STAN PRAWNY NA 20 LISTOPADA 2020 Postępowanie z błędnie wypełnioną dokumentacją Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka, nauczycielka matematyki z wieloletnim stażem pracy Podstawa prawna: • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.). Poprawki w dokumentacji przedszkolnej Praca nauczyciela w przedszkolu związana jest z obowiązkiem prowadzenia obszernej doku-mentacji przedszkolnej. Wynika to z konieczności właściwej organizacji, dokumentowania i monitorowania przebiegu pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej w placówce. Liczba koniecznych do wypełnienia dokumentów jest bardzo duża, zwykle wypełnia się je terminowo w określonych porach roku szkolnego, a sposób ich wypełniania jest ściśle okre-ślony. Wszystkie dokumenty należy wypełniać dokładnie i oczywiście bezbłędnie. Jednak jeśli zdarzy się pomyłka, warto wiedzieć, w jaki sposób z niej wybrnąć. Należy wówczas po-stępować zgodnie z zaleceniami zawartymi w przepisach prawa oświatowego, dotyczącymi dokumentacji przedszkolnej. Kto dokonuje poprawek? Zgodnie z § 26 ust. 1. Rozporządzenia MEN z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji oraz § 25 ust. 1. Rozporządzenia MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wy-chowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji poprawki błędu i oczywistej omyłki w księgach ewidencji i księdze wychowanków dokonuje: • dyrektor przedszkola, • osoba przez niego upoważniona do dokonania sprostowania. Na podstawie § 26 ust. 2 pierwszego z wymienionych aktów oraz § 25 ust. 1 aktu drugiego sprostowania błędu i oczywistej omyłki w pozostałej dokumentacji przebiegu nauczania, dzia-łalności wychowawczej i opiekuńczej dokonuje: • osoba, która taki błąd lub omyłkę popełniła, • dyrektor przedszkola, • osoba przez niego upoważniona do dokonania sprostowania. Upoważnienie do dokonywania poprawek Należy pamiętać, że dokonania sprostowania błędów, zmiany imienia/imion lub nazwiska może dokonać dyrektor przedszkola albo osoba przez niego upoważniona. Upoważnić można do tego zastępcę, który podczas kontroli dokumentacji złoży podpis pod dokonanymi spro-stowaniami po ich wcześniejszym sprawdzeniu. Jednak można tę kwestię rozwiązać inaczej, np. jeśli przedszkole jest duże – obciążanie wicedyrektora dodatkowym obowiązkiem podpi-sywania wszystkich sprostowań nie musi być dobrą decyzją. Lepszym rozwiązaniem może okazać się upoważnienie dane wychowawcom poszczególnych grup, gdyż to oni są odpowie-dzialni za dokumentację dotyczącą swoich podopiecznych. Ważne! Do chwili wejścia w życie przywołanego Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, upoważnienie musiało mieć formę pisemną. Mogło być wydane poprzez zarządzenie dyrektora lub poprzez indywidualne upoważnienia. Dyrektor przedszkola zobowiązany był do prowadzenia rejestru upoważnień wydawanych na konkretny termin, np. na czas pobytu dzieci w grupach przedszkolnych lub na każdy rok szkolny oddzielnie. W Rozporządzeniu w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wy-chowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji zostały usunięte słowa „na piśmie”, co powoduje, że dyrektor nie jest już zobowiązany do udzielania upoważnień w formie pi-semnej. Wobec tego wystarczy, jeśli przekaże informacje o upoważnieniu na zebraniu rady pedagogicznej oraz zebraniu pracowników administracji lub na wspólnym zebraniu wszystkich pracowników przedszkola. Zależnie od liczby błędów Przepisy prawa oświatowego dokładnie opisują sposób postępowania w przypadku poprawy błędu lub oczywistej omyłki w dokumentacji przedszkolnej. Zdarzają się jednak sytuacje, w których nie sposób skorzystać z tych zasad. Przede wszystkim wtedy, gdy liczba popełnio-nych błędów w dokumencie jest zbyt duża, by każdy z nich poprawiać zgodnie z obowiązują-cymi procedurami. We wszystkich działaniach należy kierować się nie tylko wskazaniami zawartymi w przepisach, ale także zdrowym rozsądkiem. Jeśli na dowolnej stronie dokumentu popełniono kilka czy nawet kilkanaście błędów i każdy z nich będziemy starali się poprawić, skreślając błędny zapis, zamieszczając nad nim poprawne dane, podpis osoby dokonującej poprawy, datę dokonania sprostowania – może się okazać, że strona z wieloma poprawionymi błędami stanie się nieczytelna. Wówczas należy zastanowić się, czy nie ma konieczności przepisania całego dokumentu. Nie wolno dopuścić bowiem do sytuacji, w której odczytanie danych z dokumentu będzie utrudnione albo wręcz niemożliwe. Wówczas należy pobrać czy-sty druk danego dokumentu, uzupełnić go w sposób właściwy, a poprzednią wersję wypełnio-ną