STAN PRAWNY NA 14 KWIETNIA 2022 System informacji oświatowej – obowiązki poradni Opracował i zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.), • Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1915 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.), • Ustawa z dnia 21 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy o systemie informacji oświatowej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2017 r. poz. 949), • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1930 ze zm.). Elementy Systemu Informacji Oświatowej zostały wskazane w art. 2 Ustawy o systemie informacji oświatowej. Zgodnie z tym przepisem system ten stanowi baza danych SIO oraz system teleinformatyczny. Zauważyć należy, że taka treść przywołanej regulacji została ustalona przez największą od lat nowelizację z 21 kwietnia 2017 r. Zlikwidowała ona m.in. tzw. lokalne bazy danych SIO, których istnienie przywołany art. 2 przewidywał przed wejściem w życie nowelizacji. Zmiany te były związane z kwestiami technologicznymi funkcjonowania Systemu Informacji Oświatowej i dotyczyły zmiany architektury SIO, usprawnienia komunikacji użytkowników SIO i modyfikacji schematu przekazywania danych. Wcześniejsza architektura SIO obejmowała centralną bazę danych SIO oraz lokalne bazy danych. Komunikacja bazy danych SIO i kilkudziesięciu tysięcy lokalnych baz danych stwarzała istotne problemy, uniemożliwiając pracę na wielu stanowiskach w danej szkole lub placówce oświatowej. Dotychczasowa architektura SIO nie była też odporna na awarie lokalnych komputerów, co często powodowało utratę danych przez jednostki. W celu odzyskania informacji musiały one przeprowadzać czasochłonną procedurę, wymagającą złożenia wniosku do Ministerstwa Edukacji Narodowej o odzyskanie danych. Uzasadnienie do przywołanej nowelizacji wskazuje natomiast, że dostęp do bazy danych SIO przez przeglądarkę internetową umożliwi wykorzystanie wielu stanowisk pracy w danej jednostce, a tym samym znacznie ułatwi i usprawni proces przekazywania danych przez podmioty do tego zobowiązane. Zgodnie z art. 4 Ustawy o systemie informacji oświatowej baza danych SIO to centralny zbiór danych prowadzony przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, w skład którego wchodzą następujące zbiory danych: • szkołach i placówkach oświatowych oraz ich zespołach, czyli tzw. RSPO – Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, • o innych danych niż wykazywane w RSPO, • o innych jednostkach niż wykazywane w RSPO, ale wykonujących zadania z zakresu oświaty, zwane w Ustawie „zbiorami danych jednostek”, • o uczniach, • o nauczycielach. Należy również zwrócić uwagę na art. 5a Ustawy dotyczący tzw. wyodrębnionych zbiorów danych. Przepis ten nie tworzy dodatkowych zbiorów podobnych do nieistniejących już lokalnych baz danych SIO, ale reguluje zasady przekazywania informacji przez jednostki, w skład których wchodzą inne wyodrębnione podmioty. Zgodnie z tą regulacją w przypadku: • placówek oświatowych posiadających filie, • specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych, młodzieżowych ośrodków wychowawczych, młodzieżowych ośrodków socjoterapii i placówek kształcenia ustawicznego, w skład których wchodzą szkoły, • placówek oświatowych połączonych w zespół, • szkół w zakładach poprawczych i schroniskach dla nieletnich do bazy danych SIO informacje są przekazywane przez placówkę oświatową, w tym poradnię. W przypadku jednostek wymienionych w art. 5a baza danych SIO zawiera wyodrębnione zbiory danych dotyczące odpowiednio: • placówki oświatowej oraz jej filii, • placówek oświatowych połączonych w zespół, • poszczególnych szkół i placówek oświatowych połączonych w zespół, zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich oraz szkół w tych zakładach i schroniskach, • danych wspólnych dla, odpowiednio, szkoły i placówki oświatowej oraz jej filii, szkoły wchodzącej w skład placówki, szkół i placówek oświatowych połączonych w zespół. Ważne! Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy o SIO administratorem bazy danych SIO jest minister właściwy do spraw oświaty i wychowania. Przywołana nowelizacja z 21 kwietnia 2017 r. uchyliła natomiast art. 6 ust. 2 Ustawy, zgodnie z którym administratorem lokalnej bazy danych SIO był kierownik podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych SIO. W przypadku bazy danych prowadzonej przez poradnię psychologiczno-pedagogiczną jej administratorem był zatem dyrektor poradni. Przepis ten oczywiście stracił rację bytu w chwili zlikwidowania lokalnych baz danych SIO. Nadal funkcjonuje zbiór danych RSPO, czyli Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, wchodzący w skład bazy danych SIO. Gromadzone są w nim dane identyfikacyjne placówek, w tym poradni, a więc np.: • nazwa i nazwa skrócona, • rodzaj placówki oświatowej, • data założenia i data rozpoczęcia działalności, • nazwa zespołu, jeżeli szkoła lub placówka oświatowa wchodzi w skład zespołu, • numer REGON, a w przypadku placówki wchodzącej w skład zespołu (lub w skład specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego, młodzieżowego ośrodka wychowawczego, młodzieżowego ośrodka socjoterapii, centrum kształcenia ustawicznego, zakładu poprawczego lub schroniska dla nieletnich) także numer REGON tego zespołu (lub innej jednostki, w skład której wchodzi szkoła), • numer NIP (o ile został nadany), • adres siedziby placówki oświatowej oraz numer telefonu, numer faksu, adres poczty elektronicznej i strony internetowej, • dane dotyczące organu prowadzącego, w tym typ organu prowadzącego, jego nazwa i siedziba, a także numer REGON, a w przypadku gdy organem prowadzącym jest osoba fizyczna – jej imię (imiona), nazwisko, numer PESEL i adres zamieszkania oraz numer telefonu, numer faksu, adres poczty elektronicznej i strony internetowej, • status publicznoprawny: placówka publiczna lub placówka oświatowa niepubliczna, • adres do korespondencji na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz imię i nazwisko dyrektora, • dane niezbędne do wpisu do rejestru REGON oraz numer w RSPO i data wpisania do RSPO, • typ, nazwa oraz adres siedziby podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych placówki oświatowej do RSPO, • data ewentualnej likwidacji. Zwrócić należy uwagę na treść art. 7 ust. 1 pkt 28a Ustawy, którego obecna treść została nadana przez art. 83 pkt 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Zgodnie z tą regulacją w RSPO są gromadzone informacje o planowanym otrzymywaniu na kolejny rok budżetowy dotacji, o której mowa w art. 32 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Na podstawie tego przepisu poradnie publiczne oraz niepubliczne mogą otrzymywać dotacje z budżetu powiatu w wysokości i na zasadach ustalonych przez radę powiatu. Regulacja ta nie przesądza zatem o tym, że poradnia otrzyma dotację, a jedynie wskazuje, że powiat może taką dotację przyznać. Przepisy szczególne dotyczące poradni psychologiczno-pedagogicznych Należy zwrócić uwagę na przepisy zawarte w Ustawie o SIO dotyczące wyłącznie poradni psychologiczno-pedagogicznych. Pierwszym z nich jest art. 3 ust. 2 pkt 1 Ustawy, zgodnie z którym w SIO są gromadzone i przetwarzane dane osobowe dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju w placówkach oświatowych, oraz uczniów placówek oświatowych. Zgodnie z art. 8 pkt 2 Ustawy w bazie danych SIO w zbiorach danych szkół i placówek oświatowych są gromadzone m.in. następujące dane dziedzinowe dotyczące organizacji i działalności poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym poradni specjalistycznych: • liczba uczniów, nauczycieli i rodziców korzystających z pomocy poradni oraz liczba form tej pomocy – według form pomocy, • liczba diagnoz sporządzonych przez poradnię oraz liczba dzieci do trzeciego roku życia, dzieci w wieku, o którym mowa w art. 31 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, czyli objętych wychowaniem przedszkolnym, w tym objętych rocznym obowiązkowym przygotowaniem przedszkolnym, oraz uczniów, według typów szkół i klas – dla których sporządzono diagnozy, według rodzajów tych diagnoz; należy tu zauważyć, że wiek, o którym mowa w art. 31 ust. 1, to wiek od początku roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym dziecko kończy trzy lata, do końca roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym kończy ono siedem lat, • liczba dzieci do