OPUBLIKOWANO: SIERPIEŃ 2011

ZAKTUALIZOWANO: LUTY 2015

Akta osobowe pracowników, ich gromadzenie i przechowywanie

Opracowała: Joanna Swadźba, prawnik

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 123 poz. 698 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.),
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.),
• Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 136 poz. 914 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. Nr 180 poz. 1860 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz.U. z 2013 r. poz. 393),
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375).

Obowiązek dokumentowania przebiegu zatrudnienia pracowników zapisany został w Kodeksie pracy. Jest to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikający ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., pracodawca jest zobowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zatem akta osobowe pracowników stanowią część dokumentacji kadrowej związanej ze stosunkiem pracy.

Na podstawie art. 298¹ k.p. wydano Rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zwanej dalej Rozporządzeniem w sprawie akt osobowych) określające zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych, w skład akt osobowych wchodzą dokumenty związane z:

• ubieganiem się pracownika o zatrudnienie,
• nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia,
• ustaniem zatrudnienia.

Akta pracownicze powinny być prowadzone zgodnie z przepisami. Pracodawca nie ma dowolności ani w doborze, ani w sposobie gromadzenia dokumentacji pracowniczej.

Najważniejsze zasady związane z gromadzeniem akt osobowych

Akta osobowe powinny zostać założone i być prowadzone przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Akta osobowe pracowników składają się z 3 części: A, B i C. Każda z nich dotyczy innego okresu zatrudnienia. Należy pamiętać, że w aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów pracodawca może żądać od pracownika jedynie do wglądu lub do sporządzenia z nich odpisów lub kopii (§ 1 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Dokumenty gromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych w myśl § 6 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych powinny zostać ponumerowane i przechowywane w porządku chronologicznym, przy czym dla każdej części powinien być prowadzony odrębny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Należy pamiętać, że każda z części akt osobowych powinna zawierać pełen wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Żadnego nie można pominąć w wykazie (§ 6 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Z treści § 6 Rozporządzenia wynika ogólna zasada, zgodnie z którą, jeśli dokument wymieniony w Rozporządzeniu został wytworzony, to bezwzględnie musi zostać dołączony do akt osobowych. Do akt osobowych należy też dołączyć inne dokumenty wytworzone w trakcie stosunku pracy związane ze stosunkiem pracy, co nie oznacza, że można dołączać do akt osobowych dowolne dokumenty.

Aby prawidłowo wypełniać obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników, pracodawca zobowiązany jest włączyć niezwłocznie dany dokument do akt. Jeśli więc np. pracownik odebrał aneks do umowy o pracę 12 lutego, to tego samego dnia egzemplarz przeznaczony dla pracodawcy powinien zostać włączony do części B akt osobowych. Dokumenty powinny być włączane do akt pracownika na bieżąco, nie co jakiś czas. Oczywiście jeśli w szkole lub przedszkolu zatrudniona jest kadrowa, to właśnie ona będzie uzupełniać akta osobowe pracowników, jednakże dyrektor musi mieć świadomość, że to on odpowiada za ich prowadzenie. Wszelkie więc zaniedbania kadrowej w tym przedmiocie będą obciążały również pracodawcę.

Ponadto, na tle obowiązującego orzecznictwa należy zaznaczyć, że pracownik nie może żądać od pracodawcy zniszczenia lub usunięcia z akt osobowych dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia, natomiast w przypadku niewłączania do akt osobowych takiej dokumentacji pracownik może żądać dalszego jej gromadzenia i włączania.

Rozporządzenie w sprawie akt osobowych w treści § 6 wskazuje dokładnie, jakie dokumenty muszą być dołączone obligatoryjnie do poszczególnych części. Nie jest to jednak katalog zamknięty, co oznacza, że pracodawca może zamieścić w nich także inne dokumenty niż wymienione w obowiązujących przepisach prawa.

Częścią omawianego Rozporządzenia w sprawie akt osobowych są załączniki zawierające wzory:

• kwestionariusza osobowego osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• kwestionariusza osobowego pracownika,
• umowy o pracę,
• rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,
• rozwiązania umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia,
• wypowiedzenia warunków umowy o pracę,
• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Wprowadzone wzory nie oznaczają jednak obowiązku ich stosowania, nie są to bowiem formularze wymagające obligatoryjnego używania. Wzory załączone do Rozporządzenia w sprawie akt osobowych mają charakter pomocniczy (por. § 1 ust. 2a, ust. 4, § 2 ust. 3, § 6 ust. 4) i wskazują jedynie poprawny sposób sporządzania tych dokumentów. Mogą zatem być w granicach obowiązującego prawa modyfikowane i dostosowywane do potrzeb pracodawcy.

Części akt osobowych pracownika

Część A – w tej części gromadzi się tylko dokumentację pracownika związaną z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie, czyli:

• kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,