OPUBLIKOWANO: 11 STYCZNIA 2016

Korespondencja zewnętrzna. Część II. Pisma tradycyjne

Opracował: Grzegorz Całek, dyrektor Instytutu Inicjatyw Pozarządowych, współautor książek Rodzice w szkole. Poradnik dla rad rodziców oraz Rodzice w szkole, przedszkolu, na osiedlu, inicjator programu „Rodzice w szkole”

Forma korespondencji

Forma tradycyjnego pisma jest równie ważna, co jego treść, jeśli nie ważniejsza: to ona właśnie jest odpowiedzialna za pierwsze wrażenie odbiorcy. Poprawnie i starannie sporządzony list może wpływać na wizerunek placówki. Oto najważniejsze zasady związane z wyglądem oficjalnej korespondencji poradni:

• pisma piszemy na kartkach formatu A4, zwykle na papierze firmowym,
• po obu stronach zawsze zostawiamy margines – to sprawia, że pismo jest bardziej przejrzyste, a więc łatwiejsze w czytaniu; lewy margines może być nieco szerszy, co pozwoli wpiąć kartkę do segregatora bez przysłaniania części treści,
• napisanie całego pisma ręcznie jest niedopuszczalne, podobnie jak na maszynie – standardem dziś jest pisanie na komputerze,
• treść powinna być przejrzyście ułożona na stronie, na większej części kartki; tekst należy podzielić na akapity, stosować wyróżnienia najważniejszych fragmentów, należy jednak unikać zbyt wielu wyróżnień.
• należy unikać stosowania zbyt wielu czcionek, różnej ich wielkości, a także wykorzystywania kolorów – standardem jest czarny druk, a jedynym elementem kolorowym powinien być papier firmowy. Wbrew pozorom nadmiar wyróżnień, czcionek oraz kolorów utrudnia, a nie ułatwia zapoznanie się z treścią i zorientowanie się, co jest w piśmie najważniejsze.

Oficjalne pismo, także to pisane w poradni, składa się zwykle z następujących części:

• dane nadawcy,
• miejscowość i data,
• adresat,
• zwrot powitalny,
• treść zasadnicza,
• akapit końcowy,
• zwrot końcowy (wyrażający szacunek),
• podpis nadawcy,
• ewentualnie informacje o załącznikach, innych odbiorcach.

Dane nadawcy