zasadach analogicznych – tj. tak jak w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w każdej innej jednostce.

Pracownicy wysyłani przez pracodawcę do pracy poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, będą odbywali podróże służbowe lub ich podróże będą stanowiły oddelegowanie. Rozróżnienie podróży służbowych od oddelegowania jest bardzo istotne – inne skutki podatkowe mają bowiem podróże służbowe, a inne oddelegowanie. W praktyce rozgraniczenie pomiędzy podróżą służbową i oddelegowaniem powoduje trudności i wątpliwości interpretacyjne. Wynika to z faktu, że przepisy prawa i orzecznictwo sądowe nie rozstrzygają wprost, co należy rozumieć pod tymi dwoma pojęciami.

Podróż służbowa

Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają definicji podróży służbowej – ograniczają się jedynie do stwierdzenia, że „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową” (art. 77⁵ § 1 k.p.). Na podstawie niniejszego przepisu można wskazać cechy podróży służbowej:

• w ramach podróży służbowej pracownik wykonuje zadanie pracownicze związane z zakresem obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku,
• podróż służbowa ma miejsce wyłącznie na polecenie pracodawcy (polecenie o charakterze pracowniczym, którego niewykonanie stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych),
• podróż służbowa odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Oddelegowanie

Kodeks pracy w ogóle nie odnosi się do pojęcia oddelegowania. Jednakże w doktrynie prawa pracy oraz w praktyce gospodarczej przyjęło się, że:

• oddelegowanie trwa od trzech do sześciu miesięcy,
• wyjazd dokonywany jest do miejsca innego niż wskazane w umowie o pracę,
• w przypadku oddelegowania wymagane jest podpisanie aneksu do umowy lub wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 4 k.p.).

Kryteria odróżniające

Można więc wywnioskować, że kryteria odróżniające podróż służbową od oddelegowania to głównie rodzaj, czas trwania i charakter wykonywanych czynności. W konsekwencji dyrektor placówki oświatowej, wysyłając pracownika w podróż, powinien każdorazowo rozpoznać, czy podróż taka stanowi podróż służbową czy też oddelegowanie. Dyrektor może przy tym kierować się poniższymi kryteriami, tj. podróż służbowa:

• odbywa się, gdy w ramach zwykłych obowiązków pracownika występuje zjawisko niecodzienne, okazjonalne – pracownik w ramach oddelegowania wykonuje inne prace czy zadania niż te, które stanowią jego podstawowy zakres obowiązków pracowniczych wynikających z umowy o pracę,
• jest sporadyczna i ma krótki czas trwania,
• obejmuje wykonanie konkretnie określonego zadania,
• za podstawę ma polecenie służbowe – obowiązek jego wykonania.

Natomiast oddelegowanie:

• wiąże się z wykonywaniem przez pracownika pracy obejmującej zakres jego zwykłych czynności pracowniczych (wynikających z umowy o pracę),
• dotyczy stałej pracy (zazwyczaj za granicą) – co ważne – wykonywanej na rzecz swojego pracodawcy,
• trwa wiele miesięcy (dłużej niż w przypadku podróży służbowej),
• polega na zmianie miejsca wykonywania pracy na określony czas (ale nie stałego miejsca wykonywania pracy), a zmiana ta dokonywana jest za porozumieniem stron (brak czynnika narzucenia miejsca pracy przez pracodawcę).

Zagraniczna podróż służbowa/oddelegowanie – miejsce opodatkowania dochodów pracownika