STAN PRAWNY NA 16 KWIETNIA 2019 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w żłobku niepublicznym Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. Nr 43 poz. 349). O ile w publicznych placówkach oświatowych funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest normą, o tyle w jednostkach niepublicznych fundusz ten stanowi rzadkość. Nie oznacza to jednak, że żłobki niepubliczne zostały całkowicie pozbawione możliwości korzystania z tej formy działalności socjalnej. Artykuł przybliża najważniejsze informacje związane z funkcjonowaniem ZFŚS. W jakim celu tworzy się zakładowy fundusz świadczeń socjalnych? Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych można zdefiniować jako specjalny fundusz tworzony przez pracodawców w celu finansowania działalności socjalnej i dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych. Środki pieniężne przeznaczone na jego cele gromadzone są przez pracodawcę na specjalnie wyodrębnionym rachunku bankowym. Mogą być wydatkowane jedynie na cele socjalne, co oznacza, że pracodawcy z ZFŚS mogą finansować wyłącznie działalność socjalną, a nie np. bieżące koszty funkcjonowania żłobka. Finansowanie działalności z ZFŚS przez pracodawcę nie może być dowolne. Ustawodawca zastrzegł, że przez działalność socjalną należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz: • różnych form wypoczynku, • działalności kulturalno-oświatowej, • działalności sportowo-rekreacyjnej, • opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, • udzielania pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej, • zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Ograniczenie to ma wyeliminować niebezpieczeństwo, że środki z funduszu zostaną potraktowane jako uzupełnienie pensji pracowników lub zostaną wykorzystane do innych celów, niezgodnych z ich przeznaczeniem, np. zakupu kwiatów okolicznościowych, finansowania szkoleń, zakupu materiałów, posiłków, dowozu do pracy. Podstawa prawna tworzenia ZFŚS w żłobkach niepublicznych Podstawą tworzenia ZFŚS jest Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Określa ona zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu i gospodarowania jego środkami. W placówkach niepublicznych tworzenie funduszu jest obligatoryjne w przypadku, gdy jednostki te zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.. Pełny etat to także zatrudnienie na mniej niż 40 godzin tygodniowo. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku, gdy dla danej grupy pracowników określona ustawa obniża dopuszczalne normy czasu pracy, np. w przypadku pracowników niepełnosprawnych. Inną sytuacją, która może zobowiązać pracodawcę do utworzenia funduszu, jest przypadek gdy zatrudnia on na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a zakładowa organizacja związkowa skieruje do pracodawcy wniosek z takim żądaniem (art. 3 ust. 1c Ustawy o ZFŚS). Należy zauważyć, że szczegółowy sposób wyliczenia liczby osób zatrudnionych w żłobku niepublicznym powinien uwzględniać wytyczne zawarte w Rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zgodnie z tym aktem prawnym pracodawca powinien zsumować przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzielić tę sumę przez 12. Częstym problemem jednostek, w których funkcjonuje ZFŚS, są zmiany stanu zatrudnienia, jakie następują w ciągu roku. Warto pamiętać, że zmiany te nie powodują korekty odpisów na ZFŚS w tym okresie. Na koniec roku należy skorygować jednak odpis na ZFŚS, uwzględniając faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników. W praktyce jednak ciężko będzie znaleźć żłobek, który będzie zobowiązany, na podstawie powyższych zasad, do utworzenia ZFŚS. Tworzenie ZFŚS w żłobkach niepublicznych może być jednak nie tylko obligatoryjne, ale również fakultatywne. Fundusz może zostać utworzony w placówce niepublicznej, która nie jest do tego zobowiązana (w sytuacji, gdy na 1 stycznia danego roku nie zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Zgodnie z Ustawą o ZFŚŚ żłobki niepubliczne niezobligowane do utworzenia funduszu mają wybór, czy i w jakiej formie chcą realizować politykę socjalną. Mogą tworzyć fundusz zakładowych świadczeń socjalnych, przyznać pracownikom świadczenie urlopowe według zasad określonych w Ustawie o ZFŚS lub też zrezygnować zarówno z tworzenia funduszu, jak i z przyznawania świadczenia urlopowego. Ze względów ekonomicznych niepubliczne placówki opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech rzadko tworzą ZFŚS, przy jednoczesnym udzielaniu pracownikom świadczeń urlopowych. Nie oznacza to jednak, że nie mają takich możliwości prawnych. Środki na ZFŚS Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy o ZFŚS fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawowa wysokość odpisu na jednego pracownika wynosi 37,5 proc., pracownika zatrudnionego w warunkach uciążliwych – 50 proc., natomiast dla pracowników młodocianych wynosi: • w pierwszym roku nauki 5 proc., • w drugim roku nauki 6 proc., • w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (informację o przeciętnym wynagrodzeniu obwieszcza do 20 lutego roku następnego Prezes Głównego Urzędu Statystycznego). Wskazane parametry odpisów mają zastosowanie dla każdego pracodawcy, u którego funkcjonuje ZFŚS, i nie mogą być pomniejszane wedle uznania przez daną jednostkę. Oprócz odpisów obligatoryjnych żłobki niepubliczne mogą dokonywać również fakultatywnych (nieobowiązkowych) odpisów na ZFŚS, choć w praktyce stanowią one bardzo