STAN PRAWNY NA 5 STYCZNIA 2021 Urlop szkoleniowy w przedszkolu niepublicznym Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo--płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 lutego 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wyna-grodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wy-równawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927), • Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1327), • Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 85 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.). Praca w placówkach oświatowych łączy się z koniecznością ciągłego dokształcania. Częste zmiany w przepisach określających kwalifikacje wymagane do zajmowania stanowiska nau-czyciela czy też w przepisach dotyczących podstawy programowej realizowanej na poszcze-gólnych etapach kształcenia obowiązkowego powodują, że nauczyciele stale muszą kontro-lować poziom swoich kwalifikacji i w razie potrzeby szybko reagować, podejmując zajęcia dokształcające. Zasady, na jakich pracownicy mogą to uczynić, zostały uregulowane w dziale IV Kodeksu pracy Obowiązki pracodawcy i pracownika w rozdziale III Kwalifikacje zawo-dowe pracowników w art. 1031–1036. Oczywiście w przypadku zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych przepisy Kodek-su pracy nie będą miały zastosowania. Jednakże w umowie cywilnoprawnej będącej podstawą zatrudnienia strony (niepubliczna placówka oświatowa oraz osoba przyjmująca zlecenie, świadcząca usługi, wykonująca dzieło) mogą zawrzeć postanowienia umowne dotyczące możliwości podnoszenia kwalifikacji przez stronę świadczącą pracę, określić kwestię pokry-wania kosztów szkolenia, wskazać dodatkowe uprawnienia, np. urlop szkoleniowy. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych tylko z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą Przepis art. 1031 k.p. przesądza, że podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jako zdobywanie wiedzy lub umiejętności zawodowych możemy rozumieć uczestnictwo w studiach na uczelniach wyższych oraz w formach pozaszkolnych, takich jak kursy, szkolenia i seminaria. Podkreślenia wymaga, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika nie jest ograniczone do przypadków, w których zdobywa on wiedzę lub umiejętności związane z jego stanowiskiem pracy lub działalnością pracodawcy. Przykładowo, pedagog zatrudniony w przedszkolu niepublicznym podejmuje studia psycho-logiczne. Mimo że nie są one związane bezpośrednio z obowiązkiem realizacji pensum nau-czyciela przedszkola, to po ich ukończeniu pracownik nabędzie nowe kwalifikacje, które będą uprawniały go do podjęcia pracy na innym stanowisku. Pracodawcy powinni pamiętać, że nie jest podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika uczestnictwo w kursach lub seminariach, jeżeli ich celem jest utrzymanie dotychczas posiadanych uprawnień czy umiejęt-ności. Inicjatywa pracodawcy to niezależne od formy skierowanie pracownika na szkolenie. Oczy-wiście ze względów dowodowych pożądaną formą jest forma pisemna. Jeżeli chodzi o zgodę pracodawcy, to raz udzielona, nie może być cofnięta. Ponadto zgoda obejmuje cały okres od-bywania szkolenia przez pracownika. Nie jest możliwa sytuacja, w której pracodawca wydaje zgody cząstkowe na poszczególne etapy procesu podnoszenia kwalifikacji przez pracownika (np. na konkretne lata studiów magisterskich). Dodatkowo zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych może być wyrażona również po przystąpieniu przez pracownika do szkolenia z własnej inicjatywy. Brak zgody pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych powoduje, że pracownik nie podnosi kwalifikacji w sensie formalnym, o którym mowa w przepisach Kodeksu pracy. W związku z powyższym pracownik taki nie może korzystać z urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy (np. pracownik zdobywa wiedzę ogólną lub uczestniczy w kursie związanym ze swoim hobby). Mogą mu jednak zostać przyznane zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia lub urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem. Poza oczywistą różnicą w odpłatności udzielanego zwolnienia od pracy warto pamiętać o jeszcze jednej. W przypadku pracownika podnoszącego kwalifikacje za zgodą lub z inicja-tywy