STAN PRAWNY NA 5 MARCA 2021 Regulamin pracy w przedszkolu niepublicznym Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwol-nień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz.1632), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet kar-miących dziecko piersią (Dz.U. z 2017 r. poz.796 ze zm.), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia z dnia 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1509 ze zm.). Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i nieobjęci postanowieniami układów zbiorowych mają obowiązek utworzenia regulaminu pracy i wynagradzania. Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym, ustalającym organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników (art. 104 Kodeksu pracy). Reguluje on więc dwa ob-szary związane z procesem pracy: • organizację i porządek w wykonywaniu pracy, • prawa i obowiązki stron stosunku pracy – pracodawcy i pracowników. Wszelkie regulaminy obowiązujące u pracodawcy, w tym regulamin pracy i wynagradzania, należą do zakładowych źródeł prawa pracy. Ważne! Dyrektor przedszkola, tworząc regulamin pracy, powinien pamiętać, że wszelkie postanowie-nia w nim zawarte, które są mniej korzystne dla pracowników, niż przewidują to przepisy prawa pracy wyższej rangi, tj. Kodeks pracy i wydane na jego podstawie ustawy i rozporzą-dzenia, są z mocy prawa nieważne. Treść regulaminu musi być zawsze dostosowana do treści przepisów wyższej rangi. Zapisy regulaminu pracy mogą być oczywiście korzystniejsze, niż przewidują to przepisy prawa pracy. Pracodawca zobowiązany do wprowadzania regulaminu pracy Zgodnie z art. 104 § 11 k.p. pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Najważniejszym kryterium jest więc liczba za-trudnionych. Przy ustalaniu liczby zatrudnienia nie ma znaczenia rodzaj zawartych umów o pracę ani wymiar czasu pracy pracowników. Natomiast w myśl art. 104 § 2 k.p. pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym dla uregulowań wyma-gających objęcia regulaminem pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. W przypadku, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, to wprowadza regulamin pracy w sytuacji, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie przewidzianym dla uregulowań wy-magających objęcia regulaminem pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (art. 104 § 3 k.p.). Jeżeli w przedszkolu liczba pracowników w skali roku jest zmienna, ale zmiany w liczebności nie są znaczne, tzn. zatrudnienie w niektórych miesiącach spada poniżej 50 pracowników, a w następnych wzrasta, to trzeba przyjąć, że należy wprowadzić regulamin pracy. Ciągłe jego uchylanie i wprowadzanie, stosownie do liczby zatrudnionych, prowadziłoby do wielu utrudnień organizacyjnych, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Treść regulaminu pracy Regulamin pracy, zgodnie z art. 1041 k.p., powinien określać prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy. Przepis ten zawiera obowiązkowe wyliczenie katalogu spraw, które powinny być uregulowane w formie regulaminu. Należy mieć na uwadze, że nie jest to jednak wyliczenie wyczerpujące, na co wskazuje użyty w prze-pisie zwrot „w szczególności”, co oznacza, że w regulaminie mogą zostać ujęte także inne zagadnienia, w zależności od potrzeb konkretnego pracodawcy. W literaturze prawa pracy przyjmuje się, że ogólnie zakres spraw składających się na treść regulaminu można podzielić na dwie części: • część normatywną, • część informacyjną. W części normatywnej regulaminu pracy powinny znaleźć się zagadnienia normujące porzą-dek wewnętrzny w placówce, obowiązki stron związane z organizacją i porządkiem w proce-sie pracy. W związku z tym regulamin powinien ustalać: • praktyczną organizację pracy, w tym zasady podległości służbowej pracownika, wa-runki przebywania pracowników na terenie placówki w czasie pracy, jak i po jej za-kończeniu, • porządek pracy – dyrektor przedszkola powinien uregulować sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy (np. podpisanie listy obecności, odbicie w wyznaczonym miejscu karty magnetycznej) oraz usprawiedliwiania nieo-becności (w tym miejscu pracodawca może przyjąć rozwiązania zawarte w Rozporzą-dzeniu MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobec-ności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy); pożądane