STAN PRAWNY NA 26 KWIETNIA 2019 Niezbędne dokumenty w szkole i ich kontrola Opracował i zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2017 r. w sprawie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1534), • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. z 2010 r. Nr 109 poz. 719 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz.U. z 2003 r. Nr 6 poz. 69 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646). W szkole powstaje dokumentacja dotycząca nie tylko samego procesu nauczania, ale również spraw kadrowych, funkcjonowania jednostki. Dokumentacja powstająca w szkole i wymagana podczas kontroli wykonywanej przez organ prowadzący lub podmioty zewnętrzne, takie jak kurator oświaty czy Państwowa Inspekcja Pracy, to: • akt założycielski, • statut szkoły, • dokumentacja szkoły dotycząca przebiegu kształcenia, wychowania i opieki, w tym dzienniki zajęć, lekcyjne, świetlicy, dokumenty powstające w ramach oceniania wewnątrzszkolnego, • akty kierownictwa wewnętrznego – zarządzenia dyrektora dotyczące organizacji pracy szkoły, regulaminy, procedury, • uchwały rady pedagogicznej, • program wychowawczo-profilaktyczny, • lista podręczników obowiązujących w szkole podana przez dyrektora, • dziennik psychologa/pedagoga, • procedury i algorytmy dotyczące egzaminów, • procedury bezpieczeństwa oraz dokumentacja dotycząca bazy i warunków BHP, • plany pracy z uczniem zdolnym/słabym, • dokumentacja kadrowa, • dokumentacja finansowa: o księgi rachunkowe, o faktury, o rozliczenia; • księgi kontroli sanitarnej, • księgi kontroli wewnętrznej, • dokumentacja przeglądów i napraw, • dokumentacja stanu budynku i sprzętów, • dokumentacja nauczyciela: o podstawa programowa, o program nauczania – wpisany do szkolnego zestawu programów nauczania, o standardy wymagań, o wymagania edukacyjne – spójne dla szkoły, dla programu i liczby godzin, uwzględniające wymagania na pełną skalę stopni oraz wymagania WSO, o konspekty zajęć. Zasady prowadzenia dokumentacji pedagogicznej określa Rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Zgodnie z tym aktem prawnym szkoła podstawowa prowadzi księgę ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu zamieszkałych w obwodzie szkoły. Do księgi tej wpisuje się według roku urodzenia: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania dziecka, a także imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, oraz informacje o: • przedszkolu lub innej formie wychowania przedszkolnego, w tym o przedszkolu za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego, • spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora przedszkola lub szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego w tej formie, • odroczeniu rozpoczęcia spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego, ze wskazaniem decyzji dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie której nastąpiło odroczenie, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego – również ze wskazaniem orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, • szkole, w tym o szkole za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach wymienionych w lit. a, w którym dziecko spełnia obowiązek szkolny, • spełnianiu przez dziecko obowiązku szkolnego poza szkołą, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek szkolny w tej formie. Szkoła dla dzieci i młodzieży prowadzi księgę uczniów. Do księgi uczniów wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia, a także datę rozpoczęcia nauki w danej szkole oraz oddział, do którego ucznia przyjęto. W księdze uczniów odnotowuje się datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Szkoła prowadzi też dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Do dziennika lekcyjnego wpisuje się w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym przez dyrektora szkoły nazwiska i imiona uczniów albo słuchaczy, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia albo słuchacza, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących zajęcia edukacyjne oraz tygodniowy rozkład zajęć, a w szkołach dla dorosłych prowadzących kształcenie w formie zaocznej – semestralny rozkład zajęć. W przypadku dziennika lekcyjnego prowadzonego przez szkołę policealną dla młodzieży oraz przez szkołę dla dorosłych nie wpisuje się danych rodziców pełnoletnich uczniów albo słuchaczy. W dzienniku lekcyjnym prowadzonym przez szkołę dla dzieci i młodzieży odnotowuje się obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności uczniów na tych zajęciach oraz wpisuje się tematy przeprowadzonych zajęć edukacyjnych, oceny bieżące, śródroczne i roczne (semestralne) oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne zachowania. Przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza podpisem. Szkoła prowadzi również dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym. Do dziennika zajęć w świetlicy wpisuje się plan pracy świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy, oddział, do którego uczęszczają, i tematy przeprowadzonych zajęć oraz odnotowuje się obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć. Przeprowadzenie zajęć wychowawca świetlicy potwierdza podpisem. Szkoła dla dzieci i młodzieży prowadzi dla każdego ucznia, a szkoła dla dorosłych dla każdego słuchacza, przez okres jego nauki w danej szkole odpowiednio arkusz ocen ucznia albo słuchacza. Wpisów w arkuszu ocen ucznia albo słuchacza dokonuje się na podstawie danych zawartych odpowiednio w księdze uczniów, księdze słuchaczy, dzienniku lekcyjnym, protokołach egzaminów semestralnych, protokołach egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych, protokołach sprawdzianów wiadomości i umiejętności, protokołach z prac komisji powołanej w celu ustalenia rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania, protokołach zebrań rady pedagogicznej, informacji o wyniku egzaminu ósmoklasisty albo o zwolnieniu z tego egzaminu przez dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej, informacji o wyniku egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, informacji o wyniku egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie z danej części egzaminu, a także innych dokumentach