trzeciego roku życia, dzieci w wieku, o którym mowa w art. 31 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, w tym objętych rocznym obowiązkowym przygotowaniem przedszkolnym, oraz uczniów, według typów szkół i klas – uczestniczących w zajęciach organizowanych przez poradnię, według rodzajów tych zajęć, • liczba opinii innych niż opinia o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju wydanych przez poradnię oraz liczba dzieci do trzeciego roku życia, dzieci w wieku, o którym mowa w art. 31 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, w tym objętych rocznym obowiązkowym przygotowaniem przedszkolnym, oraz uczniów, według typów szkół i klas – dla których wydano opinie, według rodzajów tych opinii, • numer i data wydania opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenia o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, wraz z informacją, czy opinia lub orzeczenie zostało wydane dziecku do trzeciego roku życia, dziecku w wieku, o którym mowa w art. 31 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, w tym objętemu rocznym obowiązkowym przygotowaniem przedszkolnym, oraz uczniowi, według typu szkoły i klasy, do której uczeń uczęszcza, oraz informacją o rodzaju niepełnosprawności, a w przypadku niepełnosprawności sprzężonych – współwystępujących niepełnosprawności, niedostosowaniu społecznym lub zagrożeniu niedostosowaniem społecznym, • liczba uczniów, według etapu edukacyjnego, wobec których stwierdzono na podstawie orzeczenia brak potrzeby kształcenia specjalnego, indywidualnego przygotowania przedszkolnego, indywidualnego nauczania albo zajęć rewalidacyjno- wychowawczych. Przekazywanie danych Zgodnie z treścią art. 39 Ustawy o SIO w brzmieniu, w jakim ten przepis obowiązywał przed 24 lipca 2017 r., podmiot zobowiązany do przekazywania danych do zbiorów danych w bazie danych SIO: zbiorów placówek oświatowych, zbiorów danych jednostek, zbiorów danych o uczniach i zbiorów danych o nauczycielach przekazywał dane do bazy danych SIO bezpośrednio z prowadzonej przez ten podmiot lokalnej bazy danych SIO ze zbioru danych o placówce oświatowej, zbioru danych o jednostce, zbioru danych o uczniach i zbioru danych o nauczycielach. Z kolei zgodnie z art. 40 ust. 3 Ustawy poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, przekazywały do zbioru danych danej poradni, jako dane dziedzinowe dotyczące organizacji i działalności poradni, o których mowa w art. 8 pkt 2 lit. b–e, dane powstałe z przetworzenia danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych uczniów, o których mowa w art. 26a ust. 1 (korzystających z pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielanej przez poradnię), zgromadzonych w zbiorach danych uczniów w lokalnej bazie danych SIO prowadzonej przez poradnię. Zarówno art. 39, jak i 40 ust. 3 Ustawy przestały jednak obowiązywać w wyniku wejścia w życie nowelizacji z 21 kwietnia 2017 r. Nową treść otrzymał natomiast art. 40 ust. 2 Ustawy o SIO, zgodnie z którym poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne przekazują do zbioru danych danej poradni także dane dotyczące ich organizacji i działalności. Zwrócić tu również należy uwagę na nową treść art. 40 ust. 1 pkt 2 Ustawy, zgodnie z którym placówki, w tym poradnie, przekazują do zbioru danych danej placówki oświatowej dane dziedzinowe dotyczące liczby nauczycieli, z którymi rozwiązano stosunek pracy albo planowane jest jego rozwiązanie, albo których stosunek pracy wygasł lub wygaśnie. Ważne! Zgodnie z treścią art. 68 Ustawy o SIO do dostępu do bazy danych SIO jest upoważniony kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO, czyli dyrektor poradni, w zakresie przekazywania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych do bazy danych SIO, pozyskiwania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych z bazy danych SIO oraz pozyskiwania danych z rejestru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO. Dyrektor może też upoważnić do dostępu do bazy danych SIO pracownika lub wielu pracowników poradni, którą kieruje. Upoważnienia takie udzielane są na czas nie dłuższy niż pięć lat. Udzielenie upoważnienia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.