jest, aby pracodawca doprecyzował, kogo pracownik ma obowiązek zawiadomić o nieobecno-ści, np. dział kadr, bezpośredniego przełożonego, oraz wskazał środek łączności, za pomocą którego pracownik poinformuje o swojej nieobecności, np. telefon, poczta elektroniczna, faks, • obowiązki stron stosunku pracy, w tym obowiązki pracodawcy w zakresie przeciw-działania mobbingowi, równego traktowania pracowników, informacje o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, • systemy, rozkłady czasu pracy i przyjęte okresy rozliczeniowe, ustalenie pory nocnej – w regulaminie powinno się określić, dla których grup pracowników obowią-zują konkretne systemy czasu pracy, np. podstawowy, równoważny oraz godziny roz-poczynania i kończenia pracy, a także ustalenie długości i czasu przerwy (obowiąz-kowej lub fakultatywnej), • wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, w tym w odzież i obuwie robo-cze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej; w regulaminie pracodawca może określić osoby odpowiedzialne za zaopatrzenie pracowników w materiały, na-rzędzia potrzebne do pracy, zasady postępowania w razie zniszczenia narzędzi lub urządzeń powierzonych pracownikowi itp., • wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom – należy je opracować na podstawie Rozporządzenia RM z dnia 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac oraz Rozporządzenia RM z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet kar-miących dziecko piersią, • obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania pracowników o ryzy-ku zawodowym związanym z wykonywaną pracą; pożądane jest, aby pracodawca określił częstotliwość przeprowadzania szkoleń BHP dla poszczególnych grup zawo-dowych, zasady wydawania posiłków lub napojów profilaktycznych, ograniczenia pa-lenia tytoniu na terenie placówki itp. W części informacyjnej dyrektor powinien zawrzeć regulacje dotyczące kar porządkowych stosowanych zgodnie z art. 108 k.p. Wymienione powyżej zagadnienia stanowią minimum uregulowań, które pracodawca powi-nien zawrzeć w regulaminie pracy. Należy pamiętać, że każdy dyrektor indywidualnie może uregulować także inne kwestie związane z porządkiem i organizacją procesu pracy w placów-ce. Przykładowo, mogą to być zapisy dotyczące zasad korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych czy stroju służbowego. Reasumując, w regulaminie pracy pracodawca powinien uregulować następujące zagadnienia: • porządek wewnętrzny w zakładzie pracy, • praktyczna organizacja pracy, • obowiązki pracodawcy, • obowiązki pracownika, • czas pracy, • bezpieczeństwo i higiena pracy, • odpowiedzialność porządkowa pracowników. Wejście w życie regulaminu pracy Zgodnie z art. 1043 k.p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od po-dania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy. Tym sposobem może być umieszczenie treści regulaminu na tablicy ogłoszeń w przedszkolu czy rozesłanie go za pomocą poczty elektronicznej. Ważne! Dyrektor musi pamiętać, aby pracownik miał możliwość rzeczywistego zapoznania się z treścią regulaminu. Z upływem podanego terminu postanowienia regulaminu zaczynają obowiązywać. Dla celów dowodowych praktykowane jest, że pracodawca w momencie wprowadzania lub zmiany regulaminu pracy zbiera od pracowników oświadczenia o zapoznaniu się z nim i przechowuje je w aktach osobowych pracowników. W stosunku do pracowników nowo zatrudnionych dyrektor ma obowiązek zapoznania ich z treścią regulaminu przed rozpoczęciem przez pracownika pracy. Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Tryb zmiany regulaminu pracy Tryb zmiany regulaminu pracy jest taki sam jak tryb jego wprowadzenia. Te same zasady obowiązują też w zakresie wejścia w życie zmian w regulaminie pracy (dwa tygodnie). Ważne! Jeżeli zmiany wprowadzone do regulaminu pracy pogarszają prawa pracowników w zakresie dodatkowych uprawnień, które im przysługiwały na jego podstawie, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego, lub w inny sposób pogarszają aktualne warunki pracy, pracodawca musi wypowiedzieć pracownikom warunki pracy i płacy. W ten sposób uchroni się przed ewentu-alnymi roszczeniami pracowników, którzy będą kwestionować sposób pogorszenia warunków zatrudnienia.