potwierdzających dane podlegające wpisowi. Nauczyciel wypełniający arkusz ocen ucznia albo słuchacza potwierdza podpisem zgodność wpisów z dokumentami, na podstawie których ich dokonano. Szkoła zakłada też księgi arkuszy ocen. Księga arkuszy ocen zawiera wykazy uczniów, a w przypadku szkoły dla dorosłych – wykazy słuchaczy, wszystkich oddziałów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę, oraz ich arkusze ocen. Specjalny ośrodek szkolno-wychowawczy, specjalny ośrodek wychowawczy, młodzieżowy ośrodek wychowawczy, młodzieżowy ośrodek socjoterapii, ośrodek rewalidacyjno-wychowawczy oraz placówka zapewniająca opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania, czyli bursa i dom wczasów dziecięcych, prowadzą księgę wychowanków. Do księgi wychowanków wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL wychowanka, adres zamieszkania wychowanka, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania wychowanka, datę przyjęcia wychowanka do placówki oraz datę i przyczynę skreślenia z listy wychowanków, a także nazwę i adres placówki, do której wychowanek został przeniesiony. Jednostki te prowadzą też dla każdej grupy wychowanków dziennik zajęć, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z wychowankami w danym roku szkolnym. Do dziennika, wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona wychowanków, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania wychowanka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, zajęcia prowadzone w placówce w poszczególnych dniach, w tym zajęcia powtarzające się okresowo, plan pracy z wychowankami, tygodniowe założenia wychowawcze i realizację planu pracy oraz uwagi o wychowankach i informacje o kontaktach z rodziną wychowanka. Do dziennika zajęć w specjalnym ośrodku wychowawczym wpisuje się także oddział, nazwę i adres szkoły, do której wychowanek uczęszcza, tygodniowy rozkład zajęć ustalony dla oddziału, do którego wychowanek uczęszcza, oraz odnotowuje się liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności wychowanka na zajęciach edukacyjnych w szkole, uzyskane przez wychowanka w szkole śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz śródroczną i roczną ocenę klasyfikacyjną zachowania. Przedszkole, szkoła i placówka prowadzą dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków. Do dziennika innych zajęć wpisuje się imiona i nazwiska odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków, daty i tematy przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć oraz odnotowuje się obecność odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem. Do dziennika, w przypadku zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, wpisuje się też w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków oraz oddział, do którego uczęszczają odpowiednio dzieci, uczniowie, słuchacze lub wychowankowie, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, indywidualny program pracy z dzieckiem, uczniem, słuchaczem lub wychowankiem, a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy, tygodniowy rozkład zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z dzieckiem, uczniem, słuchaczem lub wychowankiem oraz odnotowuje się obecność dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków na zajęciach. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem. Przedszkole, szkoła i placówka, które organizują zespołowe lub indywidualne zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze, prowadzą odpowiednio dziennik zajęć rewalidacyjno- -wychowawczych dla każdego zespołu albo dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno- -wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć, w których dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym. Do dziennika indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć wpisuje się nazwisko i imiona uczestnika zajęć rewalidacyjno- -wychowawczych, datę i miejsce urodzenia oraz adres jego zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania uczestnika zajęć, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz odnotowuje się obecność uczestnika zajęć, indywidualny program zajęć, a także opis przebiegu zajęć z uczestnikiem tych zajęć. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią także: • uchwały rady pedagogicznej dotyczące: o klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, o przedłużenia okresu nauki uczniowi niepełnosprawnemu, o skrócenia okresu nauki uczniowi niedostosowanemu społecznie lub zagrożonemu niedostosowaniem społecznym uczęszczającemu do branżowej szkoły I stopnia zorganizowanej w młodzieżowym ośrodku wychowawczym lub młodzieżowym ośrodku socjoterapii; • zezwolenia odpowiednio dyrektora przedszkola lub szkoły na: o indywidualny program lub tok nauki, o spełnianie przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, o spełnianie przez ucznia obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki poza szkołą; • protokoły egzaminów semestralnych słuchaczy szkół dla dorosłych do czasu ukończenia lub opuszczenia przez nich szkoły, • zaświadczenie o przebiegu nauczania ucznia albo słuchacza. Pedagog, psycholog, logopeda, doradca zawodowy, terapeuta pedagogiczny lub inny specjalista zatrudniony w przedszkolu, szkole lub placówce prowadzi dziennik, do którego wpisuje tygodniowy rozkład swoich zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziała przy wykonywaniu swoich zadań, oraz imiona i nazwiska dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków, objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną. W szkole wytwarza się znaczne ilości dokumentacji, której zdecydowanie większa część dotyczy samego przebiegu nauczania, a co za tym idzie – podlega głównie kontroli kuratora oświaty. Co do zasady jednak każda dokumentacja wytwarzana w szkole, czy to dotycząca przebiegu nauczania czy też innych spraw, może być kontrolowana przez samego dyrektora jako odpowiadającego za jej wytwarzanie oraz właściwe wykorzystanie i przechowywanie. Z kolei dokumentacja kadrowa może być kontrolowana wielotorowo – zarówno przez organ prowadzący, jako właściwy do nadzoru nad szkołą w zakresie spraw administracyjnych, jak i inne organy, np. PIP.