STAN PRAWNY NA 28 KWIETNIA 2023 Problemy związane z naliczaniem i wypłacaniem wynagrodzenia Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny, zaktualizował: Dariusz Dwojewski, prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i prawa oświatowego, autor wielu publikacji w tej tematyce, wykładowca na kursach, szkoleniach i studiach podyplomowych z zakresu prawa pracy w szkołach i placówkach oświatowych, prowadzi kancelarię prawną zajmującą się m.in. obsługą prawną jednostek oświatowych; Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.), • Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 stycznia 2016 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (M.P. z 2016 r. poz. 46). Prawidłowe naliczenie i wypłata wynagrodzenia na rzecz pracowników to niezwykle istotna kwestia, ponieważ nieprawidłowości i błędy popełnione w tym zakresie mogą być źródłem wymiernych roszczeń finansowych pracowników. Niewypłacenie wynagrodzenia w terminie Zgodnie z art. 85 § 1 Kodeksu pracy wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, ponadto – według art. 86 § 1 k.p. – w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy z uwagi na liczbę zatrudnionych pracowników, obowiązany jest poinformować pracownika na piśmie o terminie, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia do siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 pkt 2 k.p.). Niewypłacenie przez pracodawcę wynagrodzenia w ustalonym terminie bądź jego wypłata z opóźnieniem uprawniają pracownika do żądania odsetek za czas opóźnienia. Podstawą jest w tym przypadku art. 481 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. Odsetki stanowią zatem swego rodzaju odszkodowanie dla pracownika z tego tytułu, iż nie otrzymał należnego mu wynagrodzenia w terminie. Jeżeli strony nie ustaliły inaczej (np. w umowie o pracę), pracownikowi przysługują odsetki ustawowe, które w chwili obecnej wynoszą 5 proc. w skali roku (Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 stycznia 2016 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych). Nalicza się je od wynagrodzenia w kwocie brutto. W praktyce część pracodawców uiszcza odsetki od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia dopiero wówczas, kiedy pracownik się o to upomni. Należy jednak zaznaczyć, że mimo iż przepis art. 481 k.c. stanowi, że wierzyciel może żądać odsetek, nie oznacza to, że pracodawca nie jest obowiązany wypłacić pracownikowi należności z własnej inicjatywy. W szczególności warto zwrócić uwagę, że w przypadku, gdy pracodawca wypłaca spóźnione wynagrodzenie bez uwzględnienia kwoty odsetek, spóźnioną wpłatę składników należnego wynagrodzenia pracownik może – według Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 7 maja 1998 r. (I PKN 88/98) – zarachować w pierwszej kolejności na zaspokojenie zaległych odsetek. Wypłata wynagrodzenia w nieprawidłowej wysokości W praktyce zdarza się, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie w zbyt niskiej bądź w zbyt wysokiej kwocie w stosunku do tej, jaka przysługuje mu z tytułu stosunku pracy. Przeważnie tego rodzaju sytuacje są wynikiem błędu osób odpowiedzialnych za jego naliczanie i wypłatę. Sposób postępowania zależy od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z niedopłatą czy też z nadpłatą. W pierwszym przypadku pracodawca obowiązany jest uzupełnić wynagrodzenie pracownika, zaś pracownik może żądać odsetek ustawowych od niewypłaconej w terminie kwoty wynagrodzenia na zasadach opisanych powyżej. Bardziej skomplikowana jest sytuacja, w której pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie w wysokości wyższej niż faktycznie mu przysługująca, zwłaszcza jeżeli pracownik odmawia dobrowolnego zwrotu otrzymanej nienależnie kwoty. W tym przypadku pracodawca nie może samodzielnie dokonać potrącenia wypłaconej nadwyżki z wynagrodzeniem pracownika za kolejny miesiąc – takie działanie nie mieści się bowiem w zawartym w art. 87 k.p. katalogu dozwolonych potrąceń. Oznacza to, że aby