OPUBLIKOWANO: 23 MARCA 2016
ZAKTUALIZOWANO: 22 STYCZNIA 2018

Instrukcja kancelaryjna w przedszkolu niepublicznym

Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1506 ze zm.),
• Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2203),
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 59 ze zm.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646).

Obowiązujące Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określa instrukcję kancelaryjną dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Akt ten nie ma zatem zastosowania ani do przedszkoli publicznych, ani do przedszkoli niepublicznych.

Obowiązek utworzenia instrukcji kancelaryjnej dla przedszkoli publicznych wynika jednak z treści Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która w art. 6 ust. 1 stanowi, że organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie i ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

• powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
• nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.

Przedszkole samorządowe jest w rozumieniu tej regulacji samorządową jednostką organizacyjną, zatem jego dyrektor ma obowiązek chronienia jego dokumentacji. O tym natomiast, że obowiązek ten jest wykonywany m.in. przez utworzenie instrukcji kancelaryjnej, wprost przesądza regulacja art. 6 ust. 2 pkt 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych, czyli również dyrektorzy samorządowych przedszkoli, określają instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych.

O ile więc przedszkola samorządowe, jako samorządowe jednostki organizacyjne, mają obowiązek posiadania instrukcji kancelaryjnej, o tyle Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach