STAN PRAWNY NA 29 LIPCA 2024 

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, w tym dyrektora każdej placówki oświatowej, jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Musi być ona prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami prawa pracy, a jej zawartość jest ściśle określona. O jakich dokumentach należy pamiętać w każdej szkole i przedszkolu?

Dokumentacja pracownicza to dokumentacja związana z łączącym obie strony stosunkiem pracy. Dyrektor szkoły, jako pracodawca, ma także obowiązek prawidłowego prowadzenia akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy).

Dokumentację pracowniczą – w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników – należy przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 i 6a k.p.) i zagrożone jest karą grzywny. Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) „(…) pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Ważne!
Według § 94 pkt 9a k.p. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku wyboru formy elektronicznej rozdziały 3 i 4 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej określają sposób jej prowadzenia i przechowywania.

Dokumenty potrzebne do sporządzenia umowy o pracę

Przed zatrudnieniem pracownika trzeba skierować go na wstępne badania lekarskie. Aby uzyskać dane osobowe niezbędne do wystawienia skierowania, należy wręczyć pracownikowi kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (zał. nr 1).

Należy pamiętać, iż zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jest katalogiem zamkniętym. Są to:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo pracodawca może żądać złożenia świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów:

• potwierdzających okresy zatrudnienia,
• obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy.

Nowy pracownik może ponadto przedłożyć dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, a także dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. 

Ważne!
Pracownikowi zawsze należy zwrócić oryginały złożonych dokumentów, zachowując w aktach jedynie ich odpisy lub kopie.

Aby pracodawca mógł prawidłowo sporządzić umowę i uwzględnić uprawnienia pracownika związane z zatrudnieniem, powinien przekazać pracownikowi następujące dokumenty do wypełnienia:

• kwestionariusz osobowy pracownika,
• kartę przyjęcia pracownika,
• klauzulę informacyjną kandydata do pracy,
• klauzulę informacyjną pracownika,
• oświadczenie dla celów podatkowych,
• PIT-2,
• informację o uprawnieniach związanych z rodzicielstwem,
• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dokumenty związane z powstaniem stosunku pracy

Po otrzymaniu tych wszystkich wypełnionych dokumentów oraz dostarczeniu świadectw pracy i świadectw ukończonych szkół pracodawca może sporządzić dokumenty związane z powstaniem stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem. Są to:

• umowa o pracę,
• dodatkowe warunki zatrudnienia,
• zakres obowiązków.

Przepisy prawa pracy przewidują trzy rodzaje umów o pracę:

• na okres próbny,
• na czas określony,
• na czas nieokreślony.

Ponadto umowy na czas określony zawiera się maksymalnie na okres 33 miesięcy między tymi samymi stronami, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3. Oznacza to, że każdorazowo czwarta umowa na czas określony powinna być zawierana na czas nieokreślony.

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji (np. zatrudnienie członków zarządu na okres czterech lat),
• gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– przepis art. 29 § 1¹ k.p. nakłada obowiązek określenia w umowie tego celu lub tych okoliczności przez zamieszczenie informacji o przyczynach obiektywnie uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, z informacją, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. (obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, częstość wypłat wynagrodzenia za pracę, przysługujący wymiar urlopu, obowiązujący okres wypowiedzenia), oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.

Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

Akta osobowe pracownika

Akta osobowe pracodawca musi założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika. Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane. Pracownik ma zawsze prawo wglądu do akt osobowych, a co za tym idzie – prawo weryfikowania zasadności i prawdziwości gromadzonych w aktach informacji na swój temat.

Zgodnie z art. 3 ww. Rozporządzenia akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują:

1. Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1²