STAN PRAWNY NA 4 LISTOPADA 2024
Niezależnie od tego, czy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony przez pracodawcę obligatoryjnie, czy też dobrowolnie, w zakładzie pracy powinien być opracowany regulamin takiego funduszu. W poniższym artykule sygnalizowane są najważniejsze kwestie związane z tworzeniem prawidłowego regulaminu ZFŚS.
Przygotowania do utworzenia regulaminu
Pracodawca, u którego będzie funkcjonował zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jest zobowiązany do przygotowania regulaminu zawierającego przede wszystkim zasady korzystania ze środków tego funduszu. Należy bowiem zauważyć, że przepisy nie precyzują szczegółowych sposobów wykorzystania środków ZFŚS. W tym właśnie celu warto stworzyć regulamin, który nie tylko pozwoli określić, jakie świadczenia socjalne mają charakter nieodpłatny, a jakie odpłatny, ale także umożliwi doprecyzowanie wielu innych niezbędnych regulacji związanych z funkcjonowaniem ZFŚS – w tym m.in. wskaże źródła finansowania funduszu czy osoby uprawnione do skorzystania z jego środków.
Przed przystąpieniem do tworzenia projektu regulaminu ZFŚS pracodawca powinien odpowiednio się do tego przygotować. W tym celu musi podjąć działania, które pozwolą na lepsze skonstruowanie i adresowanie pomocy socjalnej. Pomoc ta bowiem powinna być stosowna do potrzeb osób zatrudnionych. Nie ulega wątpliwości, że pracodawca powinien dysponować przynajmniej podstawowymi i aktualnymi informacjami o sytuacji socjalnej pracowników oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), o ich potrzebach i preferencjach. Informacje te są niezbędne do prawidłowego rozdysponowania środków z ZFŚS. Należy przy tym pamiętać, że nieprawidłowe jest przyznawanie środków z ZFŚS w jednakowej wielkości. Wyjątkiem byłaby jedynie sytuacja, w której wszyscy pracownicy mieliby identyczną sytuację socjalną, co w praktyce jest mało prawdopodobne.
Pracodawcy mogą wykorzystać częściowe informacje o stanie rodzinnym pracowników wynikające z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika bądź ze zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego. Opracowanie regulaminu będzie wymagało uprzedniego przeanalizowania danych zebranych w tych dokumentach. W pozostałym zakresie niezbędne będzie zebranie informacji o sytuacji osób uprawnionych, np. w formie oświadczenia. Zbieranie powyższych faktów odbywa się na etapie poprzedzającym tworzenie regulaminu i służy wyłącznie do skonstruowania jego zapisów w sposób umożliwiający optymalne wykorzystanie środków.
Podstawa prawna tworzenia regulaminu i tryb jego wprowadzenia
Poprawnie skonstruowany regulamin ZFŚS powinien zawierać podstawę prawną jego sporządzenia. W tym celu pracodawca powinien przed przystąpieniem do projektowania regulaminu zapoznać się z obowiązującymi aktami prawnymi dotyczącymi zagadnienia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Podstawy prawne tworzenia funduszu, a tym samym jego regulaminu, wynikają z
