OPUBLIKOWANO: 31 STYCZNIA 2017

Świadectwo pracy w żłobku niepublicznym

Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2292).

Z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracownika zatrudnionego w placówce niepublicznej wiąże się szereg obowiązków, jakich musi dopełnić pracodawca. Jednym z nich jest konieczność wydania świadectwa pracy – dokumentu, w którym zamieszczane są informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika w danej placówce.

Regulacje prawne dotyczące zasad wydawania świadectw pracy zostały zawarte w Kodeksie pracy – art. 97 i 99 – oraz obowiązującym od początku 2017 r. nowym rozporządzeniu określającym wzór oraz treść, jaką musi zawierać prawidłowo wypełnione świadectwo pracy. 1 stycznia 2017 r. zmianie uległo również brzmienie art. 97 k.p. regulującego zasady wydawania świadectwa pracy.

Termin i sposób wydania świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1 k.p.). Do końca 2016 r. pojęcie „niezwłoczności” było niedookreślone, natomiast przyjmowało się, że oznacza ono konieczność wydania świadectwa, co do zasady, w dniu, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia pojęcie to zostało dookreślone (§ 4 Rozporządzenia). Zgodnie z nim konieczność „niezwłocznego” wydania świadectwa oznacza, że należy wydać je w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od daty upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1113 ze zm.) albo doręcza je w inny sposób.

Zasady wydawania świadectwa pracy w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy reguluje art. 97 § 1¹ k.p. Zgodnie z nim, jeżeli do nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy dochodzi w ciągu siedmiu dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki może zostać złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca ma w takim przypadku obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy w ciągu siedmiu dni od daty złożenia przez niego wniosku (art. 97 § 1² k.p.).

Świadectwo powinno być wydane bezpośrednio pracownikowi placówki, co do zasady w miejscu dotychczasowego zatrudnienia. Przepisy dopuszczają także możliwość wydania świadectwa pracy osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie (począwszy od 1 stycznia 2017 r., upoważnienie może być dostarczone pracodawcy również w formie elektronicznej) – § 3 Rozporządzenia. Jeżeli jednak z różnych względów wydanie świadectwa w sposób bezpośredni będzie niemożliwe, przepisy dopuszczają możliwość wysłania go pocztą (może być to Poczta Polska bądź inny operator pocztowy) albo w inny sposób, np. za pośrednictwem kuriera (§ 4 Rozporządzenia).

Jeśli nie jest znany aktualny adres pobytu pracownika albo osoby przez niego upoważnionej, świadectwo pracy należy złożyć do akt osobowych pracownika, a następnie doręczyć przy pierwszej sposobności (np. po uzyskaniu informacji na temat aktualnego miejsca pobytu pracownika albo osoby upoważnionej przez niego do odbioru świadectwa). Konieczność sporządzenia świadectwa pracy i włączenia go do akt osobowych pracownika pojawi się także w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni od daty złożenia wniosku (§ 5 Rozporządzenia).

Pracodawca powinien pamiętać, że niewydanie w terminie świadectwa pracy może stanowić dla pracownika podstawę roszczeń odszkodowawczych (art. 99 § 1 k.p.). Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni. Warunkiem uznania roszczenia przez sąd jest poniesienie przez pracownika szkody powstałej w wyniku niewydania świadectwa w terminie, np. niemożności podjęcia nowego zatrudnienia. Udowodnienie powstałej szkody ciąży na pracowniku.

Z kolei niewydanie świadectwa pracy w ogóle stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.).