STAN PRAWNY NA 7 MARCA 2024
Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dokumentowanie kontroli zarządczej jest jednym z elementów standardu – mechanizmu kontroli. W standardach sformułowane są jedynie podstawowe wymagania, nie ma w nich żadnych przykładów gotowych procedur.
Warto pamiętać, że w ramach mechanizmów kontroli wyróżniamy:
- dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
- nadzór,
- ciągłość działalności,
- ochronę zasobów,
- szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
- mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.
Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki, działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego.
Zgodnie ze standardami na dokumentowanie systemu kontroli zarządczej składają się wszelkie wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne. Ogólnie można więc stwierdzić, że Ustawa o finansach publicznych zaliczyła do mechanizmów kontroli praktycznie wszystkie wewnętrzne regulacje danej poradni.
Mechanizmy kontroli powinny występować w poradni w zasadzie na wszystkich szczeblach zarządzania i odnosić się do wyników procesu analizy ryzyka. Ich celem ma być ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może zaakceptować. Innymi słowy, dokumentowanie kontroli, czyli tworzenie wewnętrznych regulacji w poradniach psychologiczno-pedagogicznych, powinno odpowiadać ryzyku zagrażającemu działalności danej jednostki. Zatem gdyby w ramach samooceny kontroli zarządczej lub analizy ryzyka okazało się, iż w jednostce istnieje zagrożenie dla przeprowadzanych procesów finansowych, wówczas odpowiedzią dyrektora poradni powinna być zmiana bądź uzupełnienie procedur tak, aby zminimalizowana była możliwość wystąpienia danego ryzyka. Najprostszym przykładem jest tu procedura kontroli finansowej, która powinna być na bieżąco aktualizowana i modyfikowana w razie zidentyfikowania ryzyka dla działalności poradni.
