OPUBLIKOWANO: CZERWIEC 2015

Wybrane problemy związane z planowaniem, udzielaniem i dokumentowaniem urlopów wypoczynkowych

Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt  osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.).

Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze wynikającym z przepisów. Prawa tego pracownik nie może się zrzec.

Planowanie i udzielanie urlopów wypoczynkowych mieści się w sferze organizacyjnych i kierowniczych kompetencji pracodawcy. Ustawodawca wyposażył go w stosunkowo szeroki zakres uprawnień w tym zakresie, umożliwiając zaplanowanie nieobecności pracowników bez szkody dla normalnego funkcjonowania zakładu pracy. Z drugiej strony ustawowe rozwiązania przewidują udział pracowników w ustalaniu terminów odbywania urlopów wypoczynkowych, co daje możliwość uwzględnienia także ich prywatnych, osobistych planów.

W niniejszym artykule omówione zostaną wybrane kwestie związane z planowaniem i udzielaniem urlopów wypoczynkowych. Ponadto poruszona zostanie kwestia dokumentacji pracowniczej związanej z ustalaniem prawa do urlopu wypoczynkowego, jego wymiarem, a także dotyczącej jego udzielenia. W tym zakresie zasygnalizowane zostaną obszary mogące być przedmiotem zainteresowania przedstawicieli Państwowej Inspekcji Pracy w toku ewentualnie prowadzonej u pracodawcy kontroli.

Ustalanie terminu urlopu wypoczynkowego

W oparciu o obowiązujące przepisy, możliwe są dwa organizacyjne rozwiązania dotyczące sposobu planowania i udzielania urlopów. Może on być udzielany w oparciu o stosowany w zakładzie pracy plan urlopów lub na podstawie indywidualnych wniosków pracowników.

Niezależnie od przyjętego sposobu planowania urlopów wypoczynkowych, w praktyce podstawę stanowią najczęściej wnioski pracowników, zawierające ich propozycje co do terminów nieobecności. Sposób oraz termin składania wniosków urlopowych nie wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Wskazane jest, aby zasady w tym zakresie zostały określone przez pracodawcę w wewnątrzzakładowych aktach prawnych, w tym zwłaszcza w regulaminie pracy, jeżeli pracodawca jest obowiązany do jego wprowadzenia. W przypadku jego braku, ustalenia dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych mogą zostać zawarte np. w odrębnej procedurze.

Należy podkreślić, że wnioski pracowników dotyczące proponowanego terminu urlopu – zarówno w przypadku planu, jak i składane w trybie indywidualnym – nie są dla pracodawcy wiążące i co do zasady ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia.

Zgodnie bowiem z art. 163 § 1 k.p., plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Powodem nieuwzględnienia wniosku może być kolizja propozycji pracownika z koniecznością zapewnienia normalnego trybu pracy. W innych przypadkach jego działanie może być uznane za nadużycie prawa (art. 8 k.p.). Ponadto decyzje dotyczące ustalania terminu urlopu wypoczynkowego nie mogą prowadzić do obiektywnie nieuzasadnionej dyskryminacji pracowników.

Powyższe kwestie w praktyce mogą mieć znaczenie np. w sytuacji złożenia przez kilku pracowników wniosku obejmującego ten sam okres (przy założeniu, że jednoczesne skorzystanie z urlopu przez wszystkich z nich zakłóciłoby funkcjonowanie zakładu pracy). Aby uniknąć zarzutu dyskryminacji, można w takim przypadku przyjąć zasadę, że decydujące znaczenie ma kolejność złożenia wniosków.

Ponadto przepisy prawa pracy przewidują dwa wyjątki od powyższej zasady uznaniowości pracodawcy w przypadku uwzględnienia wniosków urlopowych pracowników. Pierwszy dotyczy wniosku