STAN PRAWNY NA 27 LISTOPADA 2020 Zniszczenie lub zagubienie dokumentacji przedszkola – obowiązki dyrektora Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka, nauczycielka matematyki z wieloletnim stażem pracy Podstawa prawna: • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.). W działalności każdego przedszkola niezwykle ważną rolę odgrywa dokumentacja, szczegól-nie ta dotycząca procesu dydaktyczno-wychowawczego. Zapisy dokonane w tej dokumentacji stanowią podstawę do wystawiania zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, które wydają przedszkola, oraz informacji o gotowości szkolnej. Powołanie komisji Dyrektor przedszkola ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowy-wanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz wydawanie dokumentów. W sytuacji, gdy dokumentacja uległa zniszczeniu, odpowiada też za jej odtworzenie zgodnie z przepisami prawa oświatowego. W przedszkolu powinna istnieć zatem procedura szczegółowo opisująca przebieg postępowania w celu odtworzenia doku-mentacji. Zgodnie z zapisami Rozporządzeń w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przed-szkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji w przypadku zniszczenia dokumentacji prze-biegu nauczania wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych, dyrektor przedszkola jest zobowiązany do powołania komisji. Celami pracy tej komisji są: • ustalenie zakresu zniszczenia dokumentów, • odtworzenie zniszczonej dokumentacji. Uwaga! Dyrektor nie jest upoważniony do oceny, jaka dokumentacja i w jakim zakresie została znisz-czona. Ocena ta jest dokonywana komisyjnie. Skład komisji Przepisy nie precyzują składu takiej komisji, nie określają też jej stanu liczbowego – decyzja ta należy do dyrektora placówki. Kto zatem powinien zostać jej członkiem? Wskazówki: • W składzie komisji powinny się znaleźć osoby, które dobrze znają przedszkolną do-kumentację, jej zakres i miejsce przechowywania. • Do prac komisji nie należy włączać nauczycieli rozpoczynających pracę w przedszkolu, którzy dopiero uczą się prawidłowego wypełniania dokumentów. • Jeżeli zostało zniszczone archiwum, w składzie komisji powinien się znaleźć pracownik odpowiedzialny za archiwizację dokumentów. • Jeżeli zostało zniszczone pomieszczenie sekretariatu, w którym przechowywane były księgi ewidencji, w składzie komisji powinna się znaleźć osoba je prowadząca. • Właściwym rozwiązaniem jest powołanie do komisji osoby odpowiedzialnej za kontro-lowanie dokumentacji, która uległa zniszczeniu – zazwyczaj będzie to wicedyrektor. • Liczebność komisji zależy od decyzji dyrektora, a przy jej ustalaniu należy wziąć pod uwagę czynniki takie jak: o wielkość placówki, o szacowany zakres strat, skala zniszczeń, o zasięg kataklizmu na terenie placówki, np. liczba zalanych pomieszczeń, informacje o tym, czy ucierpiało archiwum, sekretariat. Powołanie komisji przez zarządzenie W celu powołania komisji dyrektor przedszkola wydaje zarządzenie, w którym powinny się znaleźć takie informacje, jak: • cel powołania komisji, czyli przede wszystkim: o ustalenie zakresu zniszczenia, o odtworzenie zniszczonej dokumentacji; • termin wykonania zadania, czyli w jakim czasie komisja powinna rozpocząć i zakoń-czyć pracę, • skład komisji, • wyznaczenie przewodniczącego komisji (jeśli zniszczenia są bardzo duże i komisja składa się z dużej liczby osób, a prace potrwać mogą długo – także zastępcy przewod-niczącego). Dyrektor może wskazać przewodniczącego komisji, ale może też zlecić członkom komisji jego wyznaczenie spośród siebie i jak najszybsze poinformowanie go o tym fakcie. O zaistniałym zdarzeniu zniszczenia dokumentacji i powołaniu komisji dyrektor zawiadamia organ nadzoru pedagogicznego i organ prowadzący przedszkole. Dyrektor nie musi konsul-tować powołania komisji z wyżej wymienionymi organami. Sam podejmuje decyzje związane z powołaniem komisji, organy jedynie informuje o jej powołaniu i wynikach prac. Przebieg prac komisji Pierwszym zadaniem powołanej komisji powinno być: • opracowanie harmonogramu przebiegu prac, • ustalenie kolejności działań, • wyznaczenie osób odpowiedzialnych za nie. Ważne też, by komisja na początku pracy ustaliła, czy zachowała się jakakolwiek dokumenta-cja. W sytuacji, gdy w przedszkolu wybuchł pożar i wszystko spłonęło, krok ten w zasadzie nie będzie wykonalny. Natomiast jeśli pewna część dokumentacji pozostała, należy dokładnie zbadać, w jakim jest stanie i jakie dane można z niej odzyskać. Może się zdarzyć, że doku-menty będą nadpalone lub przemoczone. Wówczas najważniejszym zadaniem na tym etapie prac będzie odczytanie możliwie jak największej liczby danych i nie uszkodzenie dokumenta-cji jeszcze bardziej. Do tego etapu prac komisja powinna przystąpić z przygotowanymi mate-riałami, na które będzie można nanosić odzyskiwane dane. W przypadku dużych zniszczeń i konieczności odtworzenia