go dokonać, pracodawca musi – zgodnie z art. 91 k.p. – uzyskać na to uprzednią zgodę pracownika wyrażoną na piśmie. Jeżeli pracownik nie zwrócił dobrowolnie nadpłaconej kwoty, jak również nie wyraził zgody na jej potrącenie, pracodawca może domagać się zwrotu na drodze postępowania sądowego na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Zgodnie z art. 405 k.c. ten, kto uzyskał korzyść majątkową bezpodstawnie, jest zobowiązany do jej zwrotu w naturze lub do zwrotu jej równowartości. Jednak – jak stanowi przepis art. 409 k.c. – obowiązek zwrotu korzyści wygasa, gdy ten, kto uzyskał korzyść, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był się liczyć z obowiązkiem zwrotu. Zasadniczo zatem pracownik, który otrzymuje wynagrodzenie w zawyżonej kwocie, powinien liczyć się z faktem, że mu się ono nie należy i że otrzymał je przez pomyłkę. Tym samym powinien mieć świadomość, że ma obowiązek jego zwrotu. Wyrażona w art. 409 k.c. zasada w zakresie, w jakim odnosi się do „liczenia się z obowiązkiem zwrotu”, na gruncie prawa pracy nabiera szczególnego znaczenia. W orzecznictwie spotkać się można również z bardzo daleko idącymi stanowiskami. W Wyroku z dnia 7 lipca 2001 r. (I PKN 408/00) wskazano, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę jest spełniane zasadnie oraz zgodnie z prawem, dlatego też nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. Przyjęcie takiego stanowiska stawiałoby pracownika w bardzo uprzywilejowanej pozycji, gdyż praktycznie w każdej sytuacji otrzymania wynagrodzenia w nienależnej wysokości mógłby skutecznie bronić się przed jego zwrotem. Podsumowując, należy zauważyć, że na gruncie prawa pracy odzyskanie od pracownika nienależnie wypłaconego wynagrodzenia na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu jest trudniejsze, zaś skuteczność powództwa pracodawcy uzależniona będzie w dużej mierze od okoliczności faktycznych dotyczących konkretnego pracownika, w szczególności tych dotyczących przysługujących mu w ramach stosunku pracy świadczeń. Przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu znajdą również zastosowanie w przypadku, gdy pracodawca dokona przelewu na błędne konto bankowe, w tym także należące do osoby, która nie jest jego pracownikiem. Innym sposobem odzyskania nieprawidłowo wypłaconego wynagrodzenia jest pociągnięcie do odpowiedzialności materialnej pracownika odpowiedzialnego za obliczanie wynagrodzeń. Zgodnie z art. 114 k.p. pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Oznacza to, że w sytuacji gdy pracownik, w którego zakresie obowiązków leży obliczanie i wypłacanie wynagrodzeń pracowników, popełni błąd, na skutek którego pracownik bezzasadnie otrzymał zawyżone wynagrodzenie, pracodawca może domagać się odszkodowania od tego pracownika, jeżeli ten, który uzyskał wzbogacenie, odmówi jego zwrotu. O wysokości odszkodowania, jeżeli przekroczy ono trzymiesięczne wynagrodzenie, przesądzi wina pracownika w niedopełnieniu obowiązków służbowych, związanych z obliczeniem wynagrodzenia. Wina umyślna istnieje wówczas, gdy pracownik, naruszając obowiązki, albo chce wyrządzić szkodę w mieniu pracodawcy, albo przewiduje możliwość spowodowania szkody i godzi się na to. O działaniu umyślnym można mówić wówczas, gdy wyrządzenie szkody jest objęte zamiarem pracownika, bezpośrednim lub ewentualnym (Wyrok Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 29 czerwca 2018 r., III APa 6/17). Potrącenie z wynagrodzenia pracownika na rzecz banków i innych instytucji kredytowych W kontekście dopuszczalności dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za zgodą pracownika warto wskazać na funkcjonującą od jakiegoś czasu praktykę banków oraz innych instytucji udzielających kredytów. W przypadku zalegania przez pracownika (kredytobiorcę) z zapłatą rat kredytowych podmioty te zwracają się do pracodawcy z żądaniem dokonywania potrąceń rat z wynagrodzenia należnego pracownikowi. W większości przypadków przedkładają przy tym pisemne oświadczenie