OPUBLIKOWANO: SIERPIEŃ 2015

Teczka akt osobowych pracownika przedszkola niepublicznego

Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286),
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.).

Ze względu na fakt zatrudniania pracowników na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Jednym z ważniejszych jest prawidłowe prowadzenie akt osobowych, w których należy zamieszczać dokumenty związane z zatrudnieniem. Obowiązek ten wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy i jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o ewentualne roszczenia ze stosunku pracy. Akta osobowe zobowiązany jest prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.

Należy pamiętać, że nie trzeba zakładać teczek osobowych dla kandydatów ubiegających się o zatrudnienie, nawet jeżeli w trakcie postępowania rekrutacyjnego dostarczą przyszłemu czy potencjalnemu pracodawcy niektóre dokumenty. Brak też obowiązku zakładania i prowadzenia teczek akt osobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych czy prowadzących działalność gospodarczą. Dokumentację dotyczącą tego rodzaju umów można przechowywać np. w zwykłym segregatorze.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w Rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z jego zapisami akta osobowe powinny składać się z trzech części:

• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Zgodnie z § 1 Rozporządzenia pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia szkoły podstawowej – w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Rozporządzenie zawiera wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusza osobowego dla pracownika.

Ważne!

Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika w części A odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.