dużej liczby dokumentów, wska-zane byłoby, aby komisja podzieliła się na kilka zespołów. Najlepiej, aby podział nastąpił ze względu na rodzaj odtwarzanych dokumentów, np.: grupa pierwsza – odtwarzanie ksiąg ewi-dencji, grupa druga – odtwarzanie dokumentacji przebiegu nauczania Podstawa odtwarzania dokumentacji Według § 24 ust. 2 Rozporządzenia MEN z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu pro-wadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji odtworzenia doku-mentacji dokonuje się na podstawie: • zachowanej dokumentacji przebiegu nauczania, • innych dokumentów, • zeznań świadków. Odtwarzanie dzienników Najczęściej na zniszczenie lub zagubienie narażone są dzienniki zajęć. Dzieje się tak dlatego, że są one codziennie używane i ma do nich dostęp największa liczba osób. Zdarzają się więc sytuacje np. zalania dziennika kawą czy herbatą, a nawet jego zagubienia, mimo że nie po-winny one być wynoszone poza teren przedszkola. W sytuacji zaginięcia lub zniszczenia dziennika należy powołać komisję do odtworzenia jego zawartości, powiadamiając o tym organ nadzoru pedagogicznego oraz organ prowadzący przedszkole. Jeżeli dziennik zaginął i nikt nie przyznaje się do winy, należy zawiadomić o tym policję. Konieczne jest też przedstawienie informacji na ten temat radzie pedagogicznej, podjęcie próby wspólnego wyjaśnienia sytuacji oraz ustalenie przyczyn, które do tego doprowadziły. Należy wówczas przemyśleć, kto spoza pracowników przedszkola mógł mieć dostęp do dokumentów, czy np. odbywały się w tym czasie praktyki pedagogiczne, uroczy-stości z udziałem osób niezatrudnionych w placówce. Z kolei rada pedagogiczna powinna podjąć działania i dokonać ustaleń mających na celu zapobieganie takim sytuacjom w przy-szłości. Gdy doszło do zniszczenia lub zaginięcia dziennika, trzeba odtworzyć znajdujące się w nim wpisy, nauczyciele mający notatki z przeprowadzanych obserwacji przedszkolaków i ich nie-obecności wpisują informacje do nowego dziennika. Wiele danych należy ponownie zebrać od rodziców/prawnych opiekunów dzieci. Zniszczeniu ulec mogą także inne dokumenty. Zasady postępowania w takich sytuacjach są zawarte w Rozporządzeniach w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Odtwarzanie ksiąg ewidencji Do księgi ewidencji wpisuje się: • według roku urodzenia: o imię (imiona) i nazwisko, o datę i miejsce urodzenia, o numer PESEL, o adres zamieszkania dziecka, o imiona i nazwiska rodziców/prawnych opiekunów oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka; • informacje o: o przedszkolu lub innej formie wychowania przedszkolnego, w tym o przedszkolu za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych – mowa o nich w przepisach wydanych na podstawie art. 7 ust. 3 Ustawy o ochronie zdrowia psychicznego – w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego, o spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, ze wskazaniem zezwo-lenia dyrektora przedszkola lub szkoły podstawowej, na podstawie którego dziec-ko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego w tej formie, o odroczeniu rozpoczęcia spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego, ze wska-zaniem decyzji dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie której nastąpiło odro-czenie, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego – również ze wskazaniem orze-czenia o potrzebie kształcenia specjalnego, o przedszkolu, w tym o szkole za granicą lub przy przedstawicielstwie dyploma-tycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dziecko spełnia obowiązek szkolny. Dane te trzeba będzie odtworzyć. Warto zapamiętać, że wpisów do księgi ewidencji dokonuje się na podstawie dowodów osobistych lub innych dokumentów tożsamości rodzi-ców/prawnych opiekunów, zawierających dane podlegające wpisowi do księgi ewidencji. Protokół z prac komisji Zgodnie z § 24 ust. 3 rozporządzenia MEN z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji z przebiegu prac komisji sporządza się protokół. Powinien on zawierać w szczególności: • skład komisji, • termin rozpoczęcia i zakończenia prac komisji, • opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania, • podstawę, na której dokonano jej odtworzenia. Do protokołu dołącza się spisane zeznania świadków. Protokół obowiązkowo podpisują wszyscy członkowie komisji. Jak widać, odzyskiwanie zniszczonej dokumentacji jest niezwykle trudne i stresujące, wymaga zaangażowania i mnóstwa czasu oraz pracy wielu osób. Należy więc dołożyć wszelkich starań, aby uniknąć takich sytuacji. Jeśli przedszkole znajduje się na terenach zagrożonych powodziami, warto poczynić kroki zmierzające do zminimalizowania strat, np. przenieść ar-chiwum na najwyższe piętro lub dodatkowo je zabezpieczyć. Dokumentacja przedszkolna powinna być odpowiednio zabezpieczona przed możliwością zniszczenia, zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.