OPUBLIKOWANO: CZERWIEC 2011

ZAKTUALIZOWANO: KWIECIEŃ 2015

Dokumentacja kadrowa w placówce oświatowej

Opracowała: Joanna Swadźba, prawnik

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. Nr 180 poz. 1860 ze zm.),
• Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 947 ze zm.),
• Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U z 2010 r. Nr 136 poz. 914 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz.U. z 2013 r. poz. 393).

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Obowiązek ten zapisany został w treści art. 94 pkt 9a k.p., w myśl którego pracodawca jest zobowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia nazywana jest potocznie dokumentacją kadrową. W skład dokumentacji kadrowej wchodzą dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie, dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Prawidłowo gromadzona dokumentacja kadrowa z jednej strony poświadcza prawa zatrudnionych do różnych świadczeń (np. z ubezpieczenia społecznego), z drugiej dowodzi, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga nie tylko systematyczności i dokładności, ale również dobrej znajomości prawa.

Akta osobowe

Część dokumentów kadrowych gromadzona jest w postaci akt osobowych pracowników. Akta pracownicze powinny być prowadzone zgodnie z przepisami i nie ma tu dowolności w doborze gromadzonej dokumentacji. Szczegółowe zasady gromadzenia dokumentacji pracowniczej w formie akt osobowych regulują przepisy Rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji.

Akta osobowe powinny zostać założone i prowadzone przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 Rozporządzenia). Składają się z 3 części: A, B i C. Każda z nich dotyczy innego okresu zatrudnienia. Należy pamiętać, że w aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie składanych dokumentów, natomiast oryginałów dokumentów pracodawca może żądać od pracownika jedynie do wglądu. Dokumenty gromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i przechowywane w porządku chronologicznym oraz dla każdej części powinien być prowadzony wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

W części A gromadzi się tylko dokumentację związaną z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie, czyli: kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające uprzednie okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz orzeczenie lekarskie dla celów sanitarno-epidemiologicznych wydane w związku z podjętą pracą, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (takim dokumentem jest np. zaświadczenie o niekaralności). Ponadto w części A akt osobowych gromadzi się dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie (§ 1 ust. 1 i 2 oraz § 6 Rozporządzenia).

W części B gromadzi się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika. Rozporządzenie szczegółowo wymienia zakres gromadzonej w tej części dokumentacji w treści § 6 ust. 2. Wśród tych dokumentów są m.in.:

• umowa o pracę,
• pisemne potwierdzenia zapoznania się pracownika z przepisami i informacjami obowiązującymi w miejscu pracy,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub wymierzeniem kary porządkowej,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi (w tym badaniami sanitarno-epidemiologicznymi) i kontrolnymi.

W części C gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a więc przede wszystkim oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, kopia wydanego świadectwa pracy (§ 6 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia).

Ponadto pracodawca jest zobowiązany prowadzić:

• dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 Rozporządzenia),
• kartę ewidencji czasu pracy (§ 8 Rozporządzenia),