STAN PRAWNY NA 27 KWIETNIA 2021 Komisja socjalna w przedszkolu Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji. Zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą. Ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 746), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwiet-nia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1). Komisja socjalna stanowi organ, który może wspomóc dyrektora przedszkola w zarządzaniu środkami zgromadzonymi na koncie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz inne istniejące przepisy prawa nie zobo-wiązują jednak dyrektora do wcielenia w życie tego organu. Jeżeli zdecyduje się on na powo-łanie komisji socjalnej, powinien informacje na ten temat zawrzeć w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dyrektor ceduje część obowiązków związanych z admini-strowaniem funduszem socjalnym komisji socjalnej, jednocześnie ponosząc odpowiedzialność za wszystkie decyzje wydawane przez tę jednostkę. Powołanie komisji socjalnej Dyrektor powinien zastanowić się, jaką funkcję pełnić powinna komisja socjalna. Może być ona organem opiniodawczym bądź podejmującym decyzje dotyczące funkcjonowania fundu-szu socjalnego. Możliwość powołania komisji socjalnej wynika pośrednio z art. 8 ust. 2 ww. Ustawy. Zgodnie z nim „zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowa-nych z funduszu, (…), oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 Ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów”. Rola opiniodawcza komisji socjalnej sprowadza się do: • zbierania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów, • wstępnej kwalifikacji wniosków, • przedstawiania związkom zawodowym i pracodawcy rekomendacji w zakresie przy-znania bądź nieprzyznania świadczenia. Komisja socjalna pełni wówczas jedynie funkcje: • doradczą, • wspomagającą, • opiniującą lub/oraz administracyjną. Nadanie komisji uprawnień o charakterze decyzyjnym należy szczegółowo określić w regu-laminie funduszu. W jej skład muszą wówczas wchodzić osoby uprawione do działania w zakresie przyznawania świadczeń, reprezentujące zarówno pracodawcę, jak i działające w imieniu związku zawodowego. Ważne! Członkowie komisji socjalnej mają wgląd do przekazywanej przez pracowników dokumenta-cji, zawierającej często dane wrażliwe. Niezmiernie istotny jest zatem prawidłowy dobór osób, które będą miały do nich dostęp. Najczęściej spotykaną i sprawiedliwą w odczuciu pra-cowników metodą wyboru osób zasiadających w komisji socjalnej są wewnątrzzakładowe wybory. W ten sposób pracownicy mogą zdecydować, które osoby ich zdaniem godne są zau-fania oraz kto zadba o ich interesy. Regulamin komisji socjalnej W celu określenia kompetencji i praw komisji socjalnej należy opracować regulamin jej dzia-łania określający: • zakres obowiązków członków, • kwestie regulujące terminy spotkań, • sposób organizacji i przebiegu posiedzeń komisji, • metodę wybierania komisji socjalnej. Ponadto regulamin komisji socjalnej powinien zawierać przede wszystkim: • sposób powołania komisji socjalnej, • liczbę członków, • czas trwania kadencji i sposób odwołania z pełnionej funkcji, • określenie i sposób wyboru przewodniczącego komisji socjalnej, • częstotliwość i orientacyjne terminy posiedzeń, • zakres kompetencji (np. proponowanie przyznania świadczeń socjalnych, przedsta-wianie propozycji zmian w dotychczasowej polityce socjalnej, kompletowanie i prze-chowywanie przesłanych wniosków, sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji so-cjalnej, przekazywanie danych). Odpowiedzialność dyrektora za fundusz socjalny a komisja socjalna Zgodnie z art. 10 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dyrektor przedszkola jako pracodawca administruje środkami funduszu w granicach określonych w omawianej Ustawie i regulaminie funduszu. Administrowanie funduszem oznacza m.in.: • naliczanie odpisów w określonej przepisami wysokości, • odprowadzanie odpisów na rachunek funduszu w określonym terminie, • wykorzystywanie środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku funduszu zgodne z postanowieniami ww. Ustawy oraz regulaminem ZFŚS. Ważne! Za niezgodne z prawem administrowanie środkami funduszu pracodawca ponosi odpowie-dzialność cywilną (art. 8 ust. 3 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) oraz karno-administracyjną (art. 12a ww. Ustawy). Dyrektor, powołując w regulaminie ZFŚS komisję socjalną, przekazuje jedynie zarządzanie środkami zgromadzonymi na koncie ZFŚS, po to aby nie musiał osobiście i samodzielnie tego wykonywać. Komisja socjalna a związki zawodowe W myśl art. 8 ust. 2 i 3 omawianej Ustawy, art. 27 ust. 1 i 2 oraz art. 30 ust. 5 Ustawy o związkach zawodowych pracodawca ma obowiązek uzgadniania treści