STAN PRAWNY NA 7 MAJA 2019 Zasady udostępniania szkolnej dokumentacji Opracował i zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty Podstawa prawna: • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.), • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1330 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646), • Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1457 ze zm.). W szkole opracowuje się wiele rodzajów dokumentacji. Obowiązek jej zabezpieczenia oraz właściwego udostępniania spoczywa na dyrektorze. Podstawę prawną do dokonywania tych czynności określa § 26 Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Zgodnie z tą regulacją dyrektor ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie przez szkołę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Dokumentacja szkolna Rodzaje szkolnej dokumentacji określa przywołane Rozporządzenie: • szkoła podstawowa prowadzi księgę ewidencji dzieci zamieszkałych w obwodzie szkoły, które podlegają obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu (zgodnie z § 3 Rozporządzenia), • szkoła prowadzi również księgę uczniów (§ 4), do której wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia, a także datę rozpoczęcia nauki w danej szkole oraz oddział, do którego ucznia przyjęto, • szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym (§ 8), • szkoła prowadzi dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym (§ 9), • szkoła, która organizuje zespołowe lub indywidualne zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze dla dzieci i młodzieży z upośledzeniem umysłowym w stopniu głębokim, prowadzi, odpowiednio: dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego zespołu albo dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć, w których dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym (§ 12), • szkoła prowadzi dla każdego ucznia albo słuchacza arkusz ocen ucznia albo słuchacza (§ 14) oraz księgi arkuszy ocen. Udostępnianie dokumentacji Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 4 Ustawy o dostępie do informacji publicznej szkoły, jako jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, są zobowiązane do udostępniania informacji publicznej. Przepis ten nakazuje dyrektorowi udzielanie informacji, o które dany podmiot wystąpi w trybie dostępu do informacji publicznej. Należy przy tym zauważyć, że sama definicja informacji publicznej zawarta w Ustawie nie została precyzyjnie określona, bowiem zgodnie z art. 1 każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy. Dla rozwiania wątpliwości co do obowiązku udzielania przez dyrektora szkoły informacji w trybie Ustawy o dostępie do informacji publicznej można tu jednak przytoczyć Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 17 maja 2010 r., II SAB/Kr 45/10, w którego uzasadnieniu czytamy, że „dyrektor publicznej gminnej szkoły podstawowej jest, w rozumieniu Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznych. W myśl art. 4 ust. 1 pkt 5 Ustawy zobowiązane do udostępnienia informacji publicznej są m.in. podmioty reprezentujące jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym. Zgodnie zaś z art. 39 ust. 1 pkt 5 Ustawy o systemie oświaty dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły. Zgodnie z Ustawą o systemie oświaty na szkole spoczywają zadania dydaktyczno- -wychowawcze, za których realizację odpowiedzialny jest dyrektor szkoły. Z powyższego jednoznacznie zatem wynika, że dyrektor szkoły, jako organ reprezentujący jednostkę organizacyjną, która wykonuje zadania publiczne m.in. w powyższym zakresie, jest w świetle art. 4 ust. 1 pkt 5 Ustawy podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej”. Jakkolwiek Wyrok ten przywołuje jeszcze Ustawę o systemie oświaty, to zachowuje aktualność na gruncie Prawa oświatowego, bowiem akt ten nie wprowadził żadnych zmian w zasadach udzielania przez dyrektora dostępu do informacji publicznej. Zapamiętaj! Dyrektor szkoły ma obowiązek odpowiedzieć na zadane w trybie dostępu do informacji publicznej pytanie o dane zawarte w szkolnej dokumentacji, jednak możliwość ich udostępnienia jest ograniczona przez ustawy szczególne. Zgodnie z art. 4 ust. 1 RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy bądź jeden lub kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: • osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, • przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem. Udostępnienie danych na rzecz osób trzecich, choćby adresowych, które są zawarte w szkolnej dokumentacji, mogłoby nastąpić wyłącznie za zgodą wszelkich zainteresowanych osób, a więc osób, których dane są w tej dokumentacji zawarte. Odmowa udostępnienia dokumentacji Należy zwrócić uwagę na art. 5 ust. 2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej, z którego wynika, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Niewątpliwie dane adresowe zawarte w dokumentacji ograniczają możliwość jej udostępnienia osobom trzecim. Dyrektor szkoły nie ma prawa udostępniać danych osobowych, gdyż jego zadaniem jest ich ochrona. Natomiast może udzielić odpowiedzi na pytanie natury ogólnej, np. o liczbę uczniów szkoły, liczbę uczniów promowanych do następnej klasy. Odpowiedzi na tak sformułowane pytania nie będą zawierać danych osobowych. Udostępnianie dokumentacji rodzicom musi odbywać się w takiej formie, aby nie naruszać ochrony danych innych rodziców, a to oznacza, że rodzice mogą mieć dostęp do dziennika zajęć jedynie w części, która zawiera dane dotyczące ich oraz ich dziecka. Na koniec należy wspomnieć, że stosownie do treści art. 16 ust. 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej odmowa udostępnienia informacji publicznej jest uzależniona od decyzji dyrektora.