błędnie – anulować. Kwestie nieuregulowane przepisami Dwa zagadnienia nie znajdują uregulowania w prawie oświatowym: nie określono, w jakim miejscu dokumentu dokonać sprostowania oraz w jakim terminie powinno ono zostać doko-nane. Miejsce sprostowania powinien określać warunek czytelności – najlepiej jeśli znajdzie się ono jak najbliżej skreślenia. Sprostowania powinno się dokonać jak najszybciej po jego zauważeniu. Nie wolno dopuszczać do sytuacji, w której na podstawie błędnego dokumentu wystawiana będzie kolejna dokumentacja powielająca popełnione wcześniej błędy. Jak zapobiegać kłopotom i zbędnym wydatkom? Dyrektor przedszkola jest odpowiedzialny za prawidłowe prowadzenie dokumentacji, więc powinien ją skrupulatnie i systematycznie kontrolować. Aby uniknąć kłopotów wynikających z błędnie wypełnianej dokumentacji lub przynajmniej zminimalizować je, dobrze jest zorga-nizować dla nauczycieli rozpoczynających pracę w zawodzie szkolenie w kwestii prawidło-wego wypełniania dokumentacji lub zobowiązać do tego opiekunów stażu tych nauczycieli. Jeśli dyrektor widzi taką potrzebę, może tego typu szkolenie przeprowadzić dla wszystkich nauczycieli, szczególnie w sytuacji, gdy zmieniają się podstawy prawne, czyli zaczynają ob-owiązywać nowe rozporządzenia dotyczące prowadzenia dokumentacji szkolnej. Niezwykle skuteczny jest też pomysł, który polega na zobowiązaniu nauczycieli do wypeł-nienia jednego egzemplarza dokumentu i okazania go do kontroli przed wypełnieniem pozo-stałych egzemplarzy tego dokumentu. Daje to dyrektorowi możliwość natychmiastowej wery-fikacji błędów. Dzięki temu pomyłka pojawi się tylko na jednym druku, a nie na wszystkich. Absolutny zakaz wymazywania/zamazywania danych Pod żadnym pretekstem nie wolno w dokumentacji używać korektorów ani długopisów czy piór wymazywalnych, nie wolno zaklejać i zamazywać błędnych informacji. Dobrze jest o tym przypominać na początku każdego roku szkolnego, przede wszystkim ze względu na nowo zatrudnionych nauczycieli. Użycie korektora lub zamazanie czy zaklejenie informacji jest bardzo trudne do usunięcia czy zastąpienia tego działania prawidłowym. Co zrobić z dokumentem, w którym użyto np. korektora? Jeśli w dokumencie są pojedyncze ślady takiego działania, obok niewłaściwie zamalowanego błędu, należy nanieść poprawkę zgodnie z procedurami postępując tak, jakbyśmy założyli, że zamazany wpis był i jest błędny. Jeśli jednak nauczyciel zamazał kilka czy kilkanaście błęd-nych wpisów, nanoszenie właściwych poprawek spowoduje, że dane zawarte w dokumencie będą trudne do odczytania. Jeśli błędów na stronie jest dużo, nie sposób czytelnie ich popra-wić w wąskich rubrykach. Dokonywanie licznych poprawek w rubryczkach zamieszczonych blisko siebie, jedna pod drugą, prawdopodobnie spowoduje, że dokument stanie się nieczytel-ny. Wówczas znacznie lepszym rozwiązaniem wydaje się przepisanie całego dokumentu – ponowne jego założenie. Poprzednia wersja dokumentu (z błędami, których nie udało się po-prawić) powinna zostać anulowana. Zmiana imienia lub nazwiska Jeśli zmiana imienia lub nazwiska ma miejsce po ukończeniu przedszkola, to zgodnie z § 23 ust. 1 Rozporządzenia MEN z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów pań-stwowych i innych druków nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska na świadec-twie, certyfikacie, zaświadczeniu, zaświadczeniu o przebiegu nauczania i w dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez przedszkole, chyba że zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego. W tych przypadkach wydaje się świadectwo, certyfikat, zaświadczenie lub zaświadczenie o przebiegu nauczania na nowe imię (imiona) lub nazwisko, a jeżeli ich wydanie nie jest możliwe, duplikat dokumentu, po przedstawieniu decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego i za zwrotem dokumentu wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko. W przypadku gdy zmiana imienia (imion) lub nazwiska ma miejsce przed ukończeniem przedszkola, w dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez przedszkole należy: • przekreślić kolorem czerwonym dotychczasowe imię (imiona) lub nazwisko, • nad nim wpisać kolorem czerwonym nowe imię (imiona) lub nazwisko, • na dole strony należy umieścić adnotację: „Dokonano zmiany imienia (imion) / nazwi-ska”, datę i czytelny podpis osoby upoważnionej do podpisywania dokumentacji prze-biegu nauczania. Nowe imię (imiona) lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu urodzenia, odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia (imion) lub nazwiska albo orzeczenia sądowego.