OPUBLIKOWANO: 5 LUTEGO 2016
Zarządzanie czasem pracy
Zarządzanie czasem, czy też sobą w czasie, to niezwykle przydatna umiejętność, nie polega ona jednak tylko na mechanicznym wypełnianiu grafików, ale ściśle wiąże się z efektywnym planowaniem, w którym trzeba również wziąć pod uwagę nasz indywidualny styl pracy, nasze obciążenie powtarzającymi się zadaniami oraz możliwość pojawienia się niespodziewanych sytuacji.
Planowanie pracy a styl działania
Wybitny polski psycholog Jan Strelau wprowadził pojęcie stylu działania odnoszące się do sposobu, w jaki realizujemy zadania (nie tylko zawodowe). Wiąże się ono z koncepcją temperamentu zaproponowaną przez tego samego badacza. Najpierw kilka słów wprowadzenia: jednym z wymiarów temperamentu, jakie wprowadza Strelau, jest tzw. reaktywność emocjonalna, odnosząca się do intensywności i łatwości wzbudzania emocjonalnej reakcji na bodźce. Wysoka reaktywność oznacza wysoką wrażliwość i niską odporność emocjonalną, niska – odwrotnie. Osoby niskoreaktywne potrzebują bodźców o większej sile (bardziej stymulujących), by osiągnąć emocjonalne wzbudzenie. Dzięki temu mają wyższą odporność na stres, ale też więcej potrzebują, by doświadczyć dreszczyku ekscytacji. Osoby wysokoreaktywne z kolei reagują intensywnie nawet na słabe bodźce, są więc też bardziej podatne na stres, słabiej radzą sobie pod presją czasu. Między tymi dwoma krańcami kontinuum są osoby osiągające średnie wyniki (i będące w większości).
W zależności od tego, czy jesteśmy mniej, czy bardziej reaktywni emocjonalnie, możemy preferować różne style pracy (działania):
- Styl wspomagający – typowy dla osób wysokoreaktywnych, które, aby utrzymać efektywność działania, stosują różne sposoby rozładowywania napięcia. U tych osób przewagę nad czynnościami zasadniczymi (bezpośrednio prowadzącymi do realizacji zadania) mają czynności pomocnicze (służące organizacji odpowiednich warunków do pracy i pośrednio wpływające na osiągnięcie celu, np. przygotowywanie miejsca pracy, zbieranie materiałów, poszukiwanie informacji). Innymi słowy, styl ten reprezentują osoby, które, by pracować efektywnie, muszą najpierw wszystko sobie dobrze przygotować; kiedy poziom stymulacji jest zbyt wysoki i wywołuje napięcie, ich efektywność pracy spada.
- Styl prostolinijny – typowy dla osób niskoreaktywnych, charakteryzuje się równowagą czynności zasadniczych i pomocniczych (lub przewagą tych pierwszych); kiedy poziom stymulacji jest zbyt niski (brakuje bodźców), spada ich efektywność pracy.
Jest zatem tak, że osoby wysokoreaktywne potrzebują dłuższych przygotowań do pracy, a zanim ją rozpoczną, chcą mieć pewność, że wszystko, co potrzebne, wiedzą i/lub mają pod ręką. Osoby te dla utrzymania efektywności pracy potrzebują komfortu związanego z niskim poziomem stymulacji – a więc jak najmniej czynników mogących wywołać stres (w tym też presji czasu!). Z kolei osoby niskoreaktywne nie potrzebują zbyt wielu przygotowań, wolą od razu „przejść do rzeczy”. Potrzebują za to stymulującego środowiska, lubią, kiedy „coś się dzieje”, a nie lubią nudy. Dobrze radzą sobie ze stresem, a presja czasu raczej je mobilizuje, niż utrudnia im działanie.
Planując swój grafik zarówno w dłuższej, jak i w krótszej perspektywie, warto brać pod uwagę to, który z powyższych stylów działania bardziej nam odpowiada (i pamiętać, że większość z nas jest pod tym względem gdzieś pośrodku).
Jeśli jesteśmy raczej wysokoreaktywni, lepiej unikajmy nagromadzenia wielu trudnych (a więc i bardziej stresujących) zadań w krótkich terminach – lepiej starać się rozkładać je równomiernie w tygodniu czy miesiącu, przeplatać zadania trudne łatwymi, przyjemne bardziej stresującymi. Starajmy się też unikać planowania realizacji zadań „na ostatnią chwilę”, ponieważ wówczas świadomość zbliżającego się terminu może utrudniać czy wręcz paraliżować naszą pracę. W planie dnia musimy uwzględnić naszą potrzebę realizowania czynności pomocniczych – nie zakładajmy więc, że od razu zabierzemy się za jakieś zadanie, ale doliczmy np. kwadrans na przygotowanie.
Z kolei osoby bardziej niskoreaktywne powinny tak planować swoje zadania, by dostarczać sobie odpowiedniego poziomu stymulacji – żeby nie było zbyt nudno i zbyt rutynowo. Tutaj presja czasu jest mniejszym problemem (może wręcz działać mobilizująco), ale warto pamiętać, że planowanie „na ostatnią chwilę” sprawia, że w razie nieoczekiwanych, opóźniających naszą pracę trudności może nam zabraknąć czasu, by zmieścić się w terminie.
Układanie realnych planów