zapisów wewnętrz-nego regulaminu ZFŚS oraz planu wydatków projektowanych na dany rok. Szczegółowy opis form pomocy, zasady i warunki korzystania ze środków socjalnych dyrektor zawiera w regu-laminie ZFŚS. Każda kwestia powinna zostać szczegółowo omówiona z funkcjonującymi w organizacji związkami zawodowymi, po to by regulamin został w pełni przez nie zaakcep-towany. Podobny proces dotyczy akceptacji planów wydatków na dany rok. Związki zawodowe mają dość szerokie uprawnienia także w zakresie bieżącej działalności socjalnej. Zgodnie z art. 27 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych pracodawca ma obowią-zek każdorazowego uzgadniania z zakładową organizacją związkową decyzji w zakresie przyznania świadczenia z funduszu socjalnego. Zatem związek zawodowy sprawuje bieżącą kontrolę nad przyznawaniem indywidualnych świadczeń z funduszu. Ponadto dyrektor jest zobowiązany do uzgodnienia z zakładową organizacją związkową przyznania indywidualnego świadczenia z funduszu niezależnie od tego, czy dana osoba przynależy do związku. Jeżeli w placówce działają związki zawodowe, dyrektor powinien powołać komisję socjalną, w skład której wejdą przedstawiciele związków zawodowych. Komisja socjalna usprawni funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W praktyce najczęściej świad-czenia przyznawane są zgodnie z decyzją tego organu. Należy jednak pamiętać, że ostateczna decyzja, zgodnie z Ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, o przyznaniu świadczenia należy do pracodawcy. Dyrektor może więc postąpić zgodnie z wolą komisji, jak i oprzeć się wyłącznie na własnej ocenie oraz zadecydować wbrew opinii komisji. Jeżeli dyrektor postanowi przyznać świadczenie wbrew woli komisji, związki zawodowe mo-gą wystąpić do sądu z roszczeniem o zwrot środków wydatkowanych według nich niezgodnie z regulaminem oraz przepisami przywołanej Ustawy – art. 8 ust. 3 ww. Ustawy. Ważne! W sytuacji gdy dyrektor uzna, że wniosek nie zasługuje na rozpatrzenie i nie przyzna środków z funduszu, związki zawodowe nie mają żadnych środków prawnych do egzekwowania świadczeń z funduszu. Komisja socjalna a dane osobowe pracowników korzystających z funduszu W regulaminie funduszu socjalnego należy określić zakres i rodzaj dokumentów, które powi-nien przedstawić pracownik ubiegający się o dane świadczenia. O przyznaniu świadczenia decyduje kryterium socjalne (sytuacja życiowa, rodzinna i materialna), dlatego w celu okre-ślenia zasadności wniosku o przyznanie świadczenia, dyrektor powinien mieć określone in-formacje, np. dotyczące liczby członków rodziny, ich dochodu, stanu zdrowia. W związku z tym dyrektor ma prawo żądać stosownych dokumentów, tj. zaświadczenia o zarobkach czy innych pobieranych świadczeniach. W tej sytuacji żądanie odpowiednich dokumentów nie łamie prawa o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 221 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy dyrektor może żądać od pracownika, oprócz da-nych wymaganych do zatrudnienia: • innych danych osobowych pracownika, • imion, nazwisk i dat urodzenia jego dzieci, jeśli te dane są potrzebne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ważne! Pracodawca może się również domagać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów, a za takie można uznać postanowienia regulaminu o zakładowej działalności socjalnej. Żądanie udostępnienia tych informacji nie stanowi naruszenia dóbr osobistych pracownika. Komisja socjalna, która rozpatruje wnioski o przyznawanie świadczeń z funduszu socjalnego ma prawo dostępu do danych osobowych osób ubiegających się o wypłatę z funduszu. Ze względu na „wrażliwy” charakter danych, członkowie komisji socjalnej powinni zostać pou-czeni o: • obowiązku zachowania tajemnicy, • konsekwencjach nieprzestrzegania regulacji prawnych zawartych w Ustawie o ochro-nie danych osobowych. Warto zobowiązać pracowników do złożenia podpisu na oświadczeniu o poufności danych osobowych i zakazie ich udostępniania osobom nieupoważnionym. Osoba dopuszczona przez administratora danych do ich przetwarzania, w tym do zapozna-wania się z nimi, musi legitymować się nadanym przez niego upoważnieniem – art. 29 RODO. Upoważnienie obejmuje zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w zbiorze danych osób korzystających z ZFŚS, prowadzonym w formie papierowej i elektronicznej w zakresie: zbierania, utrwalania, wglądu, zmieniania, udostępniania, usuwania i przechowy-wania danych. Ponadto członek komisji powinien zostać zobowiązany do przetwarzania danych osobowych zgodnie z udzielonym upoważnieniem oraz z przepisami RODO, Ustawy o ochronie danych osobowych, Kodeksu pracy, a także z Polityką ochrony danych osobowych i standardami ob-owiązującymi u Pracodawcy.