OPUBLIKOWANO: 1 GRUDNIA 2015
Korespondencja zewnętrzna. Część I: Poczta elektroniczna
Każdy błąd i niedoskonałość pisma lub e-maila świadczy o nadawcy – nie tylko o osobie, która się pod listem podpisała, ale o całej placówce. W przypadku poradni jest to jeszcze bardziej istotne, bo nikt nie uwierzy, że ma do czynienia z dobrą placówką, jeśli dyrektor nie potrafi sprawnie i zrozumiale przedstawić swoich myśli albo robi błędy interpunkcyjne lub ortograficzne. Dlatego tak ważne jest, aby w tworzeniu korespondencji wykazać się wyjątkową starannością, a także znajomością powszechnie obowiązujących zasad – kultury, komunikacji i języka polskiego. Od tego może bowiem zależeć wizerunek całej placówki.
Podstawowe zasady
Tworząc wszelkiego rodzaju oficjalną korespondencję, czy to tradycyjną – na papierze, czy w formie elektronicznej, należy stosować się do kilku podstawowych zasad. Są one dość uniwersalne, ale z punktu widzenia poradni mają ten walor, że pomagają budować odpowiedni jej wizerunek – jako instytucji profesjonalnej i kompetentnej, której można zaufać. Zanim przystąpimy do pisania jakiegokolwiek pisma, powinniśmy zastanowić się, jakie cele chcemy osiągnąć. Istotne jest, aby ustalić, które kwestie są najważniejsze, na czym nam najbardziej zależy. Inne, mniej ważne, możemy odłożyć na później. O tych ustaleniach należy cały czas pamiętać!
Pierwsze zalecenie wydaje się być oczywiste. Jednak praktyka pokazuje, że wiele pism wychodzących z rozmaitych instytucji pisanych jest tak, jak gdyby ich nadawcy zapomnieli, jakie cele im przyświecają – jakby za jednym razem chcieli załatwić wszystkie sprawy, co jest błędem, gdyż w dużej liczbie wątków często ginie cel nadrzędny; adresatowi w natłoku poruszanych kwestii umknąć może sedno rzeczy. Czasami można także zobaczyć korespondencję pisaną w taki sposób, jakby komuś nie chodziło wcale o załatwienie sprawy, ale o poprawienie swojego samopoczucia lub rozładowanie emocji.
Nie należy pisać pism pod wpływem emocji. Oczywiste jest, że w pracy dyrektora sporo jest sytuacji konfliktowych, musi on często odpowiadać na różne zarzuty, wątpliwości, podejrzenia itp. Jednak nawet w obliczu najcięższych, najbardziej absurdalnych zarzutów należy wykazać spokój i powstrzymać emocje. W sytuacjach trudnych lepiej odczekać jakiś czas od nieprzyjemnego zdarzenia lub od otrzymania bulwersującej nas korespondencji, niż siadać do pisania „na gorąco”. Ponadto, warto dać gotowe już pismo do przeczytania komuś, kto nie jest zaangażowany emocjonalnie w sprawę, aby ocenił, czy jakieś sformułowania nie są niestosowne, a słowa zbyt mocne. Ton listu powinien być spokojny, rzeczowy, grzeczny. Nawet kiedy dotyczy spraw nieprzyjemnych, jest świadectwem kultury piszącego. Dyrektor poradni, przelewając słowa na papier, zawsze musi wykazać się profesjonalizmem odpowiednim do zajmowanej przez niego funkcji!
Podsumowując, trzeba pamiętać, że słowa, które napiszemy, zostaną na długie lata w segregatorach, w archiwum, na czyimś serwerze lub dysku twardym. Warto zatem pisać w taki sposób, aby za kilka lat nie musieć się tego wstydzić.
Każde pismo powinno być skierowane do konkretnej osoby, wskazanej z imienia i nazwiska, a nie ogólnie – do firmy, instytucji, urzędu lub jego komórki organizacyjnej. To dość częsty błąd, który zwykle skutkuje tym, że sprawa jest załatwiana dłużej – czy to ze względu na konieczność dekretacji na odpowiednią komórkę (osobę) w rozbudowanej strukturze urzędu, czy na zwykłą urzędniczą „spychotechnikę” – kiedy nikt nie chce zająć się sprawą i odpisać na otrzymane pismo.
