OPUBLIKOWANO: 3 LUTEGO 2016
Zwolnienia lekarskie w placówkach oświatowych
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632),
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23),
- Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.),
- Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz.1066 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U. z 2015 r. poz. 2013),
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. z 1999 r. Nr 65 poz. 743).
Jednym z powodów nieobecności nauczyciela bądź pracownika niepedagogicznego w miejscu pracy może być choroba. Stan ten musi zostać potwierdzony zwolnieniem lekarskim, które stanowi dowód usprawiedliwiający nieobecność pracownika w placówce oświatowej. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie tematyki związanej z koniecznością usprawiedliwiania i rozliczania nieobecności nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych we wszystkich rodzajach placówek oświatowych z powodu choroby, prawidłowego odczytywania informacji ze zwolnienia lekarskiego oraz naliczania wynagrodzenia za chorobę.
Usprawiedliwianie nieobecności z powodu choroby
Pracownik, który jest niezdolny do pracy z powodu choroby, powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy (§ 2 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy). W regulaminie pracy obowiązującym w danej placówce oświatowej należy doprecyzować sposób powiadomienia pracodawcy o nieobecności, np. telefonicznie, listownie itp.
Niedotrzymanie terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku zawiadomienia, zwłaszcza obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. W tym przypadku termin z § 2 ust. 2 stosuje się odpowiednio po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy.
Zgodnie z § 3 pkt 1 Rozporządzenia dowodem, na podstawie którego dyrektor placówki może usprawiedliwić nieobecność pracownika w pracy z powodu choroby, jest zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy. Zaświadczenie lekarskie może dotyczyć także choroby członka rodziny, którym pracownik powinien się zaopiekować.
Ważne! Zmiana przepisów
Od początku 2016 r. pracownik-pacjent może otrzymać od lekarza zwolnienie wystawione według dotychczasowych zasad – na papierowym formularzu (ZUS ZLA) albo w formie elektronicznej (e-ZLA). Natomiast od 1 stycznia 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
Zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi elektronicznych zwolnień lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA drogą elektroniczną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS z kolei udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS-u nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta zostanie przekazana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS-u.
W latach 2016–2017 będą więc równolegle funkcjonowały dwie drogi przekazywania zwolnień lekarskich do pracodawcy.
Obowiązek utworzenia profilu na PUE ZUS-u miał każdy pracodawca-płatnik składek, który jest zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli rozliczających składki za więcej niż pięć osób, do końca 2015 r.
Procedura postępowania po otrzymaniu zwolnienia
Pierwszym krokiem po otrzymaniu papierowego zwolnienia lekarskiego od pracownika powinno być zarejestrowanie daty jego dostarczenia (w praktyce oznacza to odnotowanie na odwrocie zwolnienia daty dostarczenia wraz z pieczątką i podpisem osoby przyjmującej). Nie trzeba tego robić, gdy zwolnienie lekarskie zostało przysłane pocztą, wówczas datą dostarczenia zwolnienia lekarskiego jest data nadania listu w placówce pocztowej (art. 57 § 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). W tym przypadku zwolnienie lekarskie powinno się przechowywać wraz z kopertą.
Zwolnienie lekarskie pracownik musi dostarczyć nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania (art.23 Ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw). Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25 proc. wysokości zasiłku przysługującego za okres od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika. Należy pokreślić, że przepis mówi o obniżeniu wysokości zasiłku chorobowego. Brakuje natomiast podstaw prawnych do obniżenia wysokości wynagrodzenia za chorobę, jeżeli pracownik jest jeszcze uprawniony do otrzymania wynagrodzenia za chorobę, gdyż nie wykorzystał limitu 33 dni.
Z kolei gdy lekarz wystawi e-ZLA, pracownik nie będzie musiał dostarczać zwolnienia pracodawcy. E-ZLA zostanie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS-u. Pracownika nie będzie więc obowiązywał termin siedmiu dni na dostarczenie zwolnienia i nie będzie mu groziło ewentualne obniżenie zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu.
Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA będzie przekazany pracownikowi-ubezpieczonemu:
- gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS-u wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie posiada profilu na PUE ZUS-u,
- na żądanie ubezpieczonego, nawet jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS-u.
Płatnik składek, który nie ma profilu na PUE ZUS-u, otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku).
Zaświadczenie lekarskie – zasady wystawiania
Zgodnie z § 6 Rozporządzenia w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub konieczności osobistego sprawowania przez pracownika opieki nad chorym członkiem rodziny lekarz może wystawić wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny.
Zaświadczenie lekarskie lekarz wystawia na okres, w którym pracownik ze względu na stan zdrowia powinien powstrzymać się od pracy, jednak nie dłuższy niż do dnia, w którym niezbędne jest przeprowadzenie ponownego badania stanu zdrowia ubezpieczonego. Zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania (§ 7 i 8 Rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że pracownik, jeżeli zachoruje wieczorem i pójdzie tego dnia do lekarza, może dostać zwolnienie lekarskie od dnia następnego.