pracownika zawierające jego zgodę na dokonywanie takich potrąceń. Warto mieć świadomość, że tego rodzaju praktyka nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach. Przede wszystkim należy zauważyć, że art. 91 k.p. stanowi o „możliwości” potrącania z wynagrodzenia za pisemną zgodą pracownika. Przepis ten nie nakłada zatem na pracodawcę obowiązku dokonywania takich potrąceń. Obowiązek taki powstanie po stronie pracodawcy dopiero w momencie uzyskania przez bank tytułu wykonawczego i wszczęcia na jego podstawie postępowania egzekucyjnego. Ponadto o zobowiązaniu do dokonywania potrąceń można mówić ewentualnie w przypadku wyrażenia przez pracodawcę uprzedniej zgody na dokonywanie potrąceń na rzecz osoby trzeciej (uzyskiwanie takiej zgody od pracodawcy jest praktyką niektórych banków udzielających kredytów). Źródłem obowiązku w zakresie dokonywania potrąceń jest jednak wówczas nie tyle sama zgoda pracownika, co porozumienie zawarte w tym zakresie pomiędzy bankiem a pracodawcą. Jeżeli pracodawca nie zaciągnął takiego zobowiązania, należy uznać, że potrącenie przez niego części wynagrodzenia pracownika na rzecz osoby trzeciej jest dobrowolne oraz zależy tylko i wyłącznie od jego uznania. Niezależnie od powyższego, aby ocenić, czy w danym przypadku istnieją w ogóle podstawy do dokonania dobrowolnego potrącenia z wynagrodzenia pracownika, należy przede wszystkim ustalić, czy zgoda udzielona przez niego przy zaciąganiu kredytu bądź pożyczki została udzielona skutecznie, tj. czy spełnia wymogi wynikające z art. 91 k.p. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy zgoda pracownika na potrącanie z wynagrodzenia należności na poczet osób trzecich nie może mieć charakteru dowolnego. Jest to o tyle istotne, że potrącenie dobrowolne wykonane bez zgody pracownika powoduje, że pracodawca nie wypłaca należnego wynagrodzenia i dokonuje bezpodstawnego potrącenia, co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 k.p.). Po pierwsze zgoda ta musi więc mieć charakter pisemny. Pracodawca, który uzyskał jedynie ustną zgodę, będzie narażony na negatywne konsekwencje w przypadku zaprzeczenia przez pracownika jej złożenia. Po drugie zgoda musi dotyczyć istniejącej wierzytelności. Sąd Najwyższy w Uchwale z dnia 4 października 1994 r. (I PZP 41/94) wskazał, iż z przepisu art. 91 k.p. wynika, że wyrażenie przez pracownika w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, jakie mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji, jako sprzeczne z prawem jest nieważne. Pracownik nie może zatem skutecznie wyrazić zgody na potrącanie przez pracodawcę należności, jeżeli w dniu wyrażenia zgody wierzytelności te jeszcze nie powstały. Ponadto w Wyroku z dnia 5 maja 2004 r. (I PK 529/03) Sąd Najwyższy podkreślił, że zgoda pracownika nie może być „blankietowa”, tzn. dokonana nie w odniesieniu do znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty, ale do wynagrodzenia niedoborów, które mogłyby się ujawnić w przyszłości. Podsumowanie Należy stwierdzić, że potrącenie przez pracodawcę zaległych rat kredytowych czy pożyczkowych z wynagrodzenia pracownika jest niewątpliwie dla niego korzystne, gdyż nie zostaje obciążony kosztami przeprowadzenia postępowania sądowego ani postępowania egzekucyjnego. Trudno natomiast wskazać na konkretne korzyści związane z dokonywaniem potrąceń po stronie pracodawcy. Wręcz przeciwnie, konieczność dokonywania potrąceń z wynagrodzenia i ich przekazywanie na rzecz banku może się wiązać dla niego z dodatkowymi kosztami, np. w postaci odpłatności za przelewy, którymi nie ma prawa obciążać pracownika, jeżeli nie uzyskał na to jego pisemnej zgody. Mając na względzie możliwe wątpliwości co do skuteczności udzielonej przez pracownika zgody na potrącenie zaległych rat kredytu bądź pożyczki z wynagrodzenia, a także możliwe konsekwencje po stronie pracodawcy w przypadku zakwestionowania jego zasadności, bezpieczniejszym dla pracodawcy rozwiązaniem jest odmowa dokonania tego rodzaju potrąceń.