OPUBLIKOWANO: MAJ 2015
ZAKTUALIZOWANO: 6 GRUDNIA 2016
E-faktura w placówce oświatowej
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047),
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485),
- Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1).
Na całym świecie coraz popularniejszą formą wystawiania faktur staje się e-faktura. Faktury wystawiane w tej formie pozwalają oszczędzać czas, zaangażowanie poszczególnych osób oraz minimalizują koszty, niosą z sobą również korzyści ekologiczne. Coraz jaśniejsze przepisy w tym zakresie stają się zachętą do stosowania tej formy przekazywania rozliczeń.
Co to jest e-faktura?
Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Faktura, która została utworzona w formacie elektronicznym, po czym została wydrukowana i wysłana do kontrahenta, nie jest fakturą elektroniczną. Będzie nią tylko wówczas, jeśli zostanie utworzona w systemie elektronicznym i wysłana w formacie elektronicznym. Ustawodawca nie wskazał przy tym w Ustawie o podatku od towarów i usług formatu czy też sposobu wysyłania e-faktur. Organy podatkowe zajmują w tym zakresie dość liberalne stanowisko, tzn. akceptowane są zwykłe skany faktur papierowych, zapisane w formacie PDF i przesyłane na adres elektroniczny. Ważne jest przy tym, aby nie można było zmienić treści przesyłanych e-faktur oraz żeby zawierały one wszystkie dane, o których mowa w przepisach podatkowych. Jednocześnie faktura papierowa powinna zostać zniszczona, bowiem w obrocie prawnym nie mogą istnieć dwie faktury dotyczące tej samej transakcji.
Stosowanie faktury w formie elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy.
Uwarunkowania, podpis elektroniczny i sposób na sprawdzenie wiarygodności e-faktury
Faktura elektroniczna powinna spełniać następujące warunki:
- autentyczność pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
- integralność treści, co oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy dyrektywy,
- czytelność.
Wszystkie te cechy powinny być zapewnione od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.
Sposób, w jaki zostaną zapewnione autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, powinien określić dyrektor placówki. Przykładami technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są:
- zaawansowany podpis elektroniczny,
- elektroniczna wymiana danych (EDI),
- dowolna kontrola biznesowa.
Zgoda na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Decyzja o stosowaniu faktur w formie elektronicznej powinna być porozumieniem pomiędzy stronami. Oczywiście zasadniczo istnieje możliwość stosowania zasady domniemanej zgody, co oznacza, że fakturę elektroniczną można wysłać np. e-mailem bez uprzedniego proszenia o akceptację. Fakt zapłaty za taką fakturę może okazać się wystarczający do uznania, że kupujący wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w takiej formie. W praktyce najbezpieczniejsze dla obu stron transakcji będzie jednak podpisanie porozumienia w formie pisemnej, zawierającego zgodę na przesyłanie e-faktur. Porozumienie takie powinno zawierać także wskazanie formatu faktury elektronicznej (np. PDF), systemów elektronicznych, za pomocą których e-faktury będą przesyłane, lub wskazanie adresów e-mail, na które strony będą przesyłały i odbierały e-faktury.
Przechowywanie e-faktur