pracodawcy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu szkoleniowego. W razie braku zgody (inicjatywy) pracodawcy na ponoszenie kwalifikacji ewentualne udzielenie urlopu bez-płatnego jest uzależnione od jego dobrej woli. Pracownik nie ma możliwości skutecznego wyegzekwowania od pracodawcy udzielenia zwolnienia od pracy lub udzielenia urlopu bez-płatnego na podstawie art. 1036 k.p. Uprawnienia pracownika z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za zgodą lub inicjatywą ustawodawcy przysługują dwa różne uprawnienia: • urlop szkoleniowy, • zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania (art. 1031 § 2 k.p.). Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pra-cownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz wynagrodzenia za zwolnienie od pracy na zajęcia stosuje się zasady wy-nikające z § 5 ust. 1 Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 lutego 1996 r. w sprawie sposobu usta-lania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Na podstawie tego przepisu przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodze-nia, ustalane w wysokości przeciętnej, oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Urlop szkoleniowy Zgodnie z art. 1032 § 1 k.p. urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze: • 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych (egzaminy eksternistyczne są organizowane dla osób, które ukończyły 18 lat, ale nie uczą się w żadnej szkole – art. 10 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty), • 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego (egzamin przepro-wadzany dla absolwentów posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, umożliwiający uzyskanie świadectwa dojrzałości – art. 3 pkt 21c uso.), • 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego (egzamin umożliwiający uzyskanie certyfikatu kwalifikacji zawodowej w zakresie jednej kwalifikacji, a w przypadku uzyskania certyfikatów kwalifikacji zawodowych ze wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie oraz posiadania wykształcenia zasadniczego zawodowego, wy-kształcenia zasadniczego branżowego, wykształcenia średniego branżowego lub wy-kształcenia średniego – również dyplomu zawodowego – art. 3pkt 21 uso.), • 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygo-towanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (egzamin przeprowadzany dla studentów ostatniego roku, a więc kończących studia – art. 76 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce; urlop szkoleniowy nie przysługuje na egzamin kończący naukę na poszczególnych latach studiów). Wymiar urlopu szkoleniowego zależy wyłącznie od poziomu szkolenia i kształtowany jest według zasady „im wyższy poziom kształcenia, tym wyższy wymiar urlopu”. W przeciwień-stwie do urlopu wypoczynkowego nie istnieje regulacja wprowadzająca urlop proporcjonalny dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze. W rezultacie osoba zatrudniona na pół etatu skierowana na szkolenie przez pracodawcę może liczyć na urlop szkoleniowy w wymiarze takim samym jak osoba zatrudniona na cały etat. Urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W rezultacie zwolnienie z całości lub części dnia pracy nie będzie przysługiwało, gdy program nauki przewiduje zajęcia wyłącznie w czasie dla pracownika wolnym od pracy (tj. poza go-dzinami jego pracy lub w wolne weekendy). Należy pamiętać, że przepisy nie przewidują „odebrania” przez pracownika zwolnienia z całości lub części dnia pracy w dniu, w którym nie ma on zaplanowanych obowiązkowych zajęć, w zamian za zajęcia, które miał w dniu wolnym od pracy. Warto zwrócić uwagę, że choć w przypadku urlopu szkoleniowego ustawodawca przewidział jego maksymalne limity, to zwolnienie od pracy w celu punktualnego przybycia na szkolenie i uczestnictwo w nim nie są limitowane. Oznacza to, że granicę zwolnień wyznacza w praktyce program obowiązkowych zajęć oraz czas konieczny na dotarcie na nie. Umowa w sprawie podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych W świetle art. 1034 § 1 k.p. pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa powinna być za-wierana na piśmie. Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nie rozstrzygają, co się dzieje, jeżeli nie została ona zawarta w formie pisemnej, należy sięgnąć po regulacje Kodeksu cywilnego, a konkretnie do art. 73 i 74 k.c. Jeżeli zatem Ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy Ustawa przewiduje rygor nieważności. Ponadto zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie nie-zachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani do-wód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Reasumując, forma pisemna umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki jest zwykłą formą pisemną i niezachowanie jej nie pociąga za sobą nieważności umowy. Będzie się natomiast wiązało się z utrudnieniami dowo-dowymi (art. 74 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Oczywiście umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 1033 k.p. pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Ponieważ jest to uprawnienie, z którego pracodawca może korzystać, należy uznać, że jeżeli podejmie on decyzję o refundacji kosztów, nie muszą być to wszystkie koszty, ale np. pewna ich część (np. sfinansowanie kupna materiałów dydaktycz-nych, ale nie kosztu dojazdów). Szczególną ostrożność należy zachować przy kwestiach dotyczących zwrotu udzielanych przez pracodawcę świadczeń pieniężnych. W świetle przepisu art. 1035 k.p. pracownik jest zobowiązany do zwrotu udzielonych świadczeń pieniężnych w przypadku: • niepodjęcia przez pracownika, bez usprawiedliwionej przyczyny, podnoszenia kwali-fikacji zawodowych albo ich przerwanie bez usprawiedliwionej przyczyny, • rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w okresie odpracowania, • rozwiązania przez pracownika stosunku pracy za wypowiedzeniem w trakcie podno-szenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie odpracowania, z wyjątkiem wypowie-dzenia umowy o pracę z powodu mobbingu, • rozwiązania przez pracownika bez wypowiedzenia stosunku pracy z winy pracodawcy (art. 55 k.p. oraz 943 k.p.) w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub w okresie odpraco-wania, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach. Powyższy katalog jest katalogiem zamkniętym i nie jest możliwe dodanie do umowy nowych przypadków zwrotu świadczeń pieniężnych. Nawet jeżeli pracodawca doprowadzi do podpi-sania umowy zawierającej takie dodatkowe klauzule, to z uwagi na postulat niepogarszania w umowie sytuacji pracownika w stosunku do stanu wynikającego z przepisów Kodeksu pracy klauzula taka będzie nieważna. Szczególnym postanowieniem, jakie może znaleźć się w umowie, jest zobowiązanie pracow-nika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu przez niego szkolenia. Zgodnie art. 1035 pkt 2 k.p. „okres odpracowania” nie może być dłuższy niż trzy lata liczone od ukończenia szkolenia. Ponadto okres odpracowania nie może rozpocząć się wcześniej niż po zakończeniu konkretnego procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Kończąc rozważania na temat umowy szkoleniowej, należy pamiętać, że nie ma obowiązku zawarcia umowy, o której mowa w art. 1034 § 1 k.p., jeżeli pracodawca nie zamierza zobo-wiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W przypadkach, w których pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe z inicja-tywy pracodawcy i pracodawca nie chce go zobowiązać do pozostawiania w zatrudnieniu, zawarcie takiej umowy nie jest konieczne. Uwzględniając jednak, że można w niej uregulować także inne dodatkowe uprawnienia, przyznawane fakultatywnie na zasadzie art. 1033 k.p., zawarcie jej jest korzystne dla pracownika. W umowie można zawrzeć postanowienia zwięk-szające wymiar urlopu szkoleniowego, przyznające urlop szkoleniowy na naukę w trakcie sesji lub postanowienia o krótszym niż wskazany w Kodeksie pracy okresie pozostawiania w zatrudnieniu. Zwolnienie od składek ZUS i podatku dochodowego Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami (czyli zgodnie z przepisami Kodeksu pracy) przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. W związku z po-wyższym pracownik, który uzyskał w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych dofinansowanie od pracodawcy, korzysta ze zwolnienia z obowiązku zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne oraz obowiązku zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych od otrzymanej kwoty dofinansowania.