rzadkie przypadki. Niemniej w myśl Ustawy w sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się na dodatkowe odpisy na ZFŚS, wysokość odpisu podstawowego (obligatoryjnego) może być zwiększona w następujący sposób: • o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, • dodatkowo pracodawcy, którzy sprawują opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększać fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki, • pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 proc. tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jednak pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na ten cel. W praktyce w żłobkach niepublicznych odpisy fakultatywne prawie nie występują, choć przepisy nie zabraniają prywatnym jednostkom ich dokonywania. Środki w ZFŚS nie składają się jedynie z odpisów podstawowych i fakultatywnych. Pracodawca może powiększyć fundusz o środki pochodzące z: • zysku, jaki wypracowała placówka niepubliczna, • dochodów, takich jak: odsetki od środków pieniężnych na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych pracownikom na cele mieszkaniowe, wpływów z opłat pobieranych od osób lub jednostek korzystających z działalności socjalnej, • darowizn oraz zapisów osób fizycznych i prawnych, • przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej. Niepubliczne placówki opieki nad maluchami mogą spotkać się także z sytuacją, w której środki z utworzonego ZFŚS nie zostały wykorzystane w danym roku. Zgodnie z art. 11 Ustawy o ZFŚS w takim przypadku niewykorzystane środki funduszu przechodzą na rok następny. Tym samym środki raz przekazane przez żłobek niepubliczny na fundusz nie mogą już być wykorzystane na cele inne niż socjalne. Nawet w przypadku decyzji o rezygnacji z tworzenia funduszu muszą one zostać wydatkowane na zasadach określonych Ustawą. Zasady korzystania ze środków ZFŚS Zasady korzystania ze środków ZFŚS zostały określone w art. 8 ust. 1 Ustawy o ZFŚS. Przywołany przepis wskazuje, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W efekcie tak sformułowanego zapisu można skonstruować pogląd, zgodnie z którym osoby w najtrudniejszej sytuacji socjalnej powinny otrzymywać najwyższe świadczenia, a osoby w najkorzystniejszej sytuacji socjalnej – najniższe. Warto zauważyć, że powyższy przepis określa kryteria socjalne dość ogólnikowo. Placówki niepubliczne nie odnajdą w nim żadnych wskazówek dotyczących gromadzenia informacji o stanie majątkowym, sytuacji rodzinnej czy dochodach osób uprawnionych do skorzystania ze środków ZFŚS. Wprawdzie pracodawcy dysponują częściowymi informacjami o stanie rodzinnym pracownika, które wynikają z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych, dokumentacja ta jednak może okazać się niewystarczająca. W celu udzielenia pracownikowi świadczenia z ZFŚS zgodnie z wymogami Ustawy żłobki niepubliczne mogą pozyskać informacje o sytuacji osób uprawnionych, pobierając od nich oświadczenia. Warto zauważyć, że nie ma jednego wzoru takiej deklaracji (mogą być składane w dowolnej formie). Z praktycznego punktu widzenia dobrze jednak, by pracodawca określił wzór oświadczenia bądź wskazał zakres informacji, jakie powinny być w nim zawarte. Należy pamiętać, że odmowa udzielenia informacji może skutkować nieprzyznaniem świadczenia pracownikowi. Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji i przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z funduszu powinno zatem znajdować uzasadnienie w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych danej placówki. Regulamin ZFŚS Pracodawcy gospodarują środkami funduszu socjalnego wyłącznie na podstawie regulaminu. Regulamin ZFŚS każdej placówki powinien określać kompleksowo zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z jego środków (stosownie do zapisów art. 8 ust. 2 Ustawy o ZFŚS). Należy zauważyć, że obowiązek utworzenia regulaminu dotyczy zarówno tego pracodawcy, który ma obowiązek utworzenia funduszu, jak i tego, który robi to fakultatywnie. Obowiązkowo w regulaminie powinny zostać zatem zawarte wszelkie postanowienia określające zasady dotyczące przeznaczania środków. Jak już zostało to wskazane na wstępie, z funduszu mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia „działalność socjalna”, zawartą w art. 2 pkt 1 Ustawy o ZFŚS. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby regulamin ZFŚS uwzględniał zasadę przyznawania świadczeń na podstawie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Regulamin powinien szczegółowo określać zasady i kryteria stosowane przy udzielaniu pomocy. Nie można w nim ograniczyć kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu, Ustawa w art. 2 pkt 5 zezwala natomiast na rozszerzenie ich kręgu o inne osoby niż: • pracownicy i ich rodziny, • emeryci i renciści, • byli pracownicy zakładu i ich rodziny. Regulamin może zawierać także inne postanowienia fakultatywne, ponieważ przepisy Ustawy określają jedynie minimalne obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem i funkcjonowaniem funduszu. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby żłobek niepubliczny w swoim regulaminie zawarł korzystniejsze uregulowania dla swoich pracowników. Odpowiedzialność za stosowanie Ustawy o ZFŚS, w tym za treść regulaminu socjalnego, ponosi pracodawca. W placówkach niepublicznych należy pamiętać, że pracodawca ustanawia regulamin i każdą jego zmianę w uzgodnieniu z przedstawicielem wybranym przez pracowników do reprezentowania jej interesów.