OPUBLIKOWANO: LIPIEC 2015

Problemy związane z ewidencjonowaniem czasu pracy

Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt  osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.).

Obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencji czasu pracy

Zgodnie z art. 149 § 1 k.p., pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników i dotyczy wszystkich zatrudnionych, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór).

Zakres informacji w ewidencji

Szczegółowe zasady dotyczące zakresu informacji zamieszczanych w ewidencji czasu pracy określają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z § 8 pkt 1 Rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi – odrębnie dla każdego pracownika – kartę ewidencji czasu pracy, która powinna uwzględniać:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia z pracy,
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Należy zwrócić uwagę, że przywołany przepis nie wymaga od pracodawcy odnotowywania dokładnych godzin przyjścia i wyjścia pracownika z pracy, a jedynie ilość godzin pracy w danym dniu.

Forma prowadzenia ewidencji

Przepisy nie określają oficjalnego wzoru ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma więc swobodę w kwestii określenia wyglądu ewidencji czasu pracy, pod warunkiem, iż uwzględnia ona wszystkie obowiązkowe elementy.