STAN PRAWNY NA 30 GRUDNIA 2022 Sprawozdanie finansowe szkoły Opracował i zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2082 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), • Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342), Szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego działają w formie organizacyjno-prawnej jednostki budżetowej, stosownie do art. 4 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Do szkół samorządowych znajdują zatem zastosowanie regulacje dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych przez jednostki budżetowe. Zgodnie z § 32 Rozporządzenia w sprawie rachunkowości (…) sprawozdanie finansowe jednostki budżetowej sporządza się w terminie trzech miesięcy od dnia, w którym zamyka się księgi rachunkowe. Istotny wymóg został zawarty także w § 33 ww. Rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem sprawozdanie finansowe jednostki i placówki podpisują kierownik jednostki i główny księgowy. Kwestią odrębną jest to, kto w praktyce sporządza sprawozdanie w jednostce – dyrektor może powierzyć to zadanie głównemu księgowemu, przepisy bowiem tego nie zakazują, ale składając wraz z księgowym podpis na sprawozdaniu potwierdza jego prawdziwość co ma fundamentalne znaczenie w kontekście zasad odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów. Paragraf 33 ust. 6 ww. Rozporządzenia przewiduje jednak również sytuację, w której rachunkowość nie jest prowadzona przez jednostkę, w tym wypadku szkołę, lecz przykładowo przez CUW – Centrum Usług Wspólnych. Tego typu centra powstają na podstawie art. 10a pkt 1 Ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną, jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, czyli również szkołom prowadzonym w formie jednostki budżetowej. Taka szkoła, zgodnie z gminną ustawą ustrojową, jest nazywana jednostką obsługiwaną. Na podstawie § 33 ust. 6 ww. Rozporządzenia sprawozdanie jednostki obsługiwanej podpisują: kierownik jednostki obsługującej odpowiednio do zakresu wykonywanych zadań wynikających z przepisów odrębnych i główny księgowy jednostki obsługującej. Jeśli szkoła jest obsługiwana przez CUW, dyrektor tej szkoły nie podpisuje sprawozdania. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych O istotności sprawozdania finansowego świadczy wpisanie do Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych regulacji dotyczących błędów popełnianych przy sporządzaniu tego sprawozdania. Określa je art. 18 pkt 2 ww. Ustawy, zgodnie z którym naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Rodzaje kar za naruszenie dyscypliny finansów zostały wymienione w art. 31 ww. Ustawy. Należą do nich: upomnienie, nagana, kara pieniężna, zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi (od roku do pięciu lat). Karę pieniężną wymierza się w wysokości od 0,25 do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, obliczonego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, należnego w roku, w którym doszło do tego naruszenia. Zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi wyklucza, na czas określony w orzeczeniu o ukaraniu, możliwość pełnienia w jednostce sektora finansów publicznych funkcji: • kierownika, zastępcy kierownika lub dyrektora generalnego, • członka zarządu, • skarbnika, głównego księgowego lub zastępcy głównego księgowego, • kierownika lub zastępcy kierownika komórki bezpośrednio odpowiedzialnej za wykonywanie budżetu lub planu finansowego. Charakter sankcji za naruszenie obowiązków w zakresie sporządzenia sprawozdania finansowego powoduje konieczność szczegółowego przestrzegania procedury jego przyjęcia. Elementy sprawozdania Szkoły działające w formie jednostki budżetowej w dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki sporządzają, zgodnie z § 23 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie rachunkowości (…) sprawozdanie finansowe, które składa się z bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienia zmian w funduszu, informacji dodatkowej. WAŻNE! Podstawą sporządzenia sprawozdania finansowego są księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z wymogami zawartymi w art. 23 i 24 Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 23 ust. 1 zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: • datę dokonania operacji gospodarczej, • określenie rodzaju i wskazanie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, • zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji (należy przy tym uwzględnić pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów), • kwotę i datę zapisu, • oznaczenie kont, których dotyczy. W art. 24 ww. Ustawy stwierdzono, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za: 1. Rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 2. Prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. 3. Sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności, gdy: 1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, 2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. 4. Prowadzone bieżąco, jeżeli: 1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. WAŻNE! Zgodnie z § 23 ust. 3 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie rachunkowości (…) bilans powinien zawierać informacje określone w załączniku nr 5 do ww. Rozporządzenia. Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 10 do Rozporządzenia, natomiast zestawienie zmian w funduszu powinno zawierać informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 11 do Rozporządzenia. Zgodnie z tymi przepisami w bilansie wykazywane są zatem m.in.: aktywa trwałe, wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe, środki trwałe, grunty, urządzenia techniczne i maszyny, środki transportu, inne środki trwałe, środki trwałe w budowie (inwestycje), zaliczki na środki trwałe w budowie (inwestycje), należności długoterminowe, długoterminowe aktywa finansowe, aktywa obrotowe, zapasy, materiały, należności krótkoterminowe, należności z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń, rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych, krótkoterminowe aktywa finansowe, środki pieniężne w kasie, środki pieniężne na rachunkach bankowych, inne środki pieniężne, sumy aktywów, wynik finansowy netto, zysk netto, strata netto, nadwyżka środków obrotowych, odpisy z wyniku finansowego, zobowiązania i rezerwy na zobowiązania, zobowiązania długoterminowe, zobowiązania krótkoterminowe, zobowiązania z tytułu dostaw i usług, zobowiązania wobec budżetów, zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, pozostałe zobowiązania, sumy obce (depozytowe, zabezpieczenie wykonania umów), rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych, rezerwy na zobowiązania, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i inne fundusze, rozliczenia międzyokresowe przychodów, inne rozliczenia międzyokresowe z uwzględnieniem ich stanu na początek i na koniec roku. Rachunek zysków i strat obejmuje m.in. przychody netto z podstawowej działalności operacyjnej, czyli: • przychody netto z podstawowej działalności operacyjnej, • dotacje na finansowanie działalności podstawowej, • przychody z tytułu dochodów budżetowych. Do tego rachunek wykazuje koszty działalności operacyjnej, do których należą: • amortyzacja, • zużycie materiałów i energii, • usługi obce, • podatki i opłaty, • wynagrodzenia, • ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników, • pozostałe koszty rodzajowe, • wartość sprzedanych towarów i materiałów, • inne świadczenia finansowane z budżetu, • pozostałe obciążenia. Pozostałe przychody operacyjne to: • zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych, • dotacje, • inne przychody operacyjne. Pozostałe koszty operacyjne to koszty inwestycji finansowanych ze środków własnych samorządowych zakładów budżetowych i dochodów jednostek budżetowych gromadzonych na wydzielonym rachunku. Przychody finansowe obejmują m.in.: • dywidendy i udziały w zyskach, • odsetki. Zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej obejmuje wykazanie stanu na koniec roku poprzedniego i stanu na koniec roku bieżącego dotyczących: • zwiększenia funduszu (z tytułu), • zysku bilansowego za rok ubiegły, • zrealizowanych wydatków budżetowych, • zrealizowanych płatności ze środków europejskich, • środków na inwestycje, • aktualizacji wyceny środków trwałych, • nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, • aktywów przejętych od zlikwidowanych lub połączonych jednostek, • aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia, • pozostałych odpisów z wyniku finansowego za rok bieżący, • innych zwiększeń, • zmniejszeń funduszu jednostki, • strat za rok ubiegły, • zrealizowanych dochodów budżetowych, • rozliczeń wyniku finansowego i środków obrotowych za rok ubiegły, • dotacji i środków na inwestycje, • aktualizacji środków trwałych, • wartości sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, • pasywów przejętych od zlikwidowanych lub połączonych jednostek, • aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia, • innych zmniejszeń, • wyniku finansowego netto za rok bieżący. WAŻNE! Podstawowym błędem w sprawozdaniu jest nieprawidłowe wykazanie stanu na koniec roku poprzedniego. Stan ten bierze się z poprzedniego sprawozdania, zatem błąd popełniony wówczas będzie powtórzony w aktualnym sprawozdaniu i spowoduje błędne porównania stanu zrealizowanych wydatków czy dochodów. Skutkiem takiego błędu będzie zawyżenie lub zaniżenie kosztów, przychodów itd. W przypadku takiego błędu zastosowanie będzie miał art. 54 ust. 3 Ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ww. Ustawy, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”. Należy tutaj nadmienić, ze zgodnie z przywołanym w tej regulacji art. 4 ust. 1 Ustawy jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.