OPUBLIKOWANO: PAŹDZIERNIK 2011

ZAKTUALIZOWANO: LUTY 2015

Sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632),
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159),
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.).

W artykule pt. „Usprawiedliwiona nieobecność nauczyciela w pracy” omówiono pojęcie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. W niniejszym opracowaniu przedstawione zostaną regulacje prawne dotyczące wyłącznie zasad usprawiedliwiania nieobecności. Przepisy omawiające tę kwestię zawarte zostały m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz sposobu udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Tryb usprawiedliwiania nieobecności spowodowanej wystąpieniem przewidzianych lub nieprzewidzianych przyczyn

Zapisy Rozporządzenia, w zależności od charakteru przyczyny nieobecności pracownika w pracy, przewidują dwojaki tryb postępowania pracownika w tym zakresie. Przede wszystkim, zgodnie z § 2 ust. 1 powołanego Rozporządzenia, jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (np. pracownik otrzymał pisemne wezwanie do osobistego stawiennictwa przed uprawnionym organem na konkretny dzień i godzinę), pracownik powinien poinformować o niej i o przewidywanym okresie nieobecności w pracy pracodawcę. Warto zaznaczyć, że wyrażona w tym przepisie zasada obejmuje obowiązek zawiadomienia nie tylko o nieobecności obejmującej cały dzień pracy lub jego wielokrotność, lecz także o przewidywanym przez pracownika spóźnieniu do pracy i jego przyczynie.

Mając na względzie zawartą w § 1 Rozporządzenia definicję przyczyn usprawiedliwiających nieobecność, oczywiste jest również, że zawiadomienie pracodawcy o swej nieobecności przez pracownika w określonym przepisami terminie, czyli bez opóźnienia, nie jest równoznaczne z jej usprawiedliwieniem, jeśli zdarzenie lub okoliczności, na które pracownik się powołuje, nie stanowią przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy w rozumieniu § 1 Rozporządzenia. W takim przypadku nieobecność pracownika w pracy będzie miała charakter nieusprawiedliwiony, a pracodawca będzie uprawniony do wyciągnięcia wobec pracownika określonych konsekwencji (omówionych w dalszej części artykułu).

W odmienny sposób uregulowana została procedura postępowania na wypadek zaistnienia po stronie pracownika okoliczności, których nie można było z góry przewidzieć. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 2 Rozporządzenia, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, które nie były pracownikowi z góry wiadome i możliwe do przewidzenia, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Równocześnie, w przypadku gdy przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Tylko w wyjątkowych sytuacjach niepowiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy będzie uznane za usprawiedliwione. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 3 Rozporządzenia