Sztuka negocjacji

Negocjacje to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej jedna strona nie zgadza się z daną opinią lub z danym rozwiązaniem sytuacji. Negocjacje to sposób porozumienia się w celu rozwiązania konfliktu oraz dojścia do porozumienia obydwu stron, proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania, które satysfakcjonowałoby zaangażowane w konflikt strony.

Przedmiotem negocjacji mogą być różne sprawy - także te związane z kierowaniem placówką oświatową, dlatego postanowiliśmy zebrać dla Państwa kilka wskazówek, które mogą się okazać pomocne w ich prowadzeniu.

Wszelkie negocjacje toczą się zwykle w dwóch obszarach:

w płaszczyźnie merytorycznej, w której dyskutuje się rzeczowo o tym, co da się zmaterializować i w pewien sposób zmierzyć (ceny, jakość, warunki płatności i dostawy, gwarancje),
w płaszczyźnie emocjonalno-interpersonalnej, gdzie partnerzy w zależności od sytuacji i swojego charakteru, w sposób świadomy lub nieświadomy próbują oddziaływać na siebie bądź to pozytywnie (zaufanie, serdeczność, szacunek, zrozumienie) bądź negatywnie (odrzucenie, nieufność, upór, lęk, złość, niepewność).

W trakcie negocjacji można się spotkać z różnymi typami negocjatorów, bądź "pseudonegocjatorów". Negocjator - profesjonalista (zawodowiec) zna swoje cele i wie, jak je uzyskać, starannie planuje swe posunięcia, ma właściwe informacje o sprawie i odpowiednie umiejętności negocjacyjne, dąży do rozwiązań zadowalających obie strony.

Henryk Bieniok w książce pt. "Sztuka komunikowania się, negocjacji i rozwiązywania konfliktów" (Katowice 2005) wskazuje jednak, że podczas negocjacji można trafić również na inne postawy:

krętacz - chce zagarnąć dla siebie całą pulę, manipuluje faktami i argumentami, uważa, że "cel uświęca środki",
naiwniak - jest źle przygotowany do negocjacji, nie orientuje się, o co w nich chodzi, jest nieasertywny,
głupiec - panicznie boi się przegranej, myśli, że chcemy go przechytrzyć, nie rozumie sytuacji ani argumentów, uparcie obstaje przy swoim, nie jest skłonny do ustępstw.

Negocjacje warto prowadzić, gdy:

Istnieje obustronna gotowość zawarcia umowy.
Istnieje jednocześnie obszar konfliktu i obszar wspólnego interesu.
Osoba prowadząca ma wystarczające uprawnienia decyzyjne.
Osoba (osoby) prowadząca jest przygotowana.
Strony mają (w oczach partnera) coś do zaoferowania i coś do uzyskania.
Wynikiem negocjacji zakończonych sukcesem musi być jakiś rezultat.
Negocjatorzy kontrolują swoje emocje.
Negocjatorzy nie mają innych możliwości zaspokojenia swoich potrzeb.
W negocjacjach bardzo szkodliwe jest uparte formułowanie nadmiernych żądań i oczekiwań.

Style negocjacyjne

Style negocjacyjne można podzielić wg 4 kryteriów:

propartnerski (nastawienie na dobre kontakty z ludźmi, pierwszy kontakt nawiązuje się zazwyczaj pośrednio (poprzez targi, na konferencjach) unika się konfrontacji podczas dyskusji - protransakcyjny (nastawienie na szybkie robienie interesów, kontakt często nawiązywany jest bezpośrednio, w przypadku nieporozumień polega się na spisanych kontraktach a nie na stosunkach osobistych),
ceremonialny (szacunek drugiej osobie okazuje się za pomocą ceremonii, do partnerów zwraca się zwykle po nazwisku, rytuały są liczne i rozbudowane) - nieceremonialny (zachowanie nieceremonialne nie jest postrzegane jak brak szacunku, często do partnerów mówi się po imieniu, rytuałów jest mało i nie są one skomplikowane),
monochromiczny (punktualność to podstawa, harmonogramy i terminy traktuje się bardzo poważnie, spotkania są rzadko przerywane) - polichroniczny (dobre stosunki między ludźmi są ważniejsze niż punktualność, wszelkie harmonogramy traktuje się bardzo elastycznie, spotkania są często przerywane),
powściągliwy (ludzie mówią ciszej, rzadko sobie przerywają, dystans pomiędzy partnerami jest na długość wyciągniętej ręki, mało się gestykuluje, mimika jest ograniczona, nie patrzy się długo w oczy) - eksperesyjny (ludzie mówią głośno i często sobie przerywają, dystans pomiędzy partnerami wynosi około pół długości ręki, kontakt dotykowy jest częsty, dużo się gestykuluje, często patrzy się w oczy).

R. Fisher i W. Ury wyróżniają trzy style prowadzenia negocjacji: twardy, miękki i rzeczowy.

Styl miękki (inaczej: kooperacyjny) opiera się na ustępowaniu drugiej stronie w imię zachowywania dobrych stosunków i polubownego załatwienia sprawy.
Styl twardy (inaczej: rywalizacyjny) polega na dążeniu do jednostronnego zwycięstwa za wszelką cenę.
Styl rzeczowy oparty jest na negocjacjach wokół meritum sprawy, bez mieszania do tego stosunku do ludzi, z którymi się rozmawia.

W myśl innej klasyfikacji wyróżnia się następujące strategie:

"Przegrana - przegrana" - jest to sytuacja, gdy obie strony dążą do minimalizacji strat. Jest to częsta sytuacja na zakończenie długotrwałego niszczącego konfliktu, gdy żadna ze stron nie ma siły, by zakończyć go zwycięsko, a kooperacja nie jest możliwa.
"Wygrana - przegrana" - jeden wygrywa kosztem drugiego. Jego sukces warunkują tutaj takie czynniki jak to, że jest znacznie silniejszy od partnera, może pominąć straty społeczne, zemsta i "długa pamięć" drugiej strony nie są dlań istotne. Nie jest to styl przydatny, gdy kontakty (interesy) są - nawet w założeniu - długotrwałe.
"Wygrana - wygrana" - ten sposób jest najbardziej przydatny. Jest to strategia oparta na przyjacielskiej współpracy, a nie rywalizacji, w której każda strona dba o swoje interesy, widząc jednak także korzyści drugiej strony. Negocjacje odbywają się tu w łagodnym stylu. Takie negocjacje można jednak prowadzić tylko z osobami, do których mamy duże zaufanie.

Jak wskazuje Henryk Bieniok - z analizy tych stylów negocjacji można wysunąć wnioski, że o charakterze stylu pertraktacji decydują dwa czynniki:

skala wzajemnego zaufania,
skala wzajemnego